Working Student - Front & Back Office Assistance

Was Sie tun werden:

• Front Office & Gästebetreuung: Seien Sie der erste Ansprechpartner für Gäste und Kunden, schaffen Sie eine einladende Atmosphäre und sorgen Sie für eine professionelle Vertretung von Berlin Bytes.
• Büroumgebungsmanagement: Stellen Sie die optimale Funktionsfähigkeit und Einsatzbereitschaft aller Büroräume sicher, einschließlich Besprechungsräumen und Arbeitsplätzen. Dies umfasst die proaktive Inspektion der Einrichtungen, die Identifizierung von Wartungsbedarfen und die Gewährleistung eines ordentlichen und funktionalen Arbeitsplatzes für das Team.
• Koordination & Wartung der Einrichtungen: Agieren Sie als primärer Ansprechpartner für Facility-Manager, Handwerker und andere externe Dienstleister zur Koordination von Reparaturen, Wartungen und Verbesserungen. Überwachen Sie die Lösung von defekten Geräten oder Infrastrukturproblemen und stellen Sie zeitnahe und effektive Lösungen sicher.
• Unterstützung bei Besprechungsräumen & Equipment: Bereiten Sie Besprechungsräume für den täglichen Gebrauch und spezielle Veranstaltungen vor und stellen Sie sicher, dass alle audiovisuellen Geräte und anderen Geräte voll funktionsfähig und korrekt eingerichtet sind. Führen Sie grundlegende Fehlersuche bei Bürogeräten durch.
• Administrative Unterstützung: Verwalten Sie den Bürobedarf, koordinieren Sie eingehende/ausgehende Post und Lieferungen und führen Sie organisierte Aufzeichnungen für die Büroabläufe.
• Teamunterstützung & Veranstaltungsmanagement: Unterstützen Sie bei der Terminplanung, bereiten Sie Besprechungsräume vor und unterstützen Sie interne & externe Veranstaltungen oder Workshops.
• Betriebliche Unterstützung: Unterstützen Sie grundlegende finanzielle Verwaltungsaufgaben, wie die Bearbeitung von Rechnungen und die Verwaltung von Spesenabrechnungen, um eine genaue Dokumentation sicherzustellen.
• Interdisziplinäre Zusammenarbeit & Unterstützung: Arbeiten Sie eng mit internen Teams zusammen, um deren administrative und logistische Bedürfnisse zu verstehen, und bieten Sie Unterstützung, um einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts zu gewährleisten.

Wir benötigen Sie, um:

• Kundenorientierung: Nachgewiesene Fähigkeit, exzellenten Service zu bieten und eine einladende Umgebung für Gäste und Kollegen zu schaffen.
• Organisationsfähigkeiten: Starke Fähigkeit, administrative Aufgaben zu verwalten, Arbeitslast zu priorisieren und einen organisierten Arbeitsplatz aufrechtzuerhalten.
• Kommunikationsfähigkeiten: Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten für die Interaktion mit internen Teams, Kunden und externen Partnern (z.B. Facility-Manager, Handwerker).
• Sprachkenntnisse: Beherrschung der deutschen Sprache (mindestens C1-Niveau) und der englischen Sprache (mindestens C1-Niveau) für eine effektive Kommunikation mit unserer vielfältigen Kundenbasis und dem Team.
• IT-Kenntnisse: Kompetenz im Umgang mit gängiger Bürosoftware (z.B. Microsoft Office Suite, KI-Tools) und die Bereitschaft, neue Tools zu erlernen (z.B. Automatisierungsplattformen, Projektmanagement-Tools (z.B. Jira)).
• Proaktivität & Zuverlässigkeit: Eine selbstständige Einstellung, Initiative zur Problemlösung und Erledigung von Aufgaben mit minimaler Aufsicht.
• Problemlösungsfähigkeiten: Fähigkeit, unerwartete Situationen ruhig zu bewältigen und praktische Lösungen zu finden, insbesondere in Bezug auf Bürogeräte und Einrichtungen.

Ausgewählte Nice-to-Have’s:

• Vorherige Büropraxis: Frühere Erfahrung in einer Front-Office-, Verwaltungs- oder Büroverwaltungsunterstützungsrolle, insbesondere in einem schnelllebigen Umfeld.
• Grundlegende technische Kenntnisse: Vertrautheit mit gängigen Bürogeräten und grundlegenden Fehlersuchefähigkeiten für AV-Systeme, Drucker usw.
• Interesse an der Tech-/Softwarebranche: Ein echtes Interesse an der Softwareentwicklung oder der Tech-Branche und der Wunsch, mehr über deren Abläufe zu erfahren.

Vorteile:

• Büro direkt in der Backfabrik.
• Flexible Arbeitszeiten zur Vereinbarkeit mit dem Studium.
• Gelegenheit, praktische Erfahrungen in einer dynamischen Softwareentwicklungsagentur zu sammeln.
• Betriebliche Altersvorsorge.
• Die üblichen Vorteile: Arbeits-MacBook Pro, Doppel-4k-Bildschirm-Setup.
• Firmenfeier und -tag einmal im Quartal.
• Kaffee/Tee & Snacks und Obst.
• Teamlunch und -frühstück einmal pro Woche.
• Hundefreundliches Büro.

Praktische Details:

• Standort: Berlin, Deutschland
• Engagement: Teilzeit (ca. 15-20 Stunden/Woche)
• Stufe: Werkstudent
• Gehalt: 15-16€/h (abhängig von der Erfahrung)

Über uns:

Wir sind Berlin Bytes. Als kreative Softwareentwicklungs- und Beratungsagentur helfen wir Unternehmen, die Komplexität der digitalen Landschaft zu navigieren und nachhaltigen Wert zu schaffen. Gemeinsam mit unseren Kunden entwerfen, bauen und skalieren wir innovative digitale Lösungen und Unternehmensanwendungen, die greifbare Ergebnisse liefern.