Teamassistent*in / Office Manager*in (m/w/d)

In der Technischen Fakultät ist folgende Position zu besetzen:

• Start: nächstmöglich
• Teilzeit 50 %
• Vergütung nach E8 TV-L
• unbefristet

Ihr Arbeitsbereich als Teamassistent*in / Office Manager*in (m/w/d) liegt in einer neu gegründeten Gruppe der Technischen Fakultät im Bereich der Biotechnologie. Perspektivisch werden Sie Teil eines Officepools, der aufgabenbezogene Schwerpunkte mehrerer Gruppen betreut.

Die Technische Fakultät umfasst die Fachbereiche Informatik und Biotechnologie. Wir sind eine junge, dynamische und forschungsstarke Fakultät mit 21 Forschungsgruppen, 240 Mitarbeiter*innen und knapp 1400 Studierenden. Wir bilden den Nachwuchs für die zukünftigen Herausforderungen unserer Gesellschaft aus. Wir forschen und kooperieren mit nationalen und internationalen Partner*innen aus Wissenschaft, Wirtschaft und Gesellschaft und sind gleichzeitig fest in unserer Region Ostwestfalen Lippe verankert.

Sind Sie bereit, Ihr Organisationstalent und Ihre Kommunikationsfähigkeit in einem dynamischen Umfeld unter Beweis zu stellen? Werden Sie Teil unserer Fakultät und gestalten Sie gemeinsam mit uns die Zukunft. Wir bieten Ihnen abwechslungsreiche und spannende Tätigkeiten mit kurzen Kommunikationswegen sowie eine offene und wertschätzende Arbeits- und Gesprächskultur.

Ihre Aufgaben

• erste Anlaufstelle für die Mitarbeiter*innen, Gastwissenschaftler*innen und Hilfskräfte der Arbeitsgruppe für Anliegen und Auskünfte aller Art
• administrative und organisatorische Unterstützung der Gruppenleitung und des gesamten Teams
• Koordination und Organisation der typischen Abläufe in der Gruppe (z. B. Betreuung von Mitarbeiter*innen und Gastwissenschaftler*innen, Reisekostenabrechnungen, Beschaffungen, Inventarisierung, Pflege der Homepage, Schlüsselverwaltung, Buchungen von Räumen, Terminkoordination und -vereinbarung)
• Schnittstellenfunktion zu internen und externen Kund*innen und Fachabteilungen
• Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen (Meetings und Tagungen)
• Übernahme von Vertretung von Kolleg*innen in den anderen Gruppen der Fakultät
• Zusammenarbeit mit der Fakultätsverwaltung bei:

• Vorbereitung von Personalmaßnahmen
• Finanzplanung von Beschaffungen, Reisekosten sowie Personalkosten für Hilfskräfte
• Überwachung des Mittelabflusses sowie der verfügbaren Mittel der Gruppe
• Finanzierungsprüfungen von Drittmittelprojekten
• Verwaltung von Prüfungen und Abwicklung von Masterbewerbungen

Unser Angebot

• Vergütung nach E8 TV-L
• unbefristet
• Teilzeit 50 %
• interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
• Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• flexible Arbeitszeiten und grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
• gute Verkehrsanbindung
• betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
• vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten etc.)

Das erwarten wir

• abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Ausbildungsberuf (z. B. als Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I, Industriekauffrau*mann, Fremdsprachensekretär*in, Sekretär*in, Kauffrau*mann für Büromanagement, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte*r)
• alternativ: sonstige abgeschlossene Ausbildung bzw. Qualifikation mit mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (in Wort und Schrift)
• technische Fähigkeiten und sichere Beherrschung der wesentlichen Bürosoftware (MS Office)
• gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit
• Fähigkeit und Freude in Teams zusammenzuarbeiten
• ausgeprägtes Organisationstalent und gutes Zeitmanagement
• sehr gute Auffassungsgabe und Souveränität sowie Fähigkeit und Bereitschaft, sich neue und komplexe Inhalte schnell zu erschließen und sie lösungsorientiert anzugehen
• selbstständiges Arbeiten in eigener Verantwortung und ausgeprägte Serviceorientierung
• die Bereitschaft, sich an wechselnde Anforderungen anzupassen und proaktives Handeln

Das wünschen wir uns

• Berufserfahrung in den Bereichen Teamassistenz / Officemanagement, optimalerweise in der Betreuung von Teams oder im Hochschulumfeld
• Erfahrung im Bereich von Personalmaßnahmen
• Erfahrung im Bereich der Finanzplanung und Ressourcenüberwachung
• Erfahrungen im internationalen Umfeld / mit internationalen Kund*innen
• Erfahrungen im Umgang mit SAP
• Erfahrungen in der Erstellung von Statistiken und Auswertungen mit Excel

Interessiert? Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über den unten stehenden Button "JETZT BEWERBEN" erreichen.

Bewerbungsfrist: 02.06.2025

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Anschrift
Universität Bielefeld
Dekanat der Technischen Fakultät
Daniela Isert
Postfach 10 01 313
3501 Bielefeld

Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert. Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk. Bewerbungen von geeigneten schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht.

An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeit vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.