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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze unser Projektteam bei der Koordination und Dokumentation von spannenden Projekten.
- Arbeitgeber: Dynamisches Unternehmen mit einem kreativen und unterstützenden Team.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Teilzeitoption und die Möglichkeit, remote zu arbeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines innovativen Teams und entwickle deine Fähigkeiten in der Projektassistenz.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung in Büroorganisation und IT-Projekten, gute MS Office-Kenntnisse.
- Andere Informationen: Tolle Entwicklungsmöglichkeiten in einem agilen Arbeitsumfeld.
Als Projektassistenz (m/w/d) sind Sie die erste Anlaufstelle für unser Projektteam und koordinieren Projekte in Abstimmung mit den Leitungsfunktionen.
Ihr Aufgabengebiet:
- Sie unterstützen die Projektleitung bei der Erstellung und Aktualisierung von Projektdokumenten (z.B. Projektpläne, Risikomanagement, Projektcontrolling, Berichte, Checklisten) und sorgen damit für eine transparente Steuerung der Projekte.
- Sie setzen Projekttermine und Kundenmeetings auf, bereiten sie vor und erstellen aussagekräftige Protokolle.
- ITIL-relevante Projektdokumente werden von Ihnen aufgesetzt und nachverfolgt.
- Anlegen, Pflegen und Nachverfolgen einer „Offene Punkte Liste (OPL).
- Sie pflegen eigenverantwortlich den projektspezifischen Datenraum in JIRA, Confluence, SharePoint und MS Teams und übernehmen allgemeine Administrationsaufgaben.
- Eine sehr eigenständige Arbeit ist Ihre Stärke und sie bringen sich proaktiv in den von Ihnen begleiteten Projekten ein.
Ihr Profil:
- Sie haben eine Ausbildung als Büro- oder Industriekaufmann (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation – ein Background im IT-Umfeld wäre von Vorteil.
- Idealerweise verfügen Sie über mindestens zwei Jahre Erfahrung als Assistenz in IT-Projekten, am besten nach IPMA-Standard.
- Sie bringen fundierte Kenntnisse in projektunterstützenden Aufgaben mit: Sie sind vertraut mit der Erstellung / Pflege der Projektplanungsdokumente, der Protokollierung, der Terminkoordination und dem Projektcontrolling.
- Erste Erfahrungen im agilen Projektmanagement sind von Vorteil.
- Sie beherrschen MS Project, MS Visio und die MS Office-Umgebung und haben Grundkenntnisse mit JIRA und Confluence.
- Mit Ihrer strukturierten, proaktiven und eigenständigen Arbeitsweise liefern Sie auch unter Zeitdruck zuverlässig hochwertige Ergebnisse.
- Kommunikationsstärke, Präsentations- und Organisationsgeschick, eine ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung, sowie gute Deutschkenntnisse (C1) runden Ihr Profil ab.
Projekt-Assistenz (m/w/d), Teilzeit Arbeitgeber: BG-Phoenics GmbH
Kontaktperson:
BG-Phoenics GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Projekt-Assistenz (m/w/d), Teilzeit
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Projekt-Assistenz bewirbst, zeige dein Interesse, indem du direkt Kontakt mit dem Team aufnimmst. Frag nach, wie du deine Fähigkeiten am besten einbringen kannst und was sie von dir erwarten.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die in ähnlichen Positionen arbeiten oder bereits im Unternehmen sind. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich gut auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Projekte, an denen das Team arbeitet, und über die Tools, die sie nutzen. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen erfüllst, sondern auch einen echten Mehrwert bieten kannst.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt, dass du motiviert bist und die Initiative ergreifst. Außerdem hast du so die besten Chancen, dass deine Bewerbung schnell gesehen wird.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Projekt-Assistenz (m/w/d), Teilzeit
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Verwende eine authentische Sprache und lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Das macht deine Bewerbung einzigartig und hebt dich von anderen ab.
Pass auf die Details auf!: Achte darauf, dass deine Unterlagen fehlerfrei sind. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Lass deine Bewerbung am besten von jemand anderem gegenlesen, um sicherzugehen, dass alles klar und verständlich ist.
Beziehe dich auf die Stellenbeschreibung!: Schau dir die Anforderungen in der Stellenbeschreibung genau an und passe deine Bewerbung entsprechend an. Zeige, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Aufgaben passen, die du als Projektassistenz übernehmen würdest.
Bewirb dich über unsere Website!: Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist die Bewerbung über unsere Website. Dort findest du alle Informationen und kannst sicherstellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei BG-Phoenics GmbH vorbereitest
✨Verstehe die Projektassistenz-Rolle
Mach dich mit den spezifischen Aufgaben der Projektassistenz vertraut. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen in der Unterstützung von Projektleitern und der Erstellung von Projektdokumenten dir helfen können, in dieser Rolle erfolgreich zu sein.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an konkrete Situationen aus deiner Vergangenheit, in denen du erfolgreich Projekte koordiniert oder Dokumente erstellt hast. Diese Beispiele kannst du im Interview nutzen, um deine Fähigkeiten und Erfahrungen zu untermauern.
✨Zeige deine IT-Kenntnisse
Da ein Hintergrund im IT-Umfeld von Vorteil ist, solltest du deine Kenntnisse in MS Project, JIRA und Confluence betonen. Bereite dich darauf vor, Fragen zu diesen Tools zu beantworten und vielleicht sogar zu erklären, wie du sie in früheren Projekten eingesetzt hast.
✨Kommunikation ist der Schlüssel
Da Kommunikationsstärke gefordert ist, übe, klar und präzise zu kommunizieren. Überlege dir, wie du komplexe Informationen einfach erklären kannst, und sei bereit, deine Präsentationsfähigkeiten unter Beweis zu stellen.
