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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Du wirst Empfangs- und Assistenzaufgaben übernehmen und das Team unterstützen.
- Arbeitgeber: Wir sind ein innovatives Unternehmen im Bereich Identity & Access Management in Berlin.
- Mitarbeitervorteile: Unbefristeter Vertrag, 30 Tage Urlaub, flexible Arbeitszeiten und zahlreiche Mitarbeiterangebote.
- Warum dieser Job: Arbeite eng mit Führungskräften zusammen und gestalte eine positive Arbeitsatmosphäre.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, Erfahrung in Assistenzpositionen und sehr gute MS-Office-Kenntnisse erforderlich.
- Andere Informationen: Betriebliches Gesundheitsmanagement und Unterstützung beim gesunden Arbeitsweg sind Teil unseres Angebots.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Zur Verstärkung unseres IAM-Teams in Berlin suchen wir ab sofort zur Festanstellung einen Office Manager & Executive Assistant (m/w/d). Diese Position bietet dir die Möglichkeit, eng mit unserem Vice President und dem Führungsteam der IAM (Identity & Access Management) zusammenzuarbeiten und einen wertvollen Beitrag im Bereich IAM zu leisten.
Aufgrund unseres kürzlichen Umzuges in die Stromstraße in Alt-Moabit, haben die administrativen Empfangstätigkeiten aktuell Vorrang. Grundsätzlich biete die Stelle eine gleichmäßige Aufteilung der folgenden Aufgabenbereiche:
- Empfangs- und administrative Tätigkeiten
- Betreuung des Empfangsbereichs und erste Ansprechperson für Besucher, Geschäftspartner und interne Mitarbeitende
- Telefonzentrale besetzen und Anrufe weiterleiten
- Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie Paketversand
- Bestellung von Büromaterialien sowie allgemeine administrative Unterstützung
- Sicherstellung eines professionellen und ordentlichen Empfangsbereichs sowie der Konferenzräume
- Assistenzaufgaben
- Unterstützung des VP IAM und des Teams bei administrativen Aufgaben
- Erstellung von Berichten, Auswertungen und Forecast-Abgleichen
- Koordination und Organisation von Meetings, Reisen und Veranstaltungen
- Kommunikation und Abstimmung mit internen und externen Partnern
- Pflege und Verwaltung von Dokumenten sowie CRM-Stammdaten
- Bearbeitung von Präsentationen für Meetings, Kunden und das Management
An mindestens 3 Tagen/Woche sollte im Office vor Ort gearbeitet werden.
Dein Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung in Assistenz- oder Empfangspositionen
- Bereitschaft, hauptsächlich aus dem Office in der Stromstraße zu arbeiten
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, vor allem Excel
- Organisationstalent und Teamfähigkeit
- Selbstständige und kundenorientierte Arbeitsweise
- Fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse
Unser Angebot:
- Unbefristeter Arbeitsvertrag und 30 Tage Urlaub
- Flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeitkonto, um Arbeit und Privatleben in Balance zu halten
- Betriebliche Rentenversicherung mit Zuschüssen
- Arbeitgeberfinanzierte Unfall- und Berufsunfähigkeitsversicherung
- Zuschüsse zum Jobticket für eine stressfreie Anreise
- Fahrrad-Leasing und Unterstützung beim gesunden Arbeitsweg
- Vielfältige Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
- Exklusive Mitarbeiterangebote von erstklassigen Herstellern und Marken
- Angenehme Arbeitsatmosphäre mit gelebter Du-Kultur
- Betriebliches Gesundheitsmanagement, einschließlich Yoga- und Rückenfitkurse
Bewirb dich jetzt über HeyJobs!
Office Manager & Executive Assistant (m/w/d) Arbeitgeber: Beta Systems Software AG
Kontaktperson:
Beta Systems Software AG HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager & Executive Assistant (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, Bekannten oder ehemaligen Kollegen, die möglicherweise bereits in der Branche arbeiten oder Kontakte zu unserem Unternehmen haben. Oftmals können persönliche Empfehlungen den Unterschied machen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die neuesten Trends im Bereich Identity & Access Management (IAM). Zeige in Gesprächen, dass du ein tiefes Verständnis für die Herausforderungen und Entwicklungen in diesem Bereich hast. Das wird dir helfen, dich von anderen Bewerbern abzuheben.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen vor, die während des Vorstellungsgesprächs gestellt werden könnten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Organisation und Kommunikation unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Begeisterung für die Position und das Unternehmen. Informiere dich über unsere Unternehmenskultur und Werte und bringe diese in deinen Gesprächen zur Sprache. Ein echtes Interesse kann einen positiven Eindruck hinterlassen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager & Executive Assistant (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle deine Motivation klar: Beginne dein Bewerbungsschreiben mit einer klaren und überzeugenden Erklärung, warum du dich für die Position des Office Managers & Executive Assistant interessierst. Betone, wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen zu den Anforderungen der Stelle passen.
Hebe relevante Erfahrungen hervor: Gehe in deinem Lebenslauf und Anschreiben auf spezifische Erfahrungen ein, die du in Assistenz- oder Empfangspositionen gesammelt hast. Nenne konkrete Beispiele, wie du administrative Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
Betone deine MS-Office-Kenntnisse: Da sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere in Excel, gefordert sind, solltest du in deiner Bewerbung konkret darauf eingehen. Erwähne, welche Programme du beherrschst und wie du sie in der Vergangenheit eingesetzt hast.
Präsentiere deine Teamfähigkeit: Die Stelle erfordert Organisationstalent und Teamfähigkeit. Beschreibe in deinem Anschreiben, wie du in der Vergangenheit erfolgreich im Team gearbeitet hast und welche Rolle du dabei eingenommen hast.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Beta Systems Software AG vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben eines Office Managers und Executive Assistants. Sei bereit, Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung zu nennen, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Zeige deine Organisationstalente
Da die Position viel Organisation erfordert, solltest du konkrete Beispiele für deine organisatorischen Fähigkeiten parat haben. Erkläre, wie du Meetings, Reisen oder Veranstaltungen effizient geplant und koordiniert hast.
✨Kommunikationsfähigkeiten betonen
Die Kommunikation mit internen und externen Partnern ist entscheidend. Bereite dich darauf vor, deine Kommunikationsstrategien zu erläutern und wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit verschiedenen Stakeholdern interagiert hast.
✨Technische Fähigkeiten hervorheben
Da sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere in Excel, gefordert sind, solltest du deine Erfahrungen mit diesen Programmen betonen. Erwähne spezifische Projekte oder Aufgaben, bei denen du diese Fähigkeiten eingesetzt hast.
