Sales Assistant für das Sales Management (m/w/d)

Wir sind ein unabhängiger, mittelständischer Softwareanbieter. 50 Prozent der größten europäischen Banken sowie öffentliche Einrichtungen und Unternehmen aller Branchen sichern ihre sensiblen Geschäftsprozesse mit unseren Lösungen ab. Hochwertige Softwareprodukte im Bereich Sicherheit und Nachvollziehbarkeit in der IT und zur automatisierten Verarbeitung größter Daten- und Dokumentenmengen lassen uns als deutsches Unternehmen zu einem der führenden Mittelständler in Europa zählen. Es gibt deutschlandweit vier Standorte in Berlin, München, Köln und Neustadt an der Weinstraße. Zusätzlich gibt es über 20 Tochtergesellschaften weltweit.

Die Position unterstützt den VP Sales sowie das Sales- und Presales-Team im Bereich des Rechenzentrums-Produktportfolios in organisatorischen, administrativen und analytischen Aufgaben. Sie entlastet die Leitung von Routinearbeiten, sichert die Qualität von Forecasts und Reports, gewährleistet die Pflege von CRM-Daten und koordiniert interne sowie externe Abstimmungsprozesse. Ziel ist die effiziente Steuerung von Vertriebs- und Planungsaktivitäten sowie die reibungslose Zusammenarbeit mit Kunden, Management und Fachbereichen.

• Reporting & Forecasts: Erstellung und Pflege von Forecasts, inkl. FC-Order- und Budget-Ist-Abgleichen; Aufbereitung und Zusammenfassung von Forecast-Inputs für das Management/Board; Erstellung und Konsolidierung von Plan-Ist-Vergleichen zu Umsatz, Kosten, Personal und Vertriebsgebieten.
• Auswertungen & Analysen: Erstellung von Auswertungen zu Produkten, Bestands- und Neukunden sowie Branchen; Sonderauswertungen für Vorstand, Kundenpräsentationen und interne Anforderungen; Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen für Kunden und Management.
• CRM & Stammdatenpflege: Pflege und Qualitätssicherung der CRM-Daten (HubSpot); Unterstützung des Sales-Teams in der Nutzung und Handhabung des CRM.
• Vertriebsunterstützung: Unterstützung bei Verkaufsförderungsmaßnahmen (z. B. Vor- und Nachbereitung von Mailings); Organisation und Betreuung von Kundenterminen sowie Empfang und Begleitung von Kunden; Verteilung von Produkt Downloads und Execution Keys.
• Personal- und Teamkoordination: Koordination von Zielvereinbarungen und Zielgesprächen für Sales und Presales; Quota-Ist-Vergleiche und Berichte an Controlling; Urlaubsplanung, Freigabe von Urlaubsanträgen und Vertreterregelungen; Organisation teaminterner Angelegenheiten, inkl. Feierlichkeiten und Anlässe.
• Meetings & Kommunikation: Planung, Terminierung, Vor- und Nachbereitung sowie Protokollierung von Meetings; Koordination von Sales-, Presales-, Board- und internationalen Meetings; Erstellung von Auswertungen, Präsentationen und Protokollen für interne und externe Termine.
• Administrative Aufgaben: Rechnungskontrolle und Freigabe nach Rücksprache mit Unterschriftsberechtigten; Reisekostenabrechnungen (Kontrolle, Freigabe und Unterstützung des Teams); Unterstützung bei Reisebuchungen sowie Bearbeitung eingehender E-Mails in Vertretung; Kalender- und Terminmanagement für die Sales-Leitung.

Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation. Sicherer Umgang mit MS-Office, insbesondere Excel (Pivot-Tabellen, Formeln) und PowerPoint. Kenntnisse im Umgang mit CRM-Systemen, idealerweise Hubspot. Idealerweise Erfahrung mit SAP. Erfahrung im Angebots- und Vertragswesen von Vorteil. Sehr gute analytische Fähigkeiten und Erfahrung in der Erstellung von Reports und Forecasts. Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit sowie selbstständige Arbeitsweise. Hohe Dienstleistungsorientierung und Organisationsgeschick.

Unbefristeter Arbeitsvertrag und 30 Tage Urlaub. Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Option und moderne Arbeitsmittel. Betriebliche Altersvorsorge, die von uns bezuschusst wird. Arbeitgeberfinanzierte Unfall- und Berufsunfähigkeitsversicherung. Zuschuss zum Jobticket Fahrrad-Leasing mit Zuschuss. Kontinuierliche Weiterbildungs- und Weiterentwicklungsmöglichkeiten. Exklusive Mitarbeiterangebote mit Sonderkonditionen für Produkte und Leistungen renommierter Hersteller und Marken. Eine angenehme und lockere Arbeitsatmosphäre mit gelebter Du-Kultur. Ein betriebliches Gesundheitsmanagement (Yoga- und Rückenfitkurse, Psychologie- und Facharztservice doQtor).

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