Speaker Management Most Wanted: Music Convention

Most Wanted: Music (MW:M) ist die zentrale Plattform der Berlin Music Commission für die professionelle Musik- und Kreativindustrie. Seit 2014 bringt sie Menschen aus Musik, Kultur, Wirtschaft, Technologie, Forschung, Politik und Zivilgesellschaft zusammen, um Wissen zu teilen, neue Verbindungen aufzubauen und greifbare Impulse für die Zukunft des Musikökosystems zu schaffen. MW:M26 findet vom 3. bis 5. November 2026 im nhow Hotel Berlin statt. Unter dem Thema REWIRE! werden internationale Branchenveränderer in Keynotes, Roundtables, Workshops und anderen interaktiven Formaten zusammentreffen. Das Programm verbindet Business, Social Impact, NextTech und Szene – und fragt, wie wir die Musikindustrie gemeinsam neu gestalten können.

Aufgaben

• Speaker-Kommunikation: Manage laufende Kommunikation, teile allgemeine und technische Informationen, beantworte Fragen und folge proaktiv offenen Punkten nach.
• Onboarding & Datenqualität: Überprüfe Übergaben vom Kuratorenteam, pflege Sprecher- und Sitzungsdaten in Airtable und dokumentiere Status, Eigentum, Verfügbarkeit und besondere Anforderungen genau.
• Vereinbarungen, Gebühren & Bedingungen: Unterstütze die Vorbereitung von Sprechervereinbarungen und halte Informationen zu Sprecherart, Gebühreneignung, Reisekostenübernahme und Unterkunft konsistent.
• Reise, Unterkunft & Zugang: Koordiniere Ticketing, Reise- und Hotelbedürfnisse sowie Akkreditierung in enger Zusammenarbeit mit den relevanten Teams.
• Programm- & Kommunikationsmaterialien: Sammle Biografien, Fotos, Sitzungstitel, Rollen und andere Materialien und bereite die Informationen für Web, App, Druck und interne Briefings vor.
• Operative Planung: Unterstütze die Programmleiter mit Sprecherbriefings, Zeitplänen, Cue Sheets und der operativen Übergabe an Produktion und Bühnenmanagement.
• Vor-Ort-Unterstützung: Organisiere Check-in, Green Room-Betrieb, Sprecherbewegungen und Bühnenübergaben, um sicherzustellen, dass sich die Sprecher während der Veranstaltung informiert und unterstützt fühlen.
• Team & Schnittstellen: Koordiniere ein kleines Freiwilligenteam und arbeite eng mit Programm, Marketing, Produktion, Partnerschaften und Teilnehmerunterstützung zusammen.
• Wrap-up: Verfolge letzte offene Punkte, unterstütze die Nachbereitung der Veranstaltung und stelle sicher, dass die relevanten Dokumente sauber übergeben werden.

Qualifikation

• Deutsch auf B2-Niveau oder höher und Englisch auf C1-Niveau oder höher, sowohl mündlich als auch schriftlich.
• Exzellente, serviceorientierte Kommunikation mit verschiedenen Stakeholdern und internationalen Gästen.
• Eine strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise mit starkem Augenmerk auf Datenqualität, Zeitpläne und Nachverfolgung.
• Sicherheit im Umgang mit Projektmanagement- und Kollaborationstools; Erfahrung mit Airtable ist ein großer Vorteil.
• Eine praktische Denkweise, Eigenverantwortung und die Fähigkeit, ruhig und lösungsorientiert zu bleiben, wenn sich Pläne kurzfristig ändern.
• Ein kooperativer Ansatz und einige Erfahrung in der Koordination kleiner Teams oder Freiwilliger.
• Bestätigte Verfügbarkeit in Berlin während der Veranstaltungsproduktion vom 3. bis 5. November 2026.

Nice to have

• Kenntnis der Berliner und internationalen Musik- und Kreativindustrien sowie ein relevantes Netzwerk.
• Erfahrung mit B2B-Konferenzen, internationaler Reise-Logistik, Sprechervereinbarungen oder digitalen Programm-Inhalten.
• Bewusstsein für Barrierefreiheit, Safer-Space-Praktiken und inklusive Kommunikation.

Benefits

• Eine verantwortungsvolle Rolle im Herzen der internationalen Most Wanted: Music 2026 Umgebung.
• Ein erfahrenes, motiviertes Team mit kurzen Entscheidungswegen und offener Zusammenarbeit.
• Flexible Arbeitszeiten und -orte, abgestimmt auf die Projektbedürfnisse.
• Zugang zu einem vielfältigen Netzwerk in Berlins und der internationalen Musikindustrie.

Bitte sende uns deinen Lebenslauf, eine kurze Notiz zu deiner Motivation, bis zu zwei relevante Projektbeispiele und deine Verfügbarkeit bis Mittwoch, den 26. August. Bewerbungen werden fortlaufend geprüft; das angestrebte Startdatum ist der 1. September 2026. Bewerbungen und Fragen: vergabestelle at berlin-music-commission . de. Dieser Vertrag ist Teil eines öffentlich geförderten Projekts mit begrenzten finanziellen Mitteln. Der maximale Vertragswert beträgt 4.500 € netto. Die Vergabestelle behält sich das Recht vor, die Ausschreibung zu stornieren, wenn das wirtschaftlich günstigste Angebot diesen Betrag überschreitet. Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, Alter, Behinderung, ethnischer oder sozialer Herkunft, Religion, Glauben oder Nationalität. Wir ermutigen insbesondere Personen, die in der Musik- und Veranstaltungsbranche strukturell unterrepräsentiert sind, sich zu bewerben. Bewerber mit schweren Behinderungen oder gleichgestelltem Status werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt behandelt. Weitere Informationen: mwm-berlin.de · Verhaltenskodex