Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordiniere Reisen für CEO und CFO, unterstütze bei administrativen Prozessen.
- Unternehmen: RTL Group - Europas führendes Unterhaltungsunternehmen mit einem kreativen Team.
- Vorteile: Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten in einem dynamischen, internationalen Umfeld.
- Weitere Informationen: Multikulturelles Team mit über 150 Kollegen aus 15 Nationen.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines innovativen Teams und gestalte die Zukunft der Medienlandschaft.
- Qualifikationen: 3-5 Jahre Erfahrung in administrativen Rollen, exzellente Organisationsfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 49500 - 60500 € pro Jahr.
- Full-time
- Legal
- Entity: RTL Group Gmb H
- Company Description
At RTL, we entertain, inform and inspire millions of people every day across multiple platforms with our strong media brands, content and products.
We offer many possibilities: from TV and streaming to print, digital, radio and podcasts.
More than 16,000 creatives, strategists, techies, numerical geniuses and organisational wizards work towards the same goal.
Do you value team spirit and a hands-on mentality?
Do you want to grow beyond yourself and be part of our diverse team?
Do you value a trusting working atmosphere?
Are you looking for the freedom to implement your ideas and develop your strengths?
Then join us in shaping the future of Europe's leading entertainment company.
Job Description
- Coordinate domestic and international travel arrangements for the CEO and CFO.
- Prepare and process travel expense claims in Concur for the CEO and CFO.
- Support the preparation of intercompany recharge documentation for CEO travel expenses (subject to final process).
- Create Purchase Orders (POs) and support related procurement administration.
- Review and process invoices in accordance with internal approval processes.
- Support the administration of tax-related processes (e. g. §37b requirements), where applicable.
- Coordinate the logistics of Executive Office meetings, including meeting rooms, catering and technical set-up.
- Provide operational support during periods of high Executive Committee activity and major internal meetings.
- Act as back-up for the Executive Assistant team during holidays and other absences, ensuring continuity of support.
- Provide administrative support to the Luxembourg Executive Office when required.
- Contribute to the continuous improvement and standardisation of Executive Office administrative processes.
Qualifications
- 3 to 5 years of experience in an Executive Assistant, Office Management or comparable administrative role.
- Excellent organisational and coordination skills with a strong service mindset.
- Ability to manage multiple priorities in a fast-paced executive environment.
- Proactive, reliable and highly discreet in handling confidential information.
- Strong attention to detail and a structured, solution-oriented working style.
- Fluent English; German is considered an advantage.
- Proficient in Microsoft Office; experience with Concur is highly desirable.
- Flexible, resilient and able to adapt quickly to changing priorities.
- Additional Information
Around 150 colleagues from 15 nations make up RTL Group's Corporate Centers in Cologne and Luxembourg.
As part of this multi-cultural team, you work in an interdisciplinary environment where expertise meets passion.
- Job Location
- #J-18808-Ljbffr
Executive Office Coordinator (Travel & Administration) (m/f/d) Arbeitgeber: Bertelsmann-Jobs
Vogel Druck und Medienservice GmbH ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit hohen Freiheitsgraden und Gestaltungsmöglichkeiten bietet. Unsere teamorientierte und diverse Unternehmenskultur fördert individuelle Weiterbildungsangebote und sorgt für ein sehr gutes Betriebsklima. Zudem profitieren Sie von einer attraktiven Vergütung, 30 Tagen Urlaub und einem Unternehmensstandort mit hoher Lebensqualität, der optimale Freizeitmöglichkeiten bietet.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Executive Office Coordinator (Travel & Administration) (m/f/d) erhalten könntest
✨Nutze deine Uni-Kontakte!
Die Unternehmensberatung ist ein Bereich, wo Networking echt alles entscheidend sein kann. Sprich mit deinen Professoren oder Alumni, die in der Branche arbeiten. Oft haben sie Kontakte zu Firmen wie Bertelsmann-Jobs, die gerade nach neuen Talenten suchen.
✨Mach bei Branchenevents mit!
Schau dir Events, Workshops oder Konferenzen in der Unternehmensberatung an. Dort kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und gleichzeitig mehr über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche erfahren. Das könnte der Schlüssel sein, um bei Bertelsmann-Jobs im Gespräch zu bleiben!
✨Praktische Erfahrungen sammeln!
Such dir Praktika oder Nebenjobs, die dir Einblicke in die Unternehmensberatung geben. Das zeigt nicht nur dein Engagement, sondern hilft dir auch, praktische Fähigkeiten zu entwickeln, die bei der Bewerbung um eine Vollzeitstelle bei Bertelsmann-Jobs echt punkten können.
✨Bewerbungen direkt über unsere Website!
Vergiss nicht, dich direkt auf der Homepage von Bertelsmann-Jobs zu bewerben. Oft sind die besten Stellen nicht auf Jobportalen zu finden. Wenn du ein gutes Gefühl bei einer Stelle hast, zögere nicht und bewirb dich schnell!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Office Coordinator (Travel & Administration) (m/f/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig uns deine analytischen Fähigkeiten!:In der Unternehmensberatung zählen analytisches Denken und Problemlösungsfähigkeiten. Nutze dein Anschreiben, um konkrete Beispiele zu nennen, wo du diese Fähigkeiten in der Praxis eingesetzt hast. Dadurch stellst du sicher, dass wir direkt sehen, dass du das richtige Mindset mitbringst.
Dein Lebenslauf als Geschichten-Erzähler:Gestalte deinen Lebenslauf nicht nur als eine Liste von Stationen, sondern als eine Geschichte, die deine Entwicklung in der Unternehmensberatung nachvollziehbar macht. Hebe relevante Praktika und Projekte hervor, die deine Beratungs- und Kommunikationstalente widerspiegeln.
Zertifikate und Weiterbildungen zählen!:Falls du spezielle Zertifikate oder Weiterbildungen im Bereich Consulting hast, vergiss nicht, diese in deinem Lebenslauf zu erwähnen. Sie unterstreichen deine Qualifikation und zeigen, dass du dich aktiv in deinem Bereich weiterentwickelst.
Motivation und Leidenschaft zeigen:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du dich für die Unternehmensberatung interessierst und was dich an Bertelsmann-Jobs reizt. Zeig uns deine Motivation für die Rolle und was du lernen möchtest – das spricht für deine Bereitschaft, dich voll einzubringen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Bertelsmann-Jobs vorbereitet
✨Verstehe die Case Study
In der Unternehmensberatung dreht sich viel um Case Studies. Bereite dich darauf vor, eine realistische Geschäftssituation zu analysieren und Lösungen zu präsentieren. Übe, solche Fälle zu lösen, da die Interviewer sehr auf deine Denkweise und Struktur abheben.
✨Analytische Fähigkeiten unter Beweis stellen
Sei bereit, deine analytischen Fähigkeiten zu demonstrieren. Das kann durch technische Fragen geschehen, die deine Fähigkeit zur Datenanalyse testen. Bring Beispiele aus deinem Studium oder bisherigen Projekten, die deine Fähigkeiten konkret zeigen.
✨Deine Soft Skills sind Gold wert
In der Unternehmensberatung sind zwischenmenschliche Fähigkeiten entscheidend. Bereite dich darauf vor, Fragen zu Teamarbeit, Kommunikation und Konfliktlösung zu beantworten. Überlege dir spezifische Beispiele, die deine Skills in diesen Bereichen belegen.
✨Dein Interesse an der Branche zeigen
Zeige echtes Interesse an der Unternehmensberatung und der spezifischen Nische, in der Bertelsmann-Jobs tätig ist. Denk daran, dich über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche zu informieren und darüber zu sprechen, wie du dabei helfen kannst, Lösungen zu finden.
