Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze ein dynamisches Team in der Biotechnologie mit Organisation und Kommunikation.
- Unternehmen: Technische Fakultät der Universität Bielefeld - jung, forschungsstark und innovativ.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und eine offene Arbeitskultur.
- Weitere Informationen: Teilzeitstelle mit tollen Entwicklungsmöglichkeiten und einem engagierten Team.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Biotechnologie und arbeite in einem inspirierenden Umfeld.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich und gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
In der Technischen Fakultät ist folgende Position zu besetzen:
- Start: nächstmöglich
- Teilzeit 50 %
- Vergütung nach E8 TV-L
- unbefristet
Ihr Arbeitsbereich als Teamassistent*in / Office Manager*in (m/w/d) liegt in einer neu gegründeten Gruppe der Technischen Fakultät im Bereich der Biotechnologie. Perspektivisch werden Sie Teil eines Officepools, der aufgabenbezogene Schwerpunkte mehrerer Gruppen betreut.
Die Technische Fakultät umfasst die Fachbereiche Informatik und Biotechnologie. Wir sind eine junge, dynamische und forschungsstarke Fakultät mit 21 Forschungsgruppen, 240 Mitarbeiter*innen und knapp 1400 Studierenden. Wir bilden den Nachwuchs für die zukünftigen Herausforderungen unserer Gesellschaft aus. Wir forschen und kooperieren mit nationalen und internationalen Partner*innen aus Wissenschaft, Wirtschaft und Gesellschaft und sind gleichzeitig fest in unserer Region Ostwestfalen Lippe verankert.
Sind Sie bereit, Ihr Organisationstalent und Ihre Kommunikationsfähigkeit in einem dynamischen Umfeld unter Beweis zu stellen? Werden Sie Teil unserer Fakultät und gestalten Sie gemeinsam mit uns die Zukunft. Wir bieten Ihnen abwechslungsreiche und spannende Tätigkeiten mit kurzen Kommunikationswegen sowie eine offene und wertschätzende Arbeits- und Gesprächskultur.
Ihre Aufgaben
- erste Anlaufstelle für die Mitarbeiter*innen, Gastwissenschaftler*innen und Hilfskräfte der Arbeitsgruppe für Anliegen und Auskünfte aller Art
- administrative und organisatorische Unterstützung der Gruppenleitung und des gesamten Teams
- Koordination und Organisation der typischen Abläufe in der Gruppe (z. B. Betreuung von Mitarbeiter*innen und Gastwissenschaftler*innen, Reisekostenabrechnungen, Beschaffungen, Inventarisierung, Pflege der Homepage, Schlüsselverwaltung, Buchungen von Räumen, Terminkoordination und -vereinbarung)
- Schnittstellenfunktion zu internen und externen Kund*innen und Fachabteilungen
- Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen (Meetings und Tagungen)
- Übernahme von Vertretung von Kolleg*innen in den anderen Gruppen der Fakultät
- Zusammenarbeit mit der Fakultätsverwaltung bei:
- Vorbereitung von Personalmaßnahmen
- Finanzplanung von Beschaffungen, Reisekosten sowie Personalkosten für Hilfskräfte
- Überwachung des Mittelabflusses sowie der verfügbaren Mittel der Gruppe
- Finanzierungsprüfungen von Drittmittelprojekten
- Verwaltung von Prüfungen und Abwicklung von Masterbewerbungen
Unser Angebot
- Vergütung nach E8 TV-L
- unbefristet
- Teilzeit 50 %
- interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
- Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
- Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- flexible Arbeitszeiten und grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
- gute Verkehrsanbindung
- betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
- vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten etc.)
Das erwarten wir
- abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Ausbildungsberuf (z. B. als Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I, Industriekauffrau*mann, Fremdsprachensekretär*in, Sekretär*in, Kauffrau*mann für Büromanagement, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte*r)
- alternativ: sonstige abgeschlossene Ausbildung bzw. Qualifikation mit mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung
- sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (in Wort und Schrift)
- technische Fähigkeiten und sichere Beherrschung der wesentlichen Bürosoftware (MS Office)
- gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit
- Fähigkeit und Freude in Teams zusammenzuarbeiten
- ausgeprägtes Organisationstalent und gutes Zeitmanagement
- sehr gute Auffassungsgabe und Souveränität sowie Fähigkeit und Bereitschaft, sich neue und komplexe Inhalte schnell zu erschließen und sie lösungsorientiert anzugehen
- selbstständiges Arbeiten in eigener Verantwortung und ausgeprägte Serviceorientierung
- die Bereitschaft, sich an wechselnde Anforderungen anzupassen und proaktives Handeln
Das wünschen wir uns
- Berufserfahrung in den Bereichen Teamassistenz / Officemanagement, optimalerweise in der Betreuung von Teams oder im Hochschulumfeld
- Erfahrung im Bereich von Personalmaßnahmen
- Erfahrung im Bereich der Finanzplanung und Ressourcenüberwachung
- Erfahrungen im internationalen Umfeld / mit internationalen Kund*innen
- Erfahrungen im Umgang mit SAP
- Erfahrungen in der Erstellung von Statistiken und Auswertungen mit Excel
Interessiert? Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über den unten stehenden Button "JETZT BEWERBEN" erreichen.
Bewerbungsfrist: 02.06.2025
Jetzt bewerben
Anschrift
Universität Bielefeld
Dekanat der Technischen Fakultät
Daniela Isert
Postfach 10 01 313
3501 Bielefeld
Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert. Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk. Bewerbungen von geeigneten schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeit vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.
Teamassistent*in / Office Manager*in (m/w/d) Arbeitgeber: Bielefeld University
Die Fakultät für Physik an der Universität Bielefeld bietet eine hervorragende Arbeitsumgebung für Wissenschaftler, die sich in einem dynamischen und unterstützenden Team weiterentwickeln möchten. Mit einem klaren Fokus auf die nachhaltige Nutzung von Forschungsdaten und der Umsetzung der FAIR-Prinzipien, profitieren Mitarbeiter von vielfältigen internen und externen Weiterbildungsmöglichkeiten sowie einer ausgewogenen Work-Life-Balance. Die enge Zusammenarbeit mit renommierten Forschungszentren wie DESY und Jülich ermöglicht es, an innovativen Projekten zu arbeiten und gleichzeitig die eigene akademische Qualifikation voranzutreiben.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Teamassistent*in / Office Manager*in (m/w/d) erhalten könntest
✨Netzwerken über Branchenveranstaltungen
Such nach Konferenzen und Messen in der Biotechnologie, die in der Nähe stattfinden. Diese Events sind eine super Gelegenheit, um direkt mit Leuten von Unternehmen wie Bielefeld University zu quatschen, mehr über deren aktuelle Projekte zu erfahren und deinen ersten Fuß in die Tür zu bekommen.
✨LinkedIn-Gruppen beitreten
Schau dir LinkedIn-Gruppen an, die sich auf Biotechnologie konzentrieren. Hier kannst du Fragen stellen, dich an Diskussionen beteiligen und herausfinden, welche Fähigkeiten gerade gefragt sind. Vielleicht bemerkst du auch, dass jemand von Bielefeld University aktiv ist und du direkt Kontakt aufnehmen kannst.
✨Praktische Erfahrungen durch Nebenprojekte
Nutze deine Freizeit, um an kleinen Projekten oder Forschungsarbeiten in der Biotechnologie zu arbeiten. Das zeigt Initiative und gibt dir nicht nur mehr Wissen, sondern auch etwas Konkretes zum Zeigen bei Bewerbungsgesprächen, wenn du für die Vollzeitstelle bei Bielefeld University vorsprichst.
✨Wie bei uns: Durch eigene Initiativen hervorstechen
Wir wissen, dass Selbstinitiativen gefragt sind! Wenn du dich in der Biotechnologie bewähren möchtest, kannst du zum Beispiel einen Blog über aktuelle Trends starten oder an Open-Source-Projekten mitarbeiten. Zeig deine Leidenschaft und wieso gerade du perfekt zu Bielefeld University passt.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Teamassistent*in / Office Manager*in (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Hebe deine Biotechnologie-Expertise hervor:Da es sich um ein Vollzeit-Stellenangebot im Bereich Biotechnologie handelt, solltest du deine relevanten Kenntnisse und Erfahrungen klar und deutlich präsentieren. Achte darauf, spezifische Projekte oder Forschungen, an denen du gearbeitet hast, zu erwähnen und welche Techniken oder Technologien du dabei verwendet hast.
Verweise auf relevante Zertifikate oder Abschlüsse:Im Bereich Biotechnologie sind bestimmte Abschlüsse und Zertifikate besonders wichtig. Stelle sicher, dass dein Lebenslauf deine akademische Ausbildung und eventuell relevante Zertifikate, wie beispielsweise Laborzertifikate, gut zur Geltung bringt. Diese könnten für Bielefeld University entscheidend sein, um deine Qualifikation für Teamassistent*in / Office Manager*in (m/w/d) zu unterstreichen.
Erkläre deine Motivation für den Einstieg:In deinem Motivationsschreiben solltest du klar herausstellen, warum du gerade bei Bielefeld University im Bereich Biotechnologie arbeiten möchtest. Vielleicht hast du ein persönliches Interesse an der Biotechnologie oder bewunderst die Projekte, die das Unternehmen durchführt. Zeig uns, was dich antreibt und warum du ein wertvolles Mitglied im Team sein würdest!
Lass deine Leidenschaft durchscheinen:Nutze die Gelegenheit, in deinem Anschreiben oder Lebenslauf zu zeigen, was dich an der Biotechnologie fasziniert. Zeige in deinen Worten, dass du für diesen Bereich brennst und bereit bist, deine Kenntnisse und Fähigkeiten in einem Vollzeitjob bei Bielefeld University einzubringen. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Bielefeld University vorbereitet
✨Verstehe die biologischen Grundlagen
Egal, ob es um Labortechniken oder molekulare Biologie geht – mach dich mit den grundlegenden biologischen Konzepten vertraut, die für das Unternehmen wichtig sind. Bei einem Gespräch mit Bielefeld University könnten dir technische Fragen zu Experimenten oder spezifischen Methoden gestellt werden, also sei vorbereitet, deine Kenntnisse überzeugend zu präsentieren.
✨Portfolio der bisherigen Projekte
Stell sicher, dass du eine Auswahl von Projekten hast, die du während des Interviews präsentieren kannst. Das könnte alles von Praktika bis zu Uni-Projekten sein, die deine praktischen Fähigkeiten in der Biotechnologie demonstrieren. Dadurch zeigst du nicht nur deine Erfahrung, sondern auch dein Engagement für das Fachgebiet.
✨Soft Skills sind wichtig!
In der Biotechnologie sind Teamarbeit und Kommunikationsfähigkeiten entscheidend. Sei bereit, Beispiele zu geben, in denen du erfolgreich im Team gearbeitet hast oder komplexe Informationen einfach vermitteln konntest. Bielefeld University wird wahrscheinlich wissen wollen, wie du dich in einem Team von Wissenschaftlern einbringst.
✨Bleibe auf dem neuesten Stand – auch mit aktuellen Entwicklungen
Schau dir einige der neuesten Trends oder Technologien in der Biotechnologie an, wie CRISPR oder personalisierte Medizin. Wenn du über aktuelle Themen sprichst, zeigst du nicht nur dein Interesse an der Branche, sondern kannst auch deine Initiativen zur kontinuierlichen Weiterbildung unter Beweis stellen, was für Bielefeld University sicher beeindruckend ist.
