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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Du übernimmst die HR-Administration und sorgst für einen reibungslosen Ablauf.
- Arbeitgeber: Das Berufsförderungsinstitut Wien ist ein innovatives Bildungsinstitut für Aus- und Weiterbildung.
- Mitarbeitervorteile: Attraktive Sozialleistungen, Essensgutscheine und flexible Arbeitszeiten warten auf dich.
- Warum dieser Job: Gestalte HR-Prozesse aktiv mit und arbeite in einem wertschätzenden Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kfm. Ausbildung und mindestens 5 Jahre Erfahrung im HR-Bereich erforderlich.
- Andere Informationen: Vorgängerin bleibt im Unternehmen für einen reibungslosen Wissenstransfer.
MIT FREUDE IN DIE ZUKUNFT. MIT FREUDE IN DEN JOB.
Unser Unternehmen
Das Berufsförderungsinstitut Wien ist als innovatives und zukunftsorientiertes Bildungsinstitut Partner für Aus- und Weiterbildung und steht für die Durchlässigkeit aller Bildungswege sowie die Steigerung der Lebensqualität der Menschen.
Sie sind organisiert, serviceorientiert und fühlen sich in der HR-Administration zu Hause? Dann freuen wir uns, wenn Sie unser Team mit Ihrem Know-how und Engagement verstärken!
HR-Generalist:in – Administration
Vollzeit 38 Wochenstunden
Ihr Aufgabenbereich
Sie übernehmen eine generalistische Rolle im Bereich HR-Administration und sorgen für eine effiziente, serviceorientierte und professionelle operative Abwicklung u. a. folgender Aufgaben:
- Erstellung und Abwicklung diverser Schriftstücke und Vereinbarungen (zB Befristungen, Dienstunterbrechungen, KV-Vorrückungen, Arbeitsbestätigungen, Dienstzeugnisse, Dienstjubiläen) inklusive Einholung der erforderlichen Freigaben
- Bearbeitung von Änderungsmeldungen (Kostenstelle, Abteilung, Arbeitszeit)
- Abwicklung von Weiterbildungsanträgen
- Pflege und Verwaltung der Personalakten
- Betreuung und Abwicklung von Benefits wie Essenszuschuss, Gutscheinen, Zusatzsicherung, Bildschirmbrille
- Bestellung von Visitenkarten
- Organisation und administrative Durchführung des Off-Boardings
- Verwaltung von HR-Bereichen im Intranet
- Erhebung und Aufbereitung von Personalkennzahlen für diverse Berichte
- Urlaubsvertretung für die Kollegin im Bereich Zeiterfassung
Starke Schnittstellenfunktion:
- Erste Ansprechperson für Mitarbeitende und Führungskräfte bei administrativen HR-Fragen
- Enge Zusammenarbeit und Abstimmung mit der Personalverrechnung
- Betreuung und Pflege von HR-Systemen (zB BMD/NTCS) – Prozessbetreuung und Systemnutzung
Gestalten statt verwalten:
- Mitgestaltung an der Weiterentwicklung bestehender HR-Prozesse
- Einbringen neuer Ideen und Impulse mit Fokus auf aktuelle HR-Trends und Technologien
Ihr Profil
- Abgeschlossene kfm. Ausbildung mit Schwerpunkt Personaladministration
- Mindestens 5 Jahre Erfahrung im HR-Bereich, idealerweise in einem dynamischen und komplexen Umfeld
- Erforderliche (Grund-) Kenntnisse: Arbeitsrecht, BMD/NTCS
- Hilfreich: Personalverrechnungs-Verständnis
- Hohes Maß an Eigenverantwortung, Genauigkeit und Priorisierungsstärke
- Strukturierte, lösungsorientierte, rechtskonforme, aber pragmatische Arbeitsweise
- Ausgeprägte Kommunikationsstärke, hohe Serviceorientierung und Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen
- Sehr gute MS Office-Kenntnisse
Wir bieten
- Eine interessante Tätigkeit in einem wertschätzenden und familienfreundlichen Umfeld
- Laufende fachliche und persönliche Weiterbildungsmöglichkeiten
- Attraktive Sozialleistungen (Essensgutscheine, Altersvorsorge etc.)
- Zusätzliche dienstfreie Tage
- Umfangreiche gesundheitsfördernde Angebote
- Großes Plus hinsichtlich Einschulung/Wissenstransfer: Vorgängerin bleibt im Unternehmen.
Abhängig von Berufserfahrung und Qualifikation bieten wir ein monatliches Bruttogehalt ab Euro 3.297,33 (Basis Vollzeit).
Wenn Sie Teil des Teams des führenden Instituts beruflicher Erwachsenenbildung in Wien werden wollen, freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung (zH Monika Moser).
Interessiert?
Erfahren Sie mehr über uns auf unserer Website:
HR-Generalist:in - Administration (m/w/d) Arbeitgeber: Berufsförderungsinstitut Wien (BFI Wien)
Kontaktperson:
Berufsförderungsinstitut Wien (BFI Wien) HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: HR-Generalist:in - Administration (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Freunden, die im HR-Bereich arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur und die spezifischen Anforderungen der Position geben.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über aktuelle Trends im HR-Bereich. Zeige in Gesprächen, dass du über Entwicklungen wie digitale HR-Tools oder neue Arbeitsrechtliche Regelungen Bescheid weißt. Das zeigt dein Engagement und deine Fachkompetenz.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf typische Fragen im HR-Bereich vor. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Personaladministration und deine Serviceorientierung unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Begeisterung für die Weiterentwicklung von HR-Prozessen. Bereite Ideen vor, wie du bestehende Abläufe optimieren könntest. Dies wird dir helfen, dich von anderen Bewerbern abzuheben und dein Interesse an der Position zu verdeutlichen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: HR-Generalist:in - Administration (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über das Berufsförderungsinstitut Wien. Besuche die offizielle Website, um mehr über deren Werte, Mission und die spezifischen Anforderungen der HR-Generalist:in-Position zu erfahren.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten im Bereich HR-Administration hervorhebt. Achte darauf, deine 5-jährige Erfahrung im HR-Bereich klar darzustellen und spezifische Kenntnisse wie Arbeitsrecht und BMD/NTCS zu betonen.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du deine Begeisterung für die Position und das Unternehmen ausdrückst. Gehe auf deine Kommunikationsstärke und Serviceorientierung ein und erläutere, wie du zur Weiterentwicklung bestehender HR-Prozesse beitragen kannst.
Dokumente überprüfen: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass dein Lebenslauf und das Motivationsschreiben gut strukturiert und fehlerfrei sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Berufsförderungsinstitut Wien (BFI Wien) vorbereitest
✨Bereite dich auf HR-spezifische Fragen vor
Da die Position einen starken Fokus auf HR-Administration hat, solltest du dich auf Fragen zu Arbeitsrecht, Personalverrechnung und den spezifischen HR-Prozessen vorbereiten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Kenntnisse in diesen Bereichen verdeutlichen.
✨Zeige deine Serviceorientierung
In der Rolle als HR-Generalist:in ist es wichtig, serviceorientiert zu arbeiten. Bereite Beispiele vor, die zeigen, wie du in der Vergangenheit Mitarbeitende und Führungskräfte unterstützt hast. Deine Kommunikationsstärke sollte dabei klar zum Ausdruck kommen.
✨Präsentiere deine organisatorischen Fähigkeiten
Die Position erfordert eine strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise. Sei bereit, über deine Erfahrungen in der Organisation von administrativen Prozessen zu sprechen und wie du Herausforderungen gemeistert hast. Dies könnte auch die Verwaltung von Personalakten oder das Off-Boarding betreffen.
✨Sei offen für neue Ideen
Das Unternehmen sucht jemanden, der aktiv zur Weiterentwicklung bestehender HR-Prozesse beiträgt. Überlege dir innovative Ansätze oder Trends im HR-Bereich, die du einbringen könntest, und sei bereit, diese im Interview zu diskutieren.
