In der Fakultät für Linguistik und Literaturwissenschaft ist die folgende Position zu besetzen:
- Start: nächstmöglich
- Vollzeit
- Vergütung nach E7 TV-L
- unbefristet
Die Fakultät für Linguistik und Literaturwissenschaft bietet das größte, interdisziplinär geprägte Studien- und Forschungsangebot unter den Fakultäten der Universität Bielefeld. Zur Verstärkung unseres Teams ist in der Fakultät für Linguistik und Literaturwissenschaft eine Stelle als Teamassistent*in / Office Manager*in (m/w/d) im Fremdsprachensekretariat zu besetzen. Als Stelleninhaber*in sind Sie für bis zu vier Professor*innen und für deren zentralen Belange zuständig, die durch hohe Internationalität, Interkulturalität und Austausch geprägt sind.
Informationen zur Fakultät, unseren Studiengängen u. a. finden Sie unter: https://www.uni-bielefeld.de/fakultaeten/linguistik-literaturwissenschaft/index.xml
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben (ca. 90 %), insbesondere:
- selbständige und verantwortungsvolle Büroorganisation des Sekretariats
- Unterstützung bei der Lehrveranstaltungsvorbereitung, u. a. Eintragungen ins eKVV
- Planung und Unterstützung bei der Durchführung der schriftlichen Prüfungen
- Erledigung von Korrespondenz sowie Auskunftserteilung auf telefonischen, postalischen oder elektronischen Kommunikationswegen
- Terminmanagement, Wiedervorlage, Postein- und -ausgang sowie Aktenführung
- diverse Schreibtätigkeiten (neben der allgemeinen Korrespondenz auch Aktenvermerke, Berichte, Protokolle, Synopsen etc.)
- Betreuung der Internetauftritte sowie Forschungs- und Publikationsdatenbanken der Arbeitsbereiche
- Unterstützung bei der Organisation von wissenschaftlichen Tagungen, Workshops, Kolloquien und
- Exkursionen sowie Betreuung der Gastwissenschaftler*innen
Die Wahrnehmung der o. g. Aufgaben erfolgt zu 50 % in spanischer Sprache.
- Mitarbeit in Finanzangelegenheiten und Drittmittelprojekten der Arbeitsbereiche (ca. 10 %), insbesondere:
- Ermittlung von Finanzbedarfen
- Überwachung des Mittelabflusses und der verfügbaren Mittel mittels SAP
- Erstellung einfacher Ausgabeübersichten
- Unterstützung in Beschaffungsangelegenheiten
- Vergütung nach E7 TV-L
- unbefristet
- Vollzeit
- interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
- Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
- Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- sicherer Arbeitsplatz
- fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
- flexible Arbeitszeiten
- 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche und zusätzlich arbeitsfrei am 24.12. und 31.12.
- FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
- Mitgliedschaft bei „FairNetzt“ - Sekretariatsnetzwerk der Universität Bielefeld für kollegialen Austausch und gemeinsame Aktivitäten
- gute Verkehrsanbindung
- betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
- kollegiale Zusammenarbeit
- offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
- spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
- modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
- vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten etc.)
- abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf (z. B. als Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I, Kauffrau*mann für Büromanagement)
- alternativ: sonstige abgeschlossene Ausbildung oder Qualifikation mit mehrjähriger geeigneter Berufserfahrung
- nachgewiesene Kenntnisse der spanischen Sprache auf B2-Niveau des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen (z. B. Ausbildung zum*zur Fremdsprachenassistent*in oder zum*zur Fremdsprachensekretär*in, IHK-Zeugnis o. ä.)
- Aufgeschlossenheit gegenüber dem Wissenschaftsbetrieb
- gute Anwendungskenntnisse im Bereich der Datenverarbeitung und in gängiger Software (MS Office, Internetbrowser etc.)
- Freude am Umgang mit unterschiedlichsten Personengruppen
- kooperativer und teamorientierter Arbeitsstil
- selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
- sehr gute Kommunikationsfähigkeit
- Flexibilität
- Bereitschaft, sich in digitale Prozesse und Formate einzuarbeiten
- gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Französischkenntnisse in Wort und Schrift
- Erfahrungen in der Führung eines Sekretariats
- Erfahrungen in der (Hochschul-)Verwaltung
- Kenntnisse in der Haushalts- und Drittmittelverwaltung
- SAP-Kenntnisse
Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über den unten stehenden Button "JETZT BEWERBEN" erreichen.
Melissa Schubert
melissa.schubert@uni-bielefeld.de
Anschrift
Universität Bielefeld
Melissa Schubert
Postfach 10 01 31
33501 Bielefeld
An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeit vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.
Teamassistent*in / Office Manager*in (m/w/d) im Fr... Arbeitgeber: Bielefeld University
Die Fakultät für Physik an der Universität Bielefeld bietet eine hervorragende Arbeitsumgebung für Wissenschaftler, die sich in einem dynamischen und unterstützenden Team weiterentwickeln möchten. Mit einem klaren Fokus auf die nachhaltige Nutzung von Forschungsdaten und der Umsetzung der FAIR-Prinzipien, profitieren Mitarbeiter von vielfältigen internen und externen Weiterbildungsmöglichkeiten sowie einer ausgewogenen Work-Life-Balance. Die enge Zusammenarbeit mit renommierten Forschungszentren wie DESY und Jülich ermöglicht es, an innovativen Projekten zu arbeiten und gleichzeitig die eigene akademische Qualifikation voranzutreiben.
