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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Berate und unterstütze bei Dienstreisen, von der Abrechnung bis zur Versicherung.
- Arbeitgeber: Das BNITM ist Deutschlands größte Einrichtung für tropenmedizinische Forschung und Lehre.
- Mitarbeitervorteile: 30 Tage Urlaub, flexible Arbeitszeiten und Zuschüsse zur Kinderbetreuung.
- Warum dieser Job: Arbeite in einem internationalen Umfeld mit einem sinnvollen Beitrag zur Forschung.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung in der Reisekostenabrechnung erforderlich.
- Andere Informationen: Vielfalt und Gleichstellung sind uns wichtig; Bewerbungen von Menschen mit Behinderung sind willkommen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Standort Hamburg
Arbeitszeit Vollzeit
Start Nächstmöglich
Vertragsart Unbefristet
Das Bernhard-Nocht-Institut für Tropenmedizin (BNITM) ist ein Institut der Leibniz-Gemeinschaft. Mit über 400 Beschäftigten ist es Deutschlands größte Einrichtung für Forschung, Versorgung und Lehre auf dem Gebiet tropentypischer Erkrankungen und neu auftretender Infektionen.
Unsere Abteilung Recht und Personal sucht Sie als SACHBEARBEITER DIENSTREISEN / REISEKOSTEN (W/M/D) EG 9A TV-AVH.
Das kommt auf Sie zu: Wenn unsere Kolleginnen und Kollegen auf Dienstreise gehen, sind SIE mit all Ihrem Wissen gefragt: Von der Vorbereitung, über die Versicherung, bis zur Abrechnung stehen Sie beratend zur Seite, kennen die passenden Formulare und das korrekte Handling. In unserem international gefragten Institut kommunizieren Sie mühelos auf Deutsch und Englisch - dabei ist Ihre serviceorientierte und professionelle Einstellung entscheidend.
Das sind Ihre Aufgaben:
- Erstellung der vollständigen Abrechnung der Reisekosten, inklusive Prüfung der Belege, auf Basis der geltenden Reisekostengesetze
- Umfassende Beratung zum Thema Dienstreisen auf Grundlage der gesetzlichen und internen Vorschriften
- Bearbeitung und Prüfung auf Plausibilität von Dienstreiseanträgen
- Abschluss von Reiseversicherungen
- Bereitstellung von Reisesicherheitsunterlagen
- Allgemeine Büroorganisation
Das sind Ihre Stärken:
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder langjährige Berufserfahrung im Bereich der Reisekostenabrechnung
- Idealerweise Kenntnisse über die im Reisekostenrecht einschlägigen Rechtsgebiete (Hamburgisches Reisekostengesetz HmbRKG, Bundesreisekostengesetz BRKG, Verwaltungsvorschriften, Auslandsreisekostenverordnung ARV)
- Noch Lücken? Kein Problem, denn Sie haben die Bereitschaft, sich in neue Bereiche einzuarbeiten und up to date zu bleiben
- MS-Office-Routine, insbesondere Excel
- Ausgeprägtes Zahlenverständnis
- Sicheres Deutsch und Englisch in Wort und Schrift
- Eigenständiger, serviceorientierter und sorgfältiger Arbeitsstil
- Ausgeprägte Service- und Dienstleistungsmentalität sowie eine verständnisvolle, wertschätzende Kommunikation
- Ihre Einstellung: Sie packen an, kommunizieren klar und handeln mit Fingerspitzengefühl
Und was wir noch zu bieten haben:
- Ein spannender „Job mit Purpose“ im internationalen Umfeld eines Forschungsinstituts der Leibniz-Gemeinschaft
- Zentraler Standort an den Landungsbrücken, der gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar ist
- 30 Tage Urlaub pro Jahr
- Flexible und familienfreundliche Arbeitszeit
- Zuschuss zur Kinderbetreuung
- Zuschuss zum Profiticket als Deutschlandticket (Basic)
- Betriebliche Altersversorgung
Die Vergütung erfolgt nach TV-AVH (Tarifvertrag der Arbeitsrechtlichen Vereinigung Hamburg) in der Entgeltgruppe EG 9a. Wir unterstützen die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und fördern die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Wir sind bestrebt, Unterrepräsentanzen eines Geschlechts in allen Bereichen und Positionen abzubauen. Bewerbungen von Menschen mit Behinderung sind ausdrücklich erwünscht. Als Mitglied der Charta der Vielfalt, dem größten Netzwerk für Diversity Management in Deutschland, gehen wir außerdem die Verpflichtung ein, Vielfalt zum festen Bestandteil unserer Institutskultur zu machen. Es ist unser Ziel, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das frei von Vorurteilen ist.
Sind Sie dabei? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung – bitte bis zum 30. April 2025. Gerne online mit Anschreiben, Lebenslauf, Abschlusszeugnissen und Arbeitszeugnissen. Alternativ senden Sie Ihre Unterlagen bitte unter dem Kennwort „Dienstreisen“ per Post an: Bernhard-Nocht-Institut für Tropenmedizin, Personalabteilung, Bernhard-Nocht-Str. 74, 20359 Hamburg.
Fragen zum Bewerbungsprozess/Auswahlverfahren? Bitte wenden Sie sich an Katja Bünger aus der Personalabteilung (Tel.: 040/285380-311). Fragen zur ausgeschriebenen Position? Hierfür steht Ihnen Inga Weiß (Tel.: 040/285380-389) gerne zur Verfügung.
Sachbearbeiter Dienstreisen / Reisekosten (w/m/d) - [\'Vollzeit\'] Arbeitgeber: Bernhard-Nocht-Institut für Tropenmedizin (BNITM)
Kontaktperson:
Bernhard-Nocht-Institut für Tropenmedizin (BNITM) HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sachbearbeiter Dienstreisen / Reisekosten (w/m/d) - [\'Vollzeit\']
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Reisekostengesetze, die für die Position relevant sind, wie das Hamburgische Reisekostengesetz und das Bundesreisekostengesetz. Ein fundiertes Wissen in diesen Bereichen wird dir helfen, im Vorstellungsgespräch zu überzeugen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich darauf vor, deine Erfahrungen im Umgang mit MS Office, insbesondere Excel, zu demonstrieren. Vielleicht kannst du Beispiele aus deiner bisherigen Arbeit nennen, wo du diese Fähigkeiten erfolgreich eingesetzt hast.
✨Tip Nummer 3
Zeige während des Bewerbungsprozesses deine serviceorientierte Einstellung. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit Kollegen bei Dienstreisen unterstützt hast und bringe diese Beispiele in Gesprächen ein.
✨Tip Nummer 4
Nutze die Gelegenheit, um Fragen zur Unternehmenskultur und den Werten des Bernhard-Nocht-Instituts zu stellen. Dies zeigt dein Interesse an der Position und dass du gut ins Team passen möchtest.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sachbearbeiter Dienstreisen / Reisekosten (w/m/d) - [\'Vollzeit\']
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Informationen in deiner Bewerbung berücksichtigst.
Anschreiben individuell gestalten: Verfasse ein individuelles Anschreiben, das deine Motivation für die Position als Sachbearbeiter Dienstreisen und Reisekosten unterstreicht. Gehe darauf ein, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten den Anforderungen der Stelle entsprechen.
Lebenslauf anpassen: Passe deinen Lebenslauf an die spezifischen Anforderungen der Stelle an. Hebe relevante Erfahrungen im Bereich Reisekostenabrechnung und deine Kenntnisse über die entsprechenden Gesetze hervor.
Vollständige Unterlagen einreichen: Stelle sicher, dass du alle geforderten Unterlagen einreichst, einschließlich Anschreiben, Lebenslauf, Abschlusszeugnissen und Arbeitszeugnissen. Überprüfe, ob alles vollständig und korrekt ist, bevor du deine Bewerbung abschickst.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Bernhard-Nocht-Institut für Tropenmedizin (BNITM) vorbereitest
✨Bereite dich auf spezifische Fragen vor
Erwarte Fragen zu deinen Erfahrungen in der Reisekostenabrechnung und deinem Wissen über relevante Gesetze. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Arbeit, die deine Fähigkeiten und Kenntnisse unter Beweis stellen.
✨Zeige deine Serviceorientierung
Da die Position einen starken Fokus auf Beratung und Unterstützung hat, solltest du während des Interviews betonen, wie wichtig dir ein serviceorientierter Ansatz ist. Teile Beispiele, wo du anderen geholfen hast, um deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren.
✨Kenntnisse über relevante Gesetze
Informiere dich über das Hamburgische Reisekostengesetz und das Bundesreisekostengesetz. Zeige im Interview, dass du bereit bist, dich in neue rechtliche Bereiche einzuarbeiten und stets up to date zu bleiben.
✨Präsentiere deine MS-Office-Kenntnisse
Da Excel eine wichtige Rolle in dieser Position spielt, sei bereit, deine Fähigkeiten in MS Office zu erläutern. Vielleicht kannst du sogar konkrete Beispiele nennen, wie du Excel in der Vergangenheit effektiv genutzt hast.
