Office Manager and Executive Assistant - financial services company - 80%

Unser Kunde ist ein etabliertes, internationales Finanzdienstleistungsunternehmen mit Sitz im Raum Lausanne. Im Rahmen einer Nachfolgeplanung suchen sie einen erfahrenen Office Manager mit Erfahrung als Executive Assistant, um das Team der Büroverwaltung zu verstärken und einen Senior Exco-Mitglied zu unterstützen.

In dieser dualen Rolle kombinieren Sie umfassende Büroverwaltungsaufgaben für das Unternehmen mit dedizierter Unterstützung für das Senior Exco-Mitglied. Sie arbeiten im Team mit 2 Büroverwaltern, einschließlich des Leiters der Büroverwaltung, dem Sie berichten werden.

• 40% Büroverwaltung:
• Empfangs- und Besuchermanagement: Begrüßung von Gästen, Verwaltung von Ausweisen/Zugängen, Bearbeitung von Anrufen und Anfragen, Überwachung von Catering/Transport, Pflege des Empfangs und der Besprechungsräume.
• Facility Management: Kontakt mit allen Lieferanten und Verwaltung von Parkplätzen und Zugangssystemen.
• Administrative Unterstützung: Pflege gemeinsamer Kalender und Veröffentlichung von Unternehmenskommunikation im Intranet, Verwaltung von Ausgaben, Empfang und Verteilung von Post und Paketen an die relevanten Abteilungen.
• Onboarding & Bürooperationen: Verwaltung der Onboarding-Prozesse, Bestellung von Büromaterialien und Verhandlung von Vertragskonditionen mit Lieferanten.
• 40% Executive Assistant:
• Kalender- und Agenda-Management: Eigenverantwortliche Verwaltung des Kalenders des CIO, Priorisierung, Schutz der Fokuszeit und Sicherstellung, dass der CIO nie unvorbereitet zu einem Meeting oder einer Frist kommt.
• Dokumente: Formatierung und Korrekturlesen von Präsentationen/Memos für ExCo, Investment Board und Beratungsgremien – verantwortlich für die visuelle Qualität und Versionskontrolle, nicht für den Inhalt.
• Governance-Unterstützung: Verwaltung von IC-Einladungen, Teilnehmerlisten, Agenden; Aufrechterhaltung der Ablage-/Versionsdisziplin für Vorstands- und Ausschussmaterialien.
• E-Mail- und Kommunikationsmanagement: Verwaltung eines hochvolumigen Posteingangs, Entwurf routinemäßiger Korrespondenz im Namen des CIO nach Bedarf.
• Reise: Verwaltung aller Reisevorbereitungen des CIO von Anfang bis Ende und Verwaltung der Reisekosten.
• Stakeholder- und Beziehungskoordination: Koordination mit Abteilungsleitern zu den Ergebnissen, für die der CIO verantwortlich ist.
• Veranstaltungsmanagement: Vollständige Verantwortung für die beiden jährlichen Investitionstage, Einladungen, Agenda, Logistik der Redner, Durchführung am Tag selbst.
• Workstream- und Fristenverfolgung: Pflege eines einfachen, aktuellen Trackers der offenen Punkte und Fristen des CIO.

Anforderungen:

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung in der Büroverwaltung und als EA in einem Finanzdienstleistungsunternehmen oder einem verwandten Sektor.
• Erfahrung im Kontext der Unternehmensführung oder Unterstützung des Vorstands.
• Diskretion, Präzision und ein echtes Verständnis für das Umfeld der Finanzdienstleistungen.
• Verantwortungsbewusstsein, Proaktivität und Kreativität.
• Zuverlässigkeit, Förderung von Exzellenz im gesamten Unternehmen und Berücksichtigung seines Rufs zu jeder Zeit.
• Ruhe unter Druck; zuverlässig und konsistent in der Ausführung.
• Teamplayer, der unabhängig im EA-Mandat arbeitet und gleichzeitig zum breiteren Büroteam beiträgt.
• Ausgezeichnete Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Professionelles Niveau in Französisch.
• Fortgeschrittene IT-Kenntnisse und sicherer Umgang mit Microsoft (Outlook, Excel, PowerPoint, Word).

Sie werden in dieser Rolle und Organisation erfolgreich sein, wenn Sie Agilität, Zuverlässigkeit, Demut und Verantwortungsbewusstsein mitbringen.

Vorteile:

Die Möglichkeit, einem etablierten, aber menschlich geprägten Unternehmen beizutreten, das eine Kultur der Zusammenarbeit, Exzellenz, Demut und Transparenz pflegt. Eine Rolle mit Verantwortung, aber mit einem ganzen Team, das Sie unterstützt.