Registraturbeschäftigte (m/w/d) in Dezernat 47 / EG 5 Teil II TV-L in Köln

Die Bezirksregierung Köln sucht Registraturbeschäftigte (m/w/d) am Standort Köln Zeughausstraße in Dezernat 47 – zum nächstmöglichen Zeitpunkt – unbefristet.

Unser Auftrag: Gemeinsam das Rheinland gestalten! Die Bezirksregierung Köln ist eine moderne, leistungsfähige und bürgerfreundliche Landesbehörde. Sie ist der Motor für das Gemeinwohl und für positive Veränderungen im Rheinland und darüber hinaus. Wir kümmern uns um die zentralen Anliegen der Region und vertreten dabei viele Ministerien des Landes Nordrhein-Westfalen in den unterschiedlichsten Fachbereichen. Gestalten Sie mit unseren über 2200 Mitarbeitenden gemeinsam die Gegenwart und Zukunft des Regierungsbezirks für dessen 4,2 Millionen Einwohner:innen.

Ihr zukünftiges Aufgabengebiet: Die Registratur des Dezernats 47. Das Dezernat 47 der Bezirksregierung Köln ist zuständig für die 50.500 Beschäftigten an öffentlichen Schulen im Dienst des Landes Nordrhein-Westfalen. Wir begleiten Lehrkräfte und andere Beschäftigte durch ihr Berufsleben. Die Registratur ist dabei das "Rückgrat" des Dezernats. Hier werden die Personalakten in Papierform gepflegt, verwaltet und für die laufende Sachbearbeitung bereitgestellt.

Ihre Aufgaben: Ihr Aufgabengebiet im Dezernat 47 umfasst die eigenverantwortliche Führung einer Teilregistratur einschließlich der Pflege und Weiterentwicklung der Aktenleitdatei. Dazu gehören insbesondere:

• das Anlegen, Fortführen und Verwalten von Personal-, Genehmigungs- und Sammelakten,
• die strukturierte Zuordnung und Bearbeitung eingehender Vorgänge zu bestehenden Akten,
• das Führen und die Pflege der Aktenleitdatei,
• die Bearbeitung von Akten- und Vorgangsanforderungen sowie die zeitnahe Bereitstellung von Akten für die Sachgebiete,
• die Überwachung von Wiedervorlagen und die Sicherstellung einer fristgerechten Vorgangsbearbeitung,
• die Begleitung des gesamten Aktenlebenszyklus von der Anlage bis zur abschließenden Bearbeitung.

Hierbei übernehmen Sie insbesondere:

• die Vereinnahmung neuer Personalakten,
• die Ausgabe und Rücknahme von Personalakten,
• die eigenständige Durchführung des operativen Registraturbetriebs,
• die Bearbeitung und Strukturierung von Altakten im Rahmen der Kellerregistratur,
• die Vorbereitung und Mitwirkung bei der Vernichtung von Personalakten unter Beachtung der geltenden Vorgaben,
• die ordnungsgemäße Ablage von Schriftgut in den Personalakten,
• die Durchführung von Sonderaktionen der Zentralregistratur.

Was Sie mitbringen müssen:

Das Anforderungsprofil Fachlich:

• abgeschlossene juristisch- oder verwaltungsgeprägte Ausbildung, z. B. Verwaltungsfachangestellte, Kaufleute für Büromanagement.
• Ein sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen ist erwünscht.

Persönlich:

• sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift in der deutschen Sprache
• Personalakten bis 5 kg auch "über Kopf" ein- und aussortieren können
• hohes Interesse an der Aufgabe
• Freude daran, mit einem Kollegium im Team zu arbeiten
• hohe Sorgfalt und Genauigkeit bei der Arbeit sowie im Umgang mit sensiblen Daten
• Verschwiegenheit und Verantwortungsbewusstsein
• Organisationsfähigkeit und Routine im Arbeitsalltag
• Hohe Serviceorientierung in der Zusammenarbeit
• die regelmäßige Übernahme von Vertretungen und Hilfsbereitschaft

Ihre Benefits Soziale Verantwortung und sinnstiftende Tätigkeit:

• das Gemeinwohl steht im Vordergrund unserer Tätigkeiten
• spannender, gesellschaftlicher Mehrwert
• aktuelle politische Bezüge

Work-Life-Balance und familienfreundliche Arbeitsbedingungen:

• flexibler Arbeitszeitrahmen von 6.30 bis 20.00 Uhr
• grundsätzlich keine Kernarbeitszeit
• Teilzeitmöglichkeiten
• bis zu 30 Urlaubstage sowie zusätzliche arbeitsfreie Tage, z.B. an Heiligabend, Silvester und i.d.R. Rosenmontag

Attraktive Vergütung und ein sicherer Arbeitsplatz:

• tarifgebundene Bezahlung im Rahmen des TV-L mit Jahressonderzahlung
• betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
• Corporate Benefits
• krisensicheres Arbeitsumfeld
• unbefristetes Arbeitsverhältnis

Betriebliches Gesundheitsmanagement:

• Gesundheitsprogramme und Sportangebote
• ergonomische Arbeitsplätze und gesundheitsfördernde Maßnahmen

Weiterbildung und Karriereentwicklung:

• umfangreiche Fort- und Weiterbildungsangebote
• Möglichkeiten für berufsbegleitende Qualifikationen

Starkes Team und attraktives Arbeitsumfeld:

• guter Teamspirit und wertschätzende Arbeitsatmosphäre
• gute Verkehrsanbindung, sowie Kioske und Kantinen an unseren Hauptstandorten
• behördliche Feste wie das Betriebsfest sowie karnevalistische Veranstaltungen

Ihre Bewerbung: Ihre Bewerbung senden Sie uns direkt über unser Karriereportal Bewerbung.NRW. Dort registrieren Sie sich einmalig, geben Ihre Daten ein und laden ein PDF-Dokument [Vorname-Nachname] mit allen Bewerbungsunterlagen hoch. Bitte beachten Sie, dass wir nur vollständige, über unser Bewerbungsportal eingereichte Bewerbungen im weiteren Auswahlprozess berücksichtigen können. Bei unvollständigen Unterlagen behalten wir uns die Ablehnung der Bewerbung vor.

Checkliste Bewerbungsunterlagen:

• Anschreiben
• Lebenslauf
• Qualifikationsnachweise
• Arbeitszeugnisse
• Ggf. Schwerbehindertenausweis oder Nachweis über die Gleichstellung
• Ggf. Aufenthaltserlaubnis mit Arbeitserlaubnis

Bewerben Sie sich bis zum 21.10.2026.

Hinweise: Eine Vorauswahl erfolgt auf Grundlage der eingereichten Unterlagen. Es ist vorgesehen, vor der Entscheidung über die Stellenbesetzung Auswahlgespräche zu führen. Das Auswahlverfahren findet im Rahmen eines strukturierten Interviews statt. Das Beschäftigungsverhältnis richtet sich nach dem Tarifvertrag der Länder (TV-L).

Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich. Das Land Nordrhein-Westfalen fördert die berufliche Entwicklung von Frauen. In Bereichen, in denen Frauen noch unterrepräsentiert sind, werden sie bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Dies gilt auch für Gleichgestellte im Sinne des § 2 SGB IX oder für Personen, die danach gleichgestellt werden können. Eine Kopie des Schwerbehindertenausweises bzw. des Gleichstellungsbescheides ist den Bewerbungen beizufügen. Die Bewerbungen von Personen mit Einwanderungsgeschichte werden begrüßt. Wir setzen auf Vielfalt, lehnen Diskriminierung ab und denken nicht in Kategorien wie etwa Geschlecht, ethnische Herkunft, Religion, Behinderung, Alter oder sexuelle Identität.

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Bitte beachten Sie in Bezug auf Ihre Bewerbung unsere Hinweise zum Datenschutz im Bewerbungsverfahren.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!