Sachbearbeiter:in im Dokumentenmanagement

GMH | Gebäudemanagement Hamburg ist ein öffentliches Unternehmen. Im Verbund mit dem Landesbetrieb SBH | Schulbau Hamburg sind wir der Spezialist für Bildungsbau in Hamburg. Mit breiter Kompetenz unter einem Dach betreuen wir Immobilien von der ersten Idee bis zum Ende des Lebenszyklus. In den drei Sparten Schule, Hochschule und Sport leisten wir mit unserem Handeln einen direkten Beitrag zum Gemeinwohl und investieren in die Zukunft der Stadt. Mehr als 1.200 Mitarbeitende engagieren sich bei uns für ein gemeinsames Ziel: Wir schaffen gute Räume für gute Bildung.

Unser 7-köpfiges Team Dokumentenmanagement versteht sich als das Gedächtnis der Organisation und ist Teil der Abteilung Allgemeine Verwaltung. Eines unserer aktuellen Projekte ist die flächendeckende Einführung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems (DMS). Hierzu können Sie einen gesellschaftlich wertvollen und verantwortungsvollen Beitrag leisten, indem Sie u. a. folgende Aufgaben bei uns übernehmen:

• Sie bearbeiten Anfragen aus der Belegschaft, stellen bei Bedarf Informationen aus den Archivbeständen bereit und digitalisieren Aktenbestände.
• Sie betreuen das Vertragsmanagement (Verwaltung von Stammdaten, Zuweisung von Metadaten, Rechteverwaltung) und erarbeiten in Kleinprojekten neue Vertragstypen.
• Sie dokumentieren alle abgeschlossenen Workflows (z. B. Angebotsworkflows, Freigaben in Bauprozessen), legen diese im Archiv ab und sind Ansprechpartner:in für zukünftige Workflow-Ideen.
• Sie koordinieren eine Gruppe von Key Usern, die Sie bei der Einführung und Weiterentwicklung des digitalen DMS durch regelmäßige Qualitätszirkel und Feedbackrunden unterstützen.
• Sie unterstützen den First Level Support bei anwendungsspezifischen Fragen zum DMS (z. B. zum Vertragsmanagement).
• Sie organisieren interne Scanarbeiten und die Übernahme von Aktenbeständen aus anderen Archiven, indem Sie z. B. Transport und Lagerung der Akten planen und einen Zeitplan für die Digitalisierung aufstellen.
• Sie tauschen sich zu geplanten Updates mit dem Hersteller unseres DMS aus, kommunizieren diese intern und prüfen die erfolgreiche Umsetzung.

Wir erwarten:

• abgeschlossene Ausbildung, idealerweise mit einem kaufmännischen oder technischen Schwerpunkt (z. B. Logistik, Verwaltungsfachkraft oder Bürokauffrau/mann)
• erste Erfahrung im Dokumentenmanagement bzw. im Umgang mit Dokumentenmanagement- oder Warenwirtschaftssystemen
• Grundkenntnisse im Umgang mit Verträgen
• Freude am Austausch mit Kund:innen, Kolleg:innen und Dienstleistern
• eine sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise
• hohes Interesse an Weiterbildungen im IT Bereich

Wir bieten:

• eine unbefristete Anstellung in einem öffentlichen Unternehmen der Stadt Hamburg
• großzügig bezuschusste betriebliche Altersversorgung
• 30 Tage Jahresurlaub zzgl. arbeitsfreier Tage an Heiligabend und Silvester
• 39-Stunden-Woche mit Gleitzeitkonto und familienfreundlichen Arbeitszeiten
• Möglichkeit zur regelmäßigen Arbeit im Home-Office (bis zu 60 % der Arbeitszeit)
• monatlicher Zuschuss von 30 Euro bei Nutzung des Deutschlandtickets
• Sonderkonditionen in zahlreichen Hamburger Schwimmbädern und Fitness-Studios
• optionales Dienstfahrrad-Leasing per Entgeltumwandlung
• erstklassige Lage in der Hamburger Innenstadt
• kostenfreie Kindernotfallbetreuung