Mitarbeiter/in Angebots-, Auftrags- und Abrechnungsmanagement (m/w/d) in Villingen-Schwenningen

Mitarbeiter/in Angebots-, Auftrags- und Abrechnungsmanagement (m/w/d) in Villingen-Schwenningen

Von Angebot bis Abrechnung: Du hältst unsere Prozesse auf Kurs. Du hast Freude an strukturierten Abläufen, Organisation und Kundenkontakt – und genauso daran, im Hintergrund dafür zu sorgen, dass von der ersten Anfrage bis zur finalen Abrechnung alles reibungslos läuft?

Dann könnte diese Aufgabe perfekt zu dir passen!

Bei biema – beruflich richtig platziert begleiten wir Menschen und Unternehmen bei beruflichen Veränderungen und entwickeln Coaching-, Beratungs- und Lernangebote für die Arbeitswelt von morgen. Damit unsere Kunden, Teilnehmenden und Coaches optimal betreut werden und alle administrativen Prozesse zuverlässig ineinandergreifen, brauchen wir im Hintergrund ein starkes Fundament – organisiert, sorgfältig und nah am Menschen.

Dafür suchen wir eine aufgeschlossene und strukturierte Persönlichkeit, die unser Team im Angebots-, Auftrags- und Abrechnungsmanagement sowie im Empfangsbereich und in der Büroorganisation unterstützt.

Ob du bereits fundierte Berufserfahrung mitbringst, eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen hast oder als Quereinsteiger:in ein starkes Organisationstalent und Zahlenverständnis besitzt, ist für uns zweitrangig. Entscheidend ist, dass du den Überblick behältst, gerne strukturiert arbeitest und Menschen freundlich sowie verbindlich weiterhelfen kannst.

Deine Aufgaben:Auftragsmanagement & Kundenbetreuung

• Kundenanfragen & Erstkontakte: Bearbeitung und Dokumentation eingehender Kundenanfragen und Erstkontakte im internen System sowie telefonische Nachverfolgung und Durchführung von Erst- und Informationsgesprächen.
• Auftragseingang & Abwicklung: Erfassung, Prüfung und Bearbeitung eingehender Aufträge nach internen Vorgaben und Leitfäden.
• Gutschein- & Fördergeschäft: Entgegennahme und Prüfung geförderter Aufträge, Überwachung relevanter Fristen sowie fristgerechte Einreichung der erforderlichen Unterlagen bei den jeweiligen Kostenträgern.
• Schnittstelle zur operativen Kundenberatung: Strukturierte Anlage, Vorbereitung und Übergabe von Kundenaufträgen einschließlich aller relevanten Informationen und Unterlagen, um einen reibungslosen Ablauf und optimalen Start der operativen Beratung sicherzustellen.
• Termin- & Ablaufkoordination: Telefonische und persönliche Vereinbarung von Erst- und Beratungsterminen, Bearbeitung von Terminabsagen, Kalenderpflege sowie Zuordnung der Kunden zu passenden Beratern/Coaches.

Angebots-, Ausschreibungs- & Abrechnungsmanagement

• Angebotserstellung (B2B & B2C): Erstellung passgenauer Angebote für Firmen- und Privatkunden nach Vorgabe.
• Ausschreibungen & Anträge: Mitwirkung bei der Vorbereitung und Zusammenstellung von Ausschreibungs- und Antragsunterlagen sowie deren strukturierte Ablage im Dokumentensystem.
• Rechnungsstellung & Abrechnung: Vorbereitung, Erstellung und Versand von Rechnungen an Geschäftskunden, Privatpersonen und Kostenträger.
• Qualitäts- & Ablaufprüfung: Kontrolle der ordnungsgemäßen und vollständigen Auftragsdurchführung als Grundlage für die abschließende Abrechnung.

Dokumentenmanagement & administrative Organisation

• Unterlagenvorbereitung: Zusammenstellung und Bereitstellung von Start-, Informations- und Teilnehmerunterlagen.
• Kundenakten & Teilnehmerverwaltung: Pflege und Verwaltung von Kundenakten und Teilnehmerlisten sowie vollständige Dokumentation und Ablage nach Auftragsabschluss.
• Digitale Dokumenten- & Postfachverwaltung: Pflege des gemeinsamen E-Mail-Posteingangs sowie strukturierte digitale und schriftliche Ablage von Dokumenten in den vorgesehenen Ordner- und Ablagesystemen.

Dein Profil:

Erfahrung: Kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung im Angebots-, Auftrags- und Abrechnungsmanagement, in der Büroorganisation oder am Empfang (Erfahrungen im B2B-/B2C-Angebotswesen und in der Rechnungsstellung von Vorteil).

Arbeitsweise: Gewissenhaftigkeit, Zuverlässigkeit, Zahlenverständnis und Freude an strukturierten Abläufen.

Kommunikation: Freundliches, verbindliches Auftreten am Telefon sowie im persönlichen Umgang mit Kunden.

PC-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit gängigen EDV-Systemen (E-Mail, Word, Excel, Kalendermanagement).

Flexibilität: Bereitschaft, neben dem Angebots-, Auftrags- und Abrechnungsmanagement auch allgemeine Büroaufgaben und Empfangsdienste zu übernehmen.

Was wir dir bieten:

• Eigenverantwortung und kurze Wege: Du kannst Themen selbstständig übernehmen und deine Ideen einbringen.
• Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld: Dich erwartet ein offenes Team mit direkter Kommunikation und gegenseitiger Unterstützung.
• Flexible Beschäftigungsform und planbare Arbeitszeiten: Teilzeit bis Vollzeit (50 % – 100 %)

#J-18808-Ljbffr