Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Abteilung IV im Personalmanagement und übernimm spannende Sekretariatsaufgaben.
- Unternehmen: Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie – der größte Arbeitgeber Berlins.
- Vorteile: Sicheres Einkommen, flexible Arbeitszeiten und zahlreiche Gesundheitsangebote.
- Weitere Informationen: Karriereförderung und ein familienfreundliches Arbeitsumfeld warten auf dich.
- Warum dieser Job: Gestalte die Bildung in Berlin mit und trage zur Verbesserung der Gesellschaft bei.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement oder relevante Berufserfahrung.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Das Land Berlin ist der größte Arbeitgeber der Region. Rund 136.000 Beschäftigte der unmittelbaren Landesverwaltung setzen sich täglich dafür ein, dass Berlin als pulsierende Metropole und als Zuhause für rund 3,9 Millionen Menschen funktioniert.
Die Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie gewährleistet umfassende Bildung in Berlin – von der frühkindlichen Betreuung bis zum Schulabschluss oder Hochschulstudium. Rund 50.000 Beschäftigte arbeiten an den Berliner Schulen, etwa 2.000 in der Verwaltung, die zentrale strategische und operative Aufgaben übernimmt.
Unbefristet Anzahl zu besetzender Stellen: 1 Besoldungsgruppe / Entgeltgruppe: A 9S / E 9a TV-L als Amtsinspektor/in bzw. Tarifbeschäftigte/r. Besetzbar ab sofort in Vollzeit. Teilzeitbeschäftigung ist mit mindestens 30 Wochenstunden möglich. Bei Vollbeschäftigung beträgt die wöchentliche Arbeitszeit 40 Stunden (bei Beamtinnen und Beamten) bzw. 39 Stunden und 24 Minuten (bei Tarifbeschäftigten).
Ihre Aufgaben:
- Sekretariat der Leitung der Abteilung IV: Schulische Berufliche Bildung; Zentralverwaltete Schulen, Europäische und internationale Angelegenheiten
- Sekretariatsaufgaben: Terminmanagement, Telefonate, Reiseplanung, Aktenmanagement inklusive physischer Ablage, digitaler Archivierung, Dokumentenverwaltung und Fristenüberwachung, Mitarbeit bei der Koordination und Überwachung von parlamentarischen Anfragen
- Büroleitungstätigkeiten wie z.B. Pflegen von Urlaubs- und Krankheitstagen, Mehrzeitausgleichen, Freistellungstagen für den Bereich IV AbtL einschließlich der Pflege in IPV, Erfassungen in FAMOS
- Mitarbeit im Bereich der Mittelbewirtschaftung
- Geschäftsstelle des Beirats der Beruflichen Schulen (BBS) inkl. Vorbereitung und Durchführung der Gremienwahlen
- Selbstständige Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen gem. Vorgabe bzw. in Abstimmung mit IV AbtL
- Mitarbeit bei der Personalgewinnung: Selbständige Sichtung und Prüfung der Bewerbungsunterlagen, ggf. Nachforderung von Unterlagen, Erstellen der Bewerberübersichten, Unterstützung von IV GSt bei der Organisation und Durchführung von strukturierten Auswahlverfahren
Ihr Profil:
Für Beamtinnen und Beamte: Erfüllung der laufbahnrechtlichen Voraussetzungen für das zweite Einstiegsamt der Laufbahngruppe 1 des allgemeinen Verwaltungsdienstes. Für Tarifbeschäftigte: Abschluss einer Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement/Bürokommunikation, Bürokauffrau/mann, Rechtsanwalts- und Notariatsfachangestellte/r oder Verwaltungsfachangestellte/r oder Abschluss des Verwaltungslehrgangs I oder eine abgeschlossene Ausbildung mit mindestens 2-jähriger hauptberuflicher Erfahrung im Verwaltungsbereich des öffentlichen Dienstes, die nicht länger als 3 Jahre zurückliegt. Vorzugsweise: mindestens zweijährige berufliche Erfahrungen in Sekretariats- bzw. Vorzimmertätigkeit, Büroorganisation oder Assistenztätigkeit.
Die formalen Anforderungen müssen bis zum Bewerbungsfristende erfüllt sein. Von den Inhaberinnen und Inhabern ausländischer Hochschulabschlüsse ist der Bewerbung eine Bescheinigung über die Zeugnisbewertung Ihrer Qualifikation (Langfassung) beizufügen. Anfragen hierzu können an die Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) im Sekretariat der Kultusministerkonferenz gerichtet werden.
Finanzielle Anreize: Neben einem sicheren Einkommen profitieren Sie bei uns von zusätzlichen finanziellen Leistungen wie Sonderzahlungen, betriebliche Altersvorsorge, Wechselschichtzulagen und BVG-Firmenticket.
Flexible Arbeitszeiten: Ob Teilzeit, Gleitzeit oder mobiles Arbeiten: wir bieten flexible Arbeitszeitmodelle, die Sie unterstützen, Berufliches & Privates in verschiedenen Lebenslagen vereinbaren zu können.
Arbeiten für das Gemeinwohl: Mit Ihrer Arbeit leisten Sie einen wichtigen Beitrag für die Gesellschaft und schaffen nachhaltige Verbesserungen, die das Leben bzw. die Lebensbereiche vieler Menschen in Berlin positiv beeinflussen.
Sportangebote: Wir ermöglichen Ihnen zur Erhaltung Ihrer Gesundheit die Teilnahme an internen und ausgewählten externen Gesundheitsangeboten zu vergünstigten Preisen.
Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben: Unsere Verwaltung ist nach "Audit berufundfamilie" zertifiziert und schafft mit unterschiedlichen Angeboten gute Rahmenbedingungen für eine familien- und lebensphasenbewusste Personalkultur.
Karriereförderung: Wir begleiten Sie bei Ihrer beruflichen Entwicklung und bieten Ihnen individuell zugeschnittene Weiterbildungsmöglichkeiten zur Verbesserung Ihrer Aufstiegschancen.
Hinweise zum Bewerbungsverfahren und Ansprechpersonen: Bitte fügen Sie Ihrer Bewerbung bei: tabellarischen Lebenslauf, aktuelles Arbeitszeugnis bzw. dienstl. Beurteilung, vollständige Belege für Ausbildungs- und/oder Studienabschluss, ggf. Einverständniserklärung zur Einsicht in die Personalakte (nur für Beschäftige des öffentlichen Dienstes). Eine Übersendung bzw. das Hochladen eines (Pass-)Fotos ist nicht erforderlich. Bitte beachten Sie, dass nur Bewerbungen mit vollständig vorliegenden Unterlagen berücksichtigt werden. Die Unterlagen sind in deutscher Sprache und unabhängig von der Abforderung einer Personalakte einzureichen.
Ansprechpartner: bei fachlichen Fragen: IV AbtL, Herr Salchow, Tel.: 004930-90227-6900 oder IV Gst, Frau Funk, Tel.: 004930-90227-6145; bei personalwirtschaftlichen Fragen: ZS E 2.9, Herr Gebauer, Tel.: 004930-90227-5669; bei Fragen zur Eingabe Ihrer Bewerbung: ZS E 2.8, Herr Salewski, Tel.: 004930-90227-5747.
Wir schätzen und fördern die Vielfalt und Chancengleichheit und heißen daher Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Lebensalter, Behinderungen, dem ethnischen Hintergrund, der Religion und Weltanschauung oder der sexuellen Orientierung willkommen. Insbesondere Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sowie Menschen mit Migrationsgeschichte sind ausdrücklich erwünscht. Bei gleichwertiger Qualifikation werden schwerbehinderte und diesen gleichgestellten Menschen bevorzugt eingestellt sowie Menschen mit Migrationshintergrund in besonderem Maße berücksichtigt.
Weitere Informationen zur Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie erhalten Sie unter https://www.berlin.de/sen/bjf/.
Stellenangebot Sekretariat der Leitung der Abteilung IV und Mitarbeit in der Geschäftsstelle der Abteilung IV im Bereich Personalmanagement (m/w/d) bei Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie (Ministerialbereich) - Berlin.de Arbeitgeber: Berliner Verwaltung
Die Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie in Berlin bietet Ihnen die Möglichkeit, Teil eines engagierten Teams zu werden, das sich für die Bildung und das Wohl von Millionen von Menschen einsetzt. Mit flexiblen Arbeitszeiten, umfangreichen Weiterbildungsmöglichkeiten und einem starken Fokus auf die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben schaffen wir eine unterstützende und inklusive Arbeitsumgebung. Darüber hinaus profitieren Sie von attraktiven finanziellen Anreizen und der Chance, aktiv zur Verbesserung der Gesellschaft beizutragen.
StudySmarter Expertenrat🤫
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✨Trete lokalen HR-Events bei
Schau dir lokale Veranstaltungen und Messen zum Thema Personalmanagement an. Dort kannst du direkt mit Arbeitgebern und anderen Fachleuten ins Gespräch kommen und ein echtes Netzwerk aufbauen.
✨Nutze LinkedIn strategisch
Optimiere dein LinkedIn-Profil für Personalmanagement, indem du relevante Gruppen und Foren beitrittst. Engagiere dich in Diskussionen und poste Inhalte, die deine Expertise zeigen – das macht auf Berliner Verwaltung aufmerksam!
✨Sprich mit Karriereberatern deiner Hochschule
Wenn du frisch von der Uni bist, nutze die Karrieredienste deiner Hochschule. Sie haben oft Kontakte zu Firmen und können dir helfen, ein paar Türen zu öffnen.
✨Wende dich an Recruiter
Viele Unternehmen, auch Berliner Verwaltung, arbeiten mit Recruitern zusammen. Such dir Spezialisten für Personalmanagement und teile ihnen deine Karriereziele mit – sie haben oft Zugriff auf Positionen, die sonst nicht ausgeschrieben sind.
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Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Heb deinen Lebenslauf hervor!:Im Personalmanagement ist es wichtig, dass dein Lebenslauf nicht nur deine beruflichen Stationen aufzeigt, sondern auch deine Kenntnisse in den Bereichen Personalentwicklung und -management. Sei konkret, wenn du über deine Erfahrungen sprichst, zum Beispiel durch die Nennung von Projekten oder Initiativen, an denen du beteiligt warst.
Zeig deine Soft Skills!:Im Personalmanagement zählen Soft Skills oft mehr als Fachwissen. In deinem Anschreiben solltest du Beispiele einfügen, die deine Kommunikationsfähigkeiten, deine Teamarbeit und deine Konfliktlösungsfähigkeiten zeigen. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit solche Fähigkeiten erfolgreich eingesetzt hast.
Motivation auf den Punkt bringen!:Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, ist es wichtig, deine Motivation für die Position bei Berliner Verwaltung klar darzulegen. Erkläre, warum du gerade in diesem Unternehmen arbeiten möchtest und welche Entwicklungsmöglichkeiten du dir erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und wirklich bei uns mitwirken möchtest.
Vergiss nicht, deine Erfolge zu quantifizieren!:In deiner Bewerbung kannst du durch Zahlen und Daten deine Erfolge unterstreichen. Zum Beispiel, wenn du durch ein neues Onboarding-Programm die Fluktuation um 20% gesenkt hast. Solche quantifizierbaren Erfolge sind im Personalmanagement besonders wertvoll und machen dich zu einem gefragten Kandidaten!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Berliner Verwaltung vorbereitet
✨Sei bereit für Verhaltensfragen
Im Personalmanagement geht's oft um zwischenmenschliche Fähigkeiten. Bereite dich darauf vor, wie du in spezifischen Situationen reagiert hast oder reagieren würdest. Denk an Beispiele, wo du Konflikte gelöst oder Teams motiviert hast!
✨Kenntnis aktueller HR-Tools
Stelle sicher, dass du dich mit den neuesten HR-Tools und Software-Anwendungen auskennst, die im Personalmanagement häufig verwendet werden. Sei bereit, konkret zu erläutern, wie du diese in der Vergangenheit genutzt hast oder für welche du dich interessiert hast!
✨Motivation und Lernbereitschaft zeigen
Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, wird von dir erwartet, dass du langfristige Ziele und Ambitionen hast. Sprich darüber, was dich an dieser Position reizt und wie du dich weiterentwickeln möchtest. Das zeigt dein Engagement und deine Motivation!
✨Frag nach der Unternehmenskultur
Eine passende Unternehmenskultur ist im Personalmanagement entscheidend. Stelle Fragen dazu, wie Berliner Verwaltung die Mitarbeiterzufriedenheit fördert und welche Werte im Team wichtig sind. Das zeigt dein Interesse und kann dir helfen zu erkennen, ob die Firma zu dir passt!
