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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage administrative tasks for the director, including travel arrangements and event organization.
- Arbeitgeber: Join a leading research center under Prof. Dr. Roland Eils, known for innovation and excellence.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy a dynamic work environment with opportunities for professional growth and development.
- Warum dieser Job: Be part of a collaborative team that values initiative and offers a chance to make an impact.
- Gewünschte Qualifikationen: Completed training in office management or relevant experience; strong English skills and Office proficiency required.
- Andere Informationen: Ideal for those who thrive in a fast-paced, supportive atmosphere.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Selbstständige Erledigung von Verwaltungs-, Organisations- und Sekretariatsaufgaben für die Zentrumsleitung inklusive:
- Dienstreiseorganisation für die Abteilungsleitung, d.h. im Wesentlichen Vorbereitung des Dienstreise- und Reisekostenantrags
- Terminkoordination und Kalenderverwaltung für die Institutsleitung
- Bestellwesen über SRM
- Rechnungsbearbeitung
- Veranstaltungsmanagement inklusive Organisation von Räumlichkeiten und Veranstaltungstechnik je nach Größe und Art der Veranstaltung, Organisation des Caterings und ggf. administrative Unterstützung externer Gäste oder Redner*innen bei der Reisekostenabrechnung
- Administrative Unterstützung bei der Einstellung von Personal
Erforderliche Qualifikationen:
- Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/Kauffrau – Büromanagement oder vergleichbare Ausbildung, oder einschlägige mehrjährige Berufserfahrung in der Büroorganisation, idealerweise in einem Chefsekretariat
- Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Ausgeprägte Anwenderkenntnisse der Office-Programme (u.a. Word, Excel, Outlook, Powerpoint) und SAP-Kenntnisse
- Zuverlässigkeit, Eigeninitiative und Motivation sind für Sie genauso selbstverständlich wie Teamgeist und ein freundliches, gewinnendes Auftreten
- Hervorragende Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten sowie hohe Leistungsbereitschaft
- Zuverlässige, effiziente und eigenständige Arbeitsweise mit der Fähigkeit zur Priorisierung
- Diskretion und Loyalität
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Persönliche Assistenz (d/w/m) Gründungsdirektor Prof. Dr. Roland Eils Arbeitgeber: Berliner Institut für Gesundheitsforschung
Kontaktperson:
Berliner Institut für Gesundheitsforschung HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Persönliche Assistenz (d/w/m) Gründungsdirektor Prof. Dr. Roland Eils
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Bekannten, die in ähnlichen Positionen arbeiten oder gearbeitet haben. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Fragen vor, die während des Vorstellungsgesprächs gestellt werden könnten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über die Zentrumsleitung und die spezifischen Anforderungen der Position. Zeige im Gespräch, dass du die Ziele und Herausforderungen des Teams verstehst und wie du dazu beitragen kannst.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, deine Kenntnisse in den Office-Programmen und SAP zu demonstrieren. Vielleicht gibt es im Vorstellungsgespräch praktische Tests oder Fragen dazu, also frische deine Fähigkeiten auf und sei selbstbewusst!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Persönliche Assistenz (d/w/m) Gründungsdirektor Prof. Dr. Roland Eils
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle deine Qualifikationen heraus: Betone in deinem Anschreiben und Lebenslauf deine abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement oder vergleichbare Erfahrungen. Zeige auf, wie deine Fähigkeiten den Anforderungen der Stelle entsprechen.
Englischkenntnisse betonen: Da sehr gute Englischkenntnisse gefordert sind, solltest du Beispiele anführen, wo du diese Fähigkeiten eingesetzt hast, sei es in der Schule, im Studium oder im Beruf.
Erfahrungen mit Office-Programmen und SAP: Liste deine Kenntnisse in den geforderten Office-Programmen sowie SAP detailliert auf. Erwähne spezifische Projekte oder Aufgaben, bei denen du diese Programme erfolgreich genutzt hast.
Persönliche Eigenschaften hervorheben: Zeige in deinem Anschreiben, dass du zuverlässig, eigeninitiativ und teamfähig bist. Verwende konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, um diese Eigenschaften zu untermauern.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Berliner Institut für Gesundheitsforschung vorbereitest
✨Bereite dich auf spezifische Aufgaben vor
Informiere dich über die typischen Verwaltungs- und Organisationsaufgaben, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da hervorragende Kommunikationsfähigkeiten gefordert sind, bereite dich darauf vor, deine Fähigkeit zur klaren und effektiven Kommunikation zu demonstrieren. Übe, wie du komplexe Informationen einfach erklären kannst, und sei bereit, Fragen zu beantworten, die deine Kommunikationsweise betreffen.
✨Hebe deine Teamfähigkeit hervor
Teamgeist ist ein wichtiger Aspekt dieser Position. Bereite Beispiele vor, die zeigen, wie du erfolgreich im Team gearbeitet hast, und betone, wie du zur positiven Teamdynamik beigetragen hast.
✨Sei bereit für technische Fragen
Da sehr gute Anwenderkenntnisse der Office-Programme und SAP-Kenntnisse erforderlich sind, solltest du dich auf technische Fragen vorbereiten. Überlege dir, welche Programme du bereits genutzt hast und wie du diese Kenntnisse in der neuen Rolle anwenden kannst.
