Multi-State Benefits and Leave Administrator

Berry Law ist auf einer Mission, die verfassungsmäßigen Rechte der Amerikaner zu schützen. Wir sind eine von Veteranen geführte Kanzlei mit einem Kriegerethos, das sich auch in der Unterstützung unseres Teams widerspiegelt. Wir glauben an Exzellenz, Führung und Dienst — und suchen jemanden, der diese Werte teilt, um unser HR-Team zu verstärken.

Der Multi-State Benefits & Leave Administrator ist ein erfahrener HR-Experte, der für das Design, die Verwaltung und die Einhaltung aller Mitarbeiterbenefitprogramme und Abwesenheitsprozesse in allen Bundesstaaten verantwortlich ist, in denen die Kanzlei Mitarbeiter beschäftigt. Diese Rolle ist der Fachexperte der Kanzlei für bundesstaatliche und staatsspezifische Leistungen und Abwesenheitsgesetze und stellt sicher, dass jeder Mitarbeiter — unabhängig von seinem Arbeitsort — eine genaue, konforme und gerechte Verwaltung seiner Leistungen und Abwesenheitsansprüche erhält.

Die regulatorische Landschaft für multistaatliche Arbeitgeber hat eine beispiellose Komplexität erreicht. Sie verwalten nicht nur Pläne — Sie schützen den Ruf der Kanzlei, minimieren rechtliche Risiken und stellen sicher, dass unser Kriegerethos sich auch in der Fürsorge für unsere Teammitglieder widerspiegelt. Diese mission-kritische Rolle erfordert sowohl technisches Können als auch strategisches Urteilsvermögen.

Wesentliche Aufgaben und Verantwortlichkeiten

• Multi-State Benefits Administration: Verwaltung aller Mitarbeiterbenefitprogramme — medizinisch, zahnmedizinisch, visionär, Lebensversicherung, kurzfristige und langfristige Invalidität sowie ergänzende Leistungen — unter Gewährleistung, dass die Planentwürfe den Gesetzen jedes Bundesstaates entsprechen, in dem Mitarbeiter arbeiten.
• Verwaltung des 401(k)-Rentenplans der Kanzlei, einschließlich Einschreibung, Beitragsänderungen, Darlehensbearbeitung, Härtefallabhebungen und Koordination mit Anbietern.
• Überwachung von HAS- und EAP-Programmen.
• Sicherstellung, dass die Dokumente der Leistungspläne und erforderlichen Mitteilungen aktuell sind und gemäß ERISA und staatlichem Recht verteilt werden.
• Koordination und Leitung der jährlichen offenen Einschreibung an allen Standorten, einschließlich staatsspezifischer Kommunikation, erforderlicher Mitteilungen und Planvariationen.
• Monatliche Rechnungen der Anbieter abgleichen und auf Genauigkeit prüfen; Unstimmigkeiten mit Anbietern klären.
• Beziehungen zu Leistungsbrokern, Versicherungsanbietern und TPAs verwalten.
• Jährliche Bewertung der Leistung von Leistungsplänen und Empfehlung von Änderungen des Planentwurfs an den CHRO.
• COBRA für alle scheidenden Mitarbeiter und qualifizierende Ereignisse in allen Bundesstaaten verwalten.
• Sicherstellung der Einhaltung staatlich vorgeschriebener Leistungen, einschließlich staatlicher Invaliditätsversicherung, PFML-Programme und obligatorischer Krankheitsurlaubansprüche.

• Multi-State Leave Administration: Verwaltung aller Abwesenheitsprogramme in voller Übereinstimmung mit dem Bundesrecht und den spezifischen Gesetzen jedes Bundesstaates, in dem die Kanzlei Mitarbeiter beschäftigt, einschließlich:
• Bundes-FMLA und alle staatlichen Äquivalente.
• Staatliche Programme für bezahlten Familien- und Krankenurlaub — Beiträge, Ansprüche und Arbeitgeberberichterstattung.
• Staatliche Gesetze zum bezahlten Krankheitsurlaub — Nachverfolgung von Ansprüchen, Nutzung und Übertragungsregeln nach Bundesstaat.
• ADA angemessene Unterkünfte — Koordination des interaktiven Prozesses und Urlaub als Unterkunft.
• Kurzfristige und langfristige Invalidität — Koordination mit staatlichen Invaliditätsprogrammen, wo zutreffend.
• Eltern-/Mutterschafts-/Vaterschaftsurlaub — Anwendung des für den Mitarbeiter günstigsten Gesetzes in jedem Bundesstaat.
• Militärurlaub (USERRA) — bundesstaatliche und gegebenenfalls staatliche Militärurlaubsrechte.
• Gesetze zur Schwangerschaftsunterbringung — einschließlich PWFA und staatsspezifischer Anforderungen.
• Urlaub bei häuslicher Gewalt / Opferschutz — in vielen Bundesstaaten erforderlich.
• Jury Duty, Abstimmung und bürgerschaftlicher Urlaub — variiert erheblich nach Bundesstaat.
• Trauerurlaub — Nachverfolgung staatlicher Vorgaben.
• Firmenspezifische PTO- und Urlaubsrichtlinien.

• Zusätzliche Urlaubsverantwortlichkeiten: Hauptfachmann der Kanzlei für Urlaubsrecht in allen Jurisdiktionen.
• End-to-End-Urlaubsprozess für Mitarbeiter in allen Bundesstaaten verwalten: Aufnahme, Berechtigungsbestimmung, Dokumentation, Genehmigung, Nachverfolgung und Rückkehr zur Arbeit Koordination.
• Anwendung des für den Mitarbeiter günstigsten Gesetzes, wenn bundesstaatliche, staatliche und lokale Gesetze überlappen.
• Koordination mit der Gehaltsabrechnung bezüglich Urlaubsvergütung, PFML-Leistungsintegration und Abzugsverarbeitung während des Urlaubs.
• Partnerschaft mit dem CHRO und dem Leiter der Rechtsabteilung bei komplexen oder rechtlich mehrdeutigen Urlaubssituationen.

• Einhaltung, Überwachung & Berichterstattung: Proaktive Überwachung von bundesstaatlichen und staatlichen Gesetzesänderungen in allen Jurisdiktionen — einschließlich neuer PFML-Programme, Erweiterungen des bezahlten Krankheitsurlaubs und ADA/PWFA-Richtlinien.
• Führen eines Compliance-Kalenders für mehrere Staaten, der Fristen für Einreichungen, Änderungen der Beitragssätze und Mitteilungspflichten verfolgt.
• Vorbereitung und Einreichung von Formular 5500, ACA 1094/1095, staatlichen PFML-Arbeitgeberberichten und allen anderen erforderlichen Einreichungen.
• Sicherstellung, dass alle erforderlichen bundesstaatlichen und staatlichen Arbeitsrechtsmitteilungen an jedem Arbeitsort, einschließlich Remote-Mitarbeitern, aktuell sind.
• Erstellung von Berichten zur Nutzung von Leistungen, Kostenanalysen und Zusammenfassungen zur Einhaltung mehrerer Staaten für den CHRO und die Unternehmensführung.

• Gehaltsabrechnungskoordination & Backup-Verarbeitung: Bereitstellung genauer Daten zu Leistungsabzügen — einschließlich staatlicher PFML-Beitragssätze — an den Gehaltsabrechnungsadministrator in jeder Abrechnungsperiode.
• Überprüfung der Gehaltsabrechnungsabzüge auf Genauigkeit in allen Bundesstaaten und zeitnahe Klärung von Unstimmigkeiten.
• Koordination der Berechnungen der Urlaubsvergütung mit der Gehaltsabrechnung, einschließlich der Integration von PFML-Leistungen mit firmeneigenem Urlaub.
• Backup-Gehaltsabrechnungsbearbeiter in Abwesenheit des CHRO, um einen ununterbrochenen halbmonatlichen Gehaltsabrechnungsbetrieb sicherzustellen, einschließlich Überprüfung von Stundenzetteln, Lohnberechnungen, Steuerabzügen und Pfändungsverarbeitung.
• Aufzeigen von staatsspezifischen steuerlichen Auswirkungen von Änderungen der Leistungspläne an den Gehaltsabrechnungsadministrator und CFO.

• Mitarbeiterkommunikation & -bildung: Entwicklung und Verbreitung von staatsspezifischen Leistungsmitteilungen, Einschreibungsleitfäden, PFML-Mitteilungen und erforderlichen Mitteilungen.
• Durchführung von Leistungsorientierungen für alle neuen Mitarbeiter, zugeschnitten auf ihren Beschäftigungsstaat.
• Durchführung von offenen Einschreibungssitzungen und Q&A-Sitzungen im gesamten Unternehmen.
• Schulung von Vorgesetzten und Managern zu den Verpflichtungen zur Urlaubsbenachrichtigung und zur Einhaltung mehrerer Staaten.

Was Erfolg aussieht:

• Null-Fehler-Einhaltung: Sie halten einen perfekten Einhaltungsrekord in einer komplexen multistaatlichen Landschaft und stellen sicher, dass keine Strafen oder rechtlichen Risiken aus der Verwaltung von Urlaub oder Leistungen entstehen.
• Nahtloses Mitarbeitererlebnis: Mitarbeiter fühlen sich während sensibler Urlaubszeiten unterstützt und informiert und erhalten genaue Informationen, die auf ihren spezifischen Beschäftigungsstaat zugeschnitten sind.
• Strategische Partnerschaft: Sie fungieren als vertrauenswürdiger Berater des CHRO und identifizieren proaktiv Compliance-Risiken, bevor sie auftreten, und empfehlen kosteneffektive Lösungen, die gesetzliche Verpflichtungen mit dem Mitarbeitererlebnis in Einklang bringen.
• Betriebliche Exzellenz: Sie übernehmen nahtlos die Gehaltsabrechnung während der Abwesenheit des CHRO ohne Fehler oder Verzögerungen und wahren das Vertrauen der Mitarbeiter und die Einhaltung der Vorschriften.

Warum multistaatliche Erfahrung unverzichtbar ist:

Berry Law ist in mehreren Bundesstaaten tätig, von denen jeder seine eigenen Urlaubs- und PFML-Gesetze, Vorschriften zum bezahlten Krankheitsurlaub und Anforderungen an Unterbringungen hat. Ein Kandidat ohne nachgewiesene multistaatliche Erfahrung wird mit einer inakzeptablen Lernkurve konfrontiert und setzt die Kanzlei einem erheblichen Compliance-Risiko aus. Diese Rolle erfordert jemanden, der bereits durch diese Komplexität navigiert hat — nicht jemanden, der es im Job lernen wird.

Qualifikationen

• Bildung: Bachelor-Abschluss in Human Resources, Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich erforderlich.
• SHRM-SCP, SPHR oder CEBS-Zertifizierung stark bevorzugt.
• CLMS (Certified Leave Management Specialist) sehr wünschenswert.

• Erfahrung: Mindestens 5–7 Jahre in der Verwaltung von Leistungen und Urlaub.
• Nachgewiesene Erfahrung in der Verarbeitung von multistaatlicher Gehaltsabrechnung oder als Backup für die Gehaltsabrechnung erforderlich.
• Multistaatliche Erfahrung erforderlich — muss direkt Leistungen und Urlaub für Mitarbeiter in fünf oder mehr Bundesstaaten verwaltet haben.
• Erfahrung in der Verwaltung staatlicher PFML-Programme (Beiträge, Ansprüche, Arbeitgeberberichterstattung) erforderlich.
• Erfahrung in der professionellen Dienstleistungsbranche oder in einer Kanzlei stark bevorzugt.
• Erfahrung mit HRIS-Plattformen.
• Erfahrung in der Verwaltung von Beziehungen zu Leistungsbrokern und TPA.

• Kenntnisse, Fähigkeiten & Fähigkeiten: Expertenwissen über ERISA, ACA, COBRA, HIPAA, FMLA, ADA, PWFA, USERRA und Abschnitt 125.
• Nachgewiesene Fähigkeit, sich in überlappenden bundesstaatlichen, staatlichen und lokalen Urlaubsrechten zurechtzufinden und den für den Mitarbeiter günstigsten Standard anzuwenden.
• Starke analytische Fähigkeiten für Kostenanalysen von Leistungen, multistaatliche Berichterstattung und Compliance-Tracking.
• Hohe Aufmerksamkeit für Details — Fehler bei der multistaatlichen Compliance bergen erhebliche rechtliche und finanzielle Risiken.
• Starke zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten — Fähigkeit, komplexe, jurisdiktionsspezifische Leistungsinformationen klar an Mitarbeiter auf allen Ebenen zu erklären.
• Hoher Grad an Diskretion und Fähigkeit, sensible und vertrauliche Informationen zu behandeln.
• Beherrschung der Microsoft Office Suite (Excel, Word, Outlook); Erfahrung mit multistaatlichen HRIS-Systemen.
• Fähigkeit, mehrere Prioritäten und Fristen gleichzeitig in mehreren Jurisdiktionen zu verwalten.
• Selbstgesteuerter Lernender — muss proaktiv über sich schnell ändernde staatliche Urlaubs- und Leistungsrechte informiert bleiben, ohne dazu aufgefordert zu werden.

Was wir bieten:

• Direkte Partnerschaft mit dem CHRO und der Unternehmensführung.
• Hybride Arbeitsflexibilität.
• Unterstützung bei der beruflichen Entwicklung.
• Wettbewerbsfähiges Leistungspaket.
• Bedeutsame Arbeit — Sie haben direkten Einfluss auf das Wohlbefinden von über 300 Mitarbeitern und deren Familien.

Arbeitsbedingungen:

• Vollzeit; Büro- oder hybrider Zeitplan.
• Standardgeschäftszeiten.
• Gelegentliche Reisen zu Anbieterbesprechungen, HR-Konferenzen oder Besuchen mehrerer Büros.
• Verfügbarkeit für zeitkritische Urlaubsangelegenheiten, die außerhalb der regulären Geschäftszeiten auftreten können.

Berry Law ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet.