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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Empfange Gäste, organisiere Büroabläufe und unterstütze bei Veranstaltungen.
- Arbeitgeber: Führendes deutsches Softwareunternehmen mit innovativen Lösungen für Banken und Unternehmen.
- Mitarbeitervorteile: Unbefristeter Vertrag, 30 Tage Urlaub, betriebliche Altersvorsorge und Gesundheitsmanagement.
- Andere Informationen: Entwickle dich in einer lockeren Arbeitsatmosphäre mit vielen Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Werde die erste Ansprechperson in einem dynamischen und freundlichen Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, Organisationstalent und gute Kommunikationsfähigkeiten.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 35000 - 45000 € pro Jahr.
Wir sind ein unabhängiger, mittelständischer Softwareanbieter. 50 Prozent der größten europäischen Banken sowie öffentliche Einrichtungen und Unternehmen aller Branchen sichern ihre sensiblen Geschäftsprozesse mit unseren Lösungen ab. Hochwertige Softwareprodukte im Bereich Sicherheit und Nachvollziehbarkeit in der IT und zur automatisierten Verarbeitung größter Daten- und Dokumentenmengen lassen uns als deutsches Unternehmen zu einem der führenden Mittelständler in Europa zählen. Beta Systems wurde 1983 gegründet, ist im Freiverkehr (Basic Board) der Deutschen Börse gelistet und beschäftigt konzernweit über 600 Mitarbeitende. Neben dem Hauptsitz in Berlin befinden sich weitere wichtige Entwicklungsstandorte in Köln, München, Neustadt (Weinstraße), Warschau, Stettin, Breslau und Calgary.
Was du machst:
- Empfang und Betreuung von Gästen sowie Bedienung der Telefonzentrale
- Organisation von Zutritts- und Besucherausweisen sowie Post- und Paketmanagement
- Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien, Getränken und Obst
- Pflege und Organisation des Empfangsbereichs sowie der Konferenzräume
- Unterstützung bei internen und externen Veranstaltungen (Vorbereitung, Catering, Nachbereitung)
- Administrative Unterstützung, z. B. bei Rechnungsprüfung, Travel-Management (über TravelPerk) und als Schnittstelle zu Dienstleistern
- Ansprechpartner:in für Kolleg:innen bei Fragen rund um Büroorganisation und Standortservices
Wen wir suchen:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Erste Erfahrung am Empfang oder in einem dienstleistungsorientierten Umfeld
- Hohe Eigeninitiative, Flexibilität und Belastbarkeit
- Ausgeprägtes Organisationstalent sowie Verantwortungsbewusstsein
- Kommunikationsstärke und Freude an Teamarbeit
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (verhandlungssicher)
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Freundliches Auftreten und positive Ausstrahlung
Unser Angebot:
- Unbefristeter Arbeitsvertrag und 30 Tage Urlaub
- Feste Anwesenheitszeiten am Empfang, kombiniert mit Gleitzeitkonto
- Betriebliche Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss
- Arbeitgeberfinanzierte Unfall- und Berufsunfähigkeitsversicherung
- Zuschuss zum Jobticket
- Fahrrad-Leasing mit Zuschuss
- Kontinuierliche Weiterbildungs- und Weiterentwicklungsmöglichkeiten
- Exklusive Mitarbeiterangebote mit Sonderkonditionen für Produkte und Leistungen renommierter Hersteller und Marken
- Eine angenehme, lockere Arbeitsatmosphäre mit gelebter Du-Kultur
- Ein betriebliches Gesundheitsmanagement (Yoga- und Rückenfitkurse, Psychologie- und Facharztservice doQtor)
Kontakt: Konnten wir Dein Interesse wecken? Dann bewirb dich bitte über unseren Online-Bewerberfragebogen und werde unsere erste Ansprechperson im Headquarter!
Vivien Böhm Human Resources
Office Manager (m/w/d) Arbeitgeber: Beta Systems Software AG
Kontaktperson:
Beta Systems Software AG HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager bewirbst, schau dir die Unternehmenswebsite genau an und finde heraus, wer die Entscheidungsträger sind. Kontaktiere sie direkt über LinkedIn oder per E-Mail, um dein Interesse zu zeigen und einen persönlichen Eindruck zu hinterlassen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du typische Fragen für die Position recherchierst. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Organisationstalente und Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellen. So kannst du im Gespräch glänzen!
✨Tip Nummer 3
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die in der Branche arbeiten oder sogar bei Beta Systems. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen, was deine Chancen erhöht, die Stelle zu bekommen.
✨Tip Nummer 4
Vergiss nicht, nach dem Vorstellungsgespräch ein Dankeschön zu senden! Das zeigt nicht nur deine Wertschätzung, sondern hält dich auch im Gedächtnis der Personalverantwortlichen. Ein kurzer, freundlicher Nachsatz kann den Unterschied machen!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deiner Bewerbung durchscheinen und sei authentisch. Das macht einen großen Unterschied!
Mach es übersichtlich: Halte deine Bewerbung klar und strukturiert. Verwende Absätze und Aufzählungen, um wichtige Informationen hervorzuheben. So können wir schnell erkennen, was du drauf hast!
Betone deine Erfahrungen: Erzähle uns von deinen bisherigen Erfahrungen, besonders im Empfangs- oder Dienstleistungsbereich. Zeige, wie du deine Fähigkeiten in der Praxis eingesetzt hast und was du dabei gelernt hast.
Nutze unser Online-Formular: Bewirb dich direkt über unseren Online-Bewerberfragebogen auf unserer Website. So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert bei uns ankommt!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Beta Systems Software AG vorbereitest
✨Mach dich mit dem Unternehmen vertraut
Informiere dich über Beta Systems und deren Produkte. Verstehe, wie sie im Bereich Sicherheit und IT-Nachvollziehbarkeit arbeiten. Das zeigt dein Interesse und hilft dir, gezielte Fragen zu stellen.
✨Bereite dich auf typische Fragen vor
Überlege dir Antworten auf häufige Interviewfragen, wie z.B. deine Stärken und Schwächen oder Beispiele für deine Organisationstalente. Übe diese Antworten laut, um sicherer zu werden.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Position viel Kontakt mit Gästen und Kollegen erfordert, ist es wichtig, dass du während des Interviews klar und freundlich kommunizierst. Achte auf deine Körpersprache und halte Augenkontakt.
✨Frage nach den nächsten Schritten
Am Ende des Interviews kannst du nach dem weiteren Verlauf des Auswahlprozesses fragen. Das zeigt dein Interesse an der Stelle und gibt dir eine Vorstellung davon, wann du mit einer Rückmeldung rechnen kannst.