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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Projektteam bei der Koordination und Dokumentation von spannenden Projekten.
- Arbeitgeber: Dynamisches Unternehmen mit einem kreativen und unterstützenden Team.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, wertvolle Erfahrungen und die Möglichkeit zur persönlichen Weiterentwicklung.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines innovativen Teams und gestalte Projekte aktiv mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung in der Projektassistenz und gute Kenntnisse in MS Office und JIRA.
- Andere Informationen: Tolle Karrierechancen in einem wachsenden Umfeld.
Als Projektassistenz (m/w/d) sind Sie die erste Anlaufstelle für unser Projektteam und koordinieren Projekte in Abstimmung mit den Leitungsfunktionen.
Ihr Aufgabengebiet:
- Sie unterstützen die Projektleitung bei der Erstellung und Aktualisierung von Projektdokumenten (z.B. Projektpläne, Risikomanagement, Projektcontrolling, Berichte, Checklisten) und sorgen damit für eine transparente Steuerung der Projekte.
- Sie setzen Projekttermine und Kundenmeetings auf, bereiten sie vor und erstellen aussagekräftige Protokolle.
- ITIL-relevante Projektdokumente werden von Ihnen aufgesetzt und nachverfolgt.
- Anlegen, Pflegen und Nachverfolgen einer „Offene Punkte Liste (OPL).
- Sie pflegen eigenverantwortlich den projektspezifischen Datenraum in JIRA, Confluence, SharePoint und MS Teams und übernehmen allgemeine Administrationsaufgaben.
- Eine sehr eigenständige Arbeit ist Ihre Stärke und sie bringen sich proaktiv in den von Ihnen begleiteten Projekten ein.
Ihr Profil:
- Sie haben eine Ausbildung als Büro- oder Industriekaufmann (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation – ein Background im IT-Umfeld wäre von Vorteil.
- Idealerweise verfügen Sie über mindestens zwei Jahre Erfahrung als Assistenz in IT-Projekten, am besten nach IPMA-Standard.
- Sie bringen fundierte Kenntnisse in projektunterstützenden Aufgaben mit: Sie sind vertraut mit der Erstellung / Pflege der Projektplanungsdokumente, der Protokollierung, der Terminkoordination und dem Projektcontrolling.
- Erste Erfahrungen im agilen Projektmanagement sind von Vorteil.
- Sie beherrschen MS Project, MS Visio und die MS Office-Umgebung und haben Grundkenntnisse mit JIRA und Confluence.
- Mit Ihrer strukturierten, proaktiven und eigenständigen Arbeitsweise liefern Sie auch unter Zeitdruck zuverlässig hochwertige Ergebnisse.
- Kommunikationsstärke, Präsentations- und Organisationsgeschick, eine ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung, sowie gute Deutschkenntnisse (C1) runden Ihr Profil ab.
Projekt-Assistenz (Teilzeit) Arbeitgeber: BG-Phoenics GmbH
Kontaktperson:
BG-Phoenics GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Projekt-Assistenz (Teilzeit)
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich auf eine Stelle bewirbst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Zeige dein Interesse und stelle Fragen zu den Projekten, an denen du arbeiten würdest.
✨Tipp Nummer 2
Nutze Networking! Verbinde dich mit Leuten aus der Branche über LinkedIn oder andere Plattformen. Oft erfährt man so von offenen Stellen, bevor sie offiziell ausgeschrieben werden.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich gut auf Vorstellungsgespräche vor! Informiere dich über die Projekte des Unternehmens und überlege dir, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten dazu passen. Das zeigt, dass du wirklich interessiert bist.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So hast du die besten Chancen, gesehen zu werden. Wir freuen uns darauf, talentierte Leute wie dich in unserem Team willkommen zu heißen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Projekt-Assistenz (Teilzeit)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Verwende eine authentische Sprache und lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Das macht deine Bewerbung einzigartig.
Pass auf die Details auf!: Achte darauf, dass deine Unterlagen ordentlich und fehlerfrei sind. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Lass deine Bewerbung von jemandem gegenlesen!
Beziehe dich auf die Stellenbeschreibung!: Schau dir die Anforderungen genau an und passe deine Bewerbung entsprechend an. Zeige, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Aufgaben der Projektassistenz passen. Das zeigt uns, dass du die Stelle wirklich willst!
Bewirb dich über unsere Website!: Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist die Bewerbung über unsere Website. So stellst du sicher, dass deine Unterlagen direkt bei uns landen und wir sie schnell bearbeiten können.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei BG-Phoenics GmbH vorbereitest
✨Verstehe die Projektmanagement-Tools
Mach dich mit den Tools vertraut, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden, wie JIRA, Confluence und MS Project. Zeige im Interview, dass du nicht nur die Grundlagen kennst, sondern auch, wie du diese Tools effektiv zur Unterstützung von Projekten einsetzen kannst.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Überlege dir spezifische Situationen aus deiner bisherigen Erfahrung, in denen du erfolgreich Projekte koordiniert oder unterstützt hast. Sei bereit, diese Beispiele zu teilen, um deine Fähigkeiten in der Projektassistenz zu demonstrieren.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle viel Kommunikation erfordert, solltest du im Interview klar und strukturiert sprechen. Übe, wie du Informationen prägnant und verständlich präsentieren kannst, und sei bereit, Fragen zu beantworten, die deine Kommunikationsstärke testen.
✨Sei proaktiv und zeige Eigenverantwortung
Betone deine Fähigkeit, eigenständig zu arbeiten und proaktiv Lösungen zu finden. Gib Beispiele dafür, wie du in der Vergangenheit Initiative ergriffen hast, um Herausforderungen in Projekten zu meistern und wie du zur Verbesserung von Prozessen beigetragen hast.
