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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte Akten und unterstütze das Team in der Zentralregistratur.
- Arbeitgeber: Der Bezirk Schwaben ist ein wichtiger Partner für 2 Millionen Bürger in Bayern.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Gesundheitsförderung und ein tolles Betriebsklima warten auf dich!
- Andere Informationen: Die Stelle wird nach TVöD-VKA vergütet und bietet zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines engagierten Teams und entwickle deine Fähigkeiten in einer wertschätzenden Umgebung.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Berufsausbildung und gute PC-Kenntnisse sind erforderlich.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 30000 - 42000 € pro Jahr.
Der Bezirk Schwaben ist einer von sieben bayerischen Bezirken. Diese stellen nach den Gemeinden sowie den Landkreisen und kreisfreien Städten die dritte Ebene kommunaler Selbstverwaltung dar. Der Bezirk Schwaben versteht sich als verlässlicher Partner der Bürgerinnen und Bürger in Schwaben und übernimmt Aufgaben, die über die Zuständigkeiten der Gemeinden, Landkreise und kreisfreien Städte Schwabens hinausgehen. Mit seinen mehr als 800 Mitarbeitenden setzt er sich für soziale, gesundheitliche, bildungspolitische und kulturelle Bedarfe von etwa 2 Millionen Menschen hier in Schwaben ein. Das eröffnet spannende Perspektiven in den unterschiedlichsten Bereichen.
Der Bezirk Schwaben sucht zur Verstärkung des Teams der Registratur ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt einen
Mitarbeiter (m/w/d) für die Zentralregistratur in Vollzeit
Unsere Anforderungen
- abgeschlossene Berufsausbildung
- entsprechende Berufserfahrung wären von Vorteil
- Gute Grundkenntnisse am PC
- Motivation
- Teamfähigkeit
- Kommunikationsfähigkeit (in Bezug auf Rücksprache mit den Sachbearbeitenden)
- strukturierte Arbeitsweise und Teamfähigkeit
Ihre Aufgaben
1. Mitarbeit in der Zentralregistratur (einschließlich Koordinierung mit der Aktenführung des Büros des Bezirkstagspräsidenten) vor allem:
- Verwaltung des Aktenbestandes der Hauptverwaltung
- 1. Schriftgut den Akten zuordnen und abheften
- 2. Aktenausgabe und zurückkehrende Akten erfassen
- 3. Aktenneuanlage, Banderweiterungen und Aktenaussonderungen
- 4. Betreuung des Aktenplans, Vergabe von neuen Aktenzeichen
- 5. Wiedervorlagenverwaltung
- Verwaltung der abgeschlossenen Sozialhilfeakten
- Bearbeiten des Posteingangs der Hauptverwaltung
- Empfang und Verteilung bzw. Versendung von elektronischen Dokumenten über das besondere Behördenpostfach „beBPo“
- Eingehende Rechnungen scannen und in OK.FINN einstellen
2. Betreuung der Multifunktionsgeräte
3. Bücherei
- Verwaltung des Bücherbestandes
- Buchaus- und Rückgabe
- Verwaltung der Gesetzesblätter, Amtsblätter und Zeitschriften
- Verwaltung der Zeitschriftenumläufe
Wir bieten
- Einen vielseitigen Arbeitsplatz in einem engagierten Team mit gutem Betriebsklima und einer wertschätzenden Führungskultur
- Eine klare und strukturierte Heranführung an Ihre neue, verantwortungsvolle Tätigkeit
- Angebote zur individuellen Anpassung Ihrer Arbeit an Ihre aktuelle Lebenssituation wie flexible Arbeitszeiten (zwischen 6.00 und 20.00 Uhr) und ein vergünstigtes AVV/Deutschlandticket/DB-Firmenabo
- Ein umfassendes Corporate Benefits-Programm sowie diverse Angebote zur Gesundheitsförderung wie beispielsweise eine ergonomische Arbeitsplatzausstattung, Betriebliche Eingliederung und Gesundheitstage
- Die Möglichkeit zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung durch eine wertschätzende Führungskultur, umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, interne Entwicklungsmöglichkeiten sowie Teambuilding
- Eine Kantine in Augsburg mit inklusivem Konzept und regionalem Angebot
Die Stelle wird mit Entgeltgruppe 5 TVöD-VKA vergütet.
Wir haben Ihr Interesse geweckt und Sie möchten Teil des Bezirk Schwaben werden?
Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen, die Sie uns bitte über unser Bewerberportal (www.bezirk-schwaben.de/jobs) bis 08.09.2025 zukommen lassen.
Nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens werden die eingegangen Online-Bewerbungen zeitnah gelöscht.
Postalisch übersandte Bewerbungsunterlagen werden nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens nicht zurückgesandt und zeitnah vernichtet.
Für inhaltliche Fragen steht Ihnen Herr Greger gerne zur Verfügung (Telefon: 0821/3101-3934).
Informationen zum Bezirk Schwaben siehe www.bezirk-schwaben.de
Der Bezirk Schwaben fördert die berufliche Gleichstellung aller Personen, unabhängig von deren Geschlecht, Herkunft, Hautfarbe, Religion, Alter und sexueller Orientierung. Schwerbehinderte Bewerber und Bewerberinnen werden bei im Wesentlichen gleicher Eignung bevorzugt.
#J-18808-Ljbffr
Mitarbeiter (m/w/d) für die Zentralregistratur Arbeitgeber: Bezirk Schwaben
Kontaktperson:
Bezirk Schwaben HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeiter (m/w/d) für die Zentralregistratur
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben der Zentralregistratur und die Abläufe im Bezirk Schwaben. Ein gutes Verständnis der internen Prozesse kann dir helfen, in einem Vorstellungsgespräch gezielt zu zeigen, wie du zur Effizienz des Teams beitragen kannst.
✨Tip Nummer 2
Netzwerke mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern des Bezirks Schwaben. Sie können dir wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Mitarbeiter geben, was dir einen Vorteil im Auswahlprozess verschaffen kann.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, deine Teamfähigkeit und Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du erfolgreich im Team gearbeitet hast und wie du mit anderen kommuniziert hast.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Motivation für die Arbeit im öffentlichen Dienst. Informiere dich über aktuelle Themen und Herausforderungen im Bereich der sozialen und kulturellen Dienstleistungen in Schwaben, um im Gespräch zu zeigen, dass du dich für die Belange der Bürger interessierst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiter (m/w/d) für die Zentralregistratur
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige sorgfältig zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle Anforderungen verstehst und in deiner Bewerbung darauf eingehst.
Anschreiben individuell gestalten: Verfasse ein individuelles Anschreiben, das deine Motivation für die Stelle und deine relevanten Erfahrungen hervorhebt. Gehe konkret auf die Aufgaben der Zentralregistratur ein und erkläre, wie du zur Erfüllung dieser Aufgaben beitragen kannst.
Lebenslauf anpassen: Passe deinen Lebenslauf an die spezifischen Anforderungen der Stelle an. Betone relevante Berufserfahrungen und Fähigkeiten, die für die Arbeit in der Zentralregistratur wichtig sind, wie Teamfähigkeit und Kommunikationsfähigkeit.
Vollständige Unterlagen einreichen: Stelle sicher, dass du alle erforderlichen Dokumente einreichst, einschließlich Anschreiben, Lebenslauf und eventuell Zeugnisse. Überprüfe, ob alles vollständig und korrekt ist, bevor du deine Bewerbung über das Bewerberportal einreichst.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Bezirk Schwaben vorbereitest
✨Informiere dich über den Bezirk Schwaben
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dich gut über den Bezirk Schwaben informieren. Verstehe die Aufgaben und Ziele der Institution sowie die spezifischen Herausforderungen, mit denen sie konfrontiert ist. Dies zeigt dein Interesse und deine Motivation.
✨Bereite Beispiele für Teamarbeit vor
Da Teamfähigkeit eine wichtige Anforderung ist, solltest du konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung parat haben, die deine Fähigkeit zur Zusammenarbeit in einem Team verdeutlichen. Überlege dir, wie du Konflikte gelöst oder Projekte erfolgreich im Team umgesetzt hast.
✨Präsentiere deine PC-Kenntnisse
Gute Grundkenntnisse am PC sind gefordert. Bereite dich darauf vor, deine Erfahrungen mit relevanten Softwareanwendungen zu erläutern. Wenn du spezielle Programme oder Tools verwendet hast, die für die Stelle relevant sein könnten, erwähne diese.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeit
Da die Kommunikation mit Sachbearbeitenden wichtig ist, solltest du Beispiele nennen können, in denen du erfolgreich kommuniziert hast. Dies kann sowohl schriftliche als auch mündliche Kommunikation umfassen. Überlege dir, wie du Informationen klar und präzise vermittelt hast.