Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Team bei administrativen und organisatorischen Aufgaben in einem dynamischen Umfeld.
- Unternehmen: Biofrontera, ein innovatives Pharmaunternehmen im Bereich Dermatologie.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, ein modernes Büro und ein freundliches Team.
- Weitere Informationen: Wachsendes Unternehmen mit tollen Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte die Büroorganisation und arbeite an spannenden Projekten mit.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Office-Management.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Biofrontera ist ein mittelständisches, börsennotiertes Spezial-Pharma Unternehmen im Bereich Dermatologie, das sich auf die Weiterentwicklung und den Vertrieb innovativer Medikamente zur photodynamischen Therapie und medizinische Kosmetik fokussiert. Auf Basis unserer zentralisierten europäischen sowie unserer US-Zulassungen vertreiben wir unsere Produkte mit weltweit rund 100 Mitarbeitern. Zu den wichtigsten Produkten gehört Ameluz®, ein verschreibungspflichtiges Medikament zur Behandlung von hellem Hautkrebs und dessen Vorstufen.
Unterstützung des Vorstands, der Geschäftsführung sowie der Geschäftsleiter:innen in administrativen und organisatorischen Themen:
- Montag und Dienstag sind feste Präsenztage im Büro mit jeweils 8 Stunden Regelarbeitszeit sowie zusätzlichen 4 Stunden, die bedarfsorientiert abgestimmt werden.
- Professionelle Ansprechperson für interne und externe Anliegen mit exzellenter, adressatengerechter Kommunikation in deutscher und englischer Sprache.
- Strukturierte Koordination von Terminen – inklusive Vor- und Nachbereitung und Ablage relevanter Dokumente.
- Planung und Organisation von Dienstreisen sowie eigenständige Abwicklung und Dokumentation verschiedenster Abrechnungen in Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung.
- Sicherstellung einer professionellen Büroorganisation und eines strukturierten Office-Umfelds einschließlich Betreuung von Gästen und Mitarbeitenden, Organisation von Post-, Paket- und Versandprozessen, Catering- und Veranstaltungskoordination sowie Sicherstellung der täglichen Office-Versorgung und relevanter Warenbestellungen (z. B. Kaffee, Tee, Milch, Snacks und Verbrauchsmaterialien).
- Pflege von Dokumenten und Daten sowie Unterstützung bei Recherchen und administrativen Projekten.
- Unterstützung im Bereich Fleet Management einschließlich Koordination, Pflege und Verwaltung des Fuhrparks sowie organisatorischer Betreuung fahrzeugbezogener Prozesse und Unterlagen.
- Betreuung der Telefonzentrale einschließlich professioneller Annahme, Weiterleitung und Dokumentation eingehender Anrufe sowie Verwaltung der Klingel- und Zutrittssysteme.
Idealerweise Interesse an personalbezogenen Themen sowie Bereitschaft, sich perspektivisch in ausgewählte HR-Prozesse und administrative People-Themen einzuarbeiten.
Erforderliche Qualifikationen:
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation sowie idealerweise mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz- oder Office-Management-Umfeld, bevorzugt in einem internationalen Unternehmen oder einer börsennotierten Aktiengesellschaft.
- Eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, gepaart mit Pragmatismus und Durchsetzungsvermögen.
- Eine ausgeprägte Teamorientierung sowie eine Hands-on-Mentalität – du arbeitest gerne agil und flexibel mit anderen und packst dort mit an, wo Unterstützung gebraucht wird.
- Kommunikationsstärke sowie einen souveränen, empathischen und professionellen Umgang mit unterschiedlichsten Menschen und Situationen in einem internationalen Umfeld.
- Die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und den Überblick zu behalten – sehr gutes Selbst- und Zeitmanagement.
- Einen sicheren, routinierten Umgang mit MS Office sowie mit digitalen Arbeits- und Kommunikationstools.
- Exzellente Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
Erfahrungslevel: Mit Berufserfahrung
Office Manager (m/w/d) (20 Std./Woche | Präsenzrolle vor Ort) Arbeitgeber: Biofrontera AG
Biofrontera ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern in einem dynamischen und innovativen Umfeld zahlreiche Entwicklungsmöglichkeiten bietet. Mit einer starken Teamkultur und der Möglichkeit, aktiv an der Weiterentwicklung von lebensrettenden Therapien mitzuwirken, genießen die Mitarbeiter nicht nur eine faire Work-Life-Balance, sondern auch ein unterstützendes Arbeitsumfeld, das auf Zusammenarbeit und persönliche Entfaltung setzt. Die Präsenzrolle vor Ort fördert den direkten Austausch und die Integration in ein engagiertes Team, das sich für die Gesundheit und das Wohlbefinden der Patienten einsetzt.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Manager (m/w/d) (20 Std./Woche | Präsenzrolle vor Ort) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager interessierst, schau dir die Unternehmenswebsite an und finde heraus, wer die Entscheidungsträger sind. Kontaktiere sie direkt über LinkedIn oder per E-Mail, um dein Interesse zu zeigen und einen persönlichen Eindruck zu hinterlassen.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dich mit den Produkten und der Unternehmenskultur von Biofrontera vertraut machst. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen der Stelle verstehst, sondern auch, wie du zur Mission des Unternehmens beitragen kannst.
✨Tipp Nummer 3
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Freunden, die in der Pharma- oder Dermatologiebranche arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen, die dir den Weg zum Vorstellungsgespräch erleichtert.
✨Tipp Nummer 4
Vergiss nicht, deine Soft Skills zu betonen! In der Rolle als Office Manager ist Kommunikation das A und O. Sei bereit, Beispiele zu nennen, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit verschiedenen Teams und externen Partnern kommuniziert hast.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager (m/w/d) (20 Std./Woche | Präsenzrolle vor Ort) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach deine Bewerbung persönlich!:Zeig uns, wer du bist! Verwende eine freundliche und authentische Sprache in deinem Anschreiben. Erzähl uns, warum du dich für die Position als Office Manager interessierst und was dich an Biofrontera fasziniert.
Struktur ist das A und O:Achte darauf, dass deine Unterlagen gut strukturiert sind. Gliedere dein Anschreiben und deinen Lebenslauf klar, damit wir auf einen Blick sehen können, was du drauf hast. Ein übersichtliches Layout macht einen guten Eindruck!
Betone relevante Erfahrungen:Hebe deine Erfahrungen im Assistenz- oder Office-Management hervor, besonders wenn du in einem internationalen Umfeld gearbeitet hast. Zeig uns, wie du mit verschiedenen Aufgaben umgehst und welche Erfolge du erzielt hast.
Bewirb dich direkt über unsere Website:Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass sie schnell bei uns ankommt und du alle notwendigen Informationen bereitstellst. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Biofrontera AG vorbereitet
✨Informiere dich über Biofrontera
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über Biofrontera und deren Produkte verschaffen. Verstehe die Kernkompetenzen des Unternehmens, insbesondere im Bereich Dermatologie und photodynamische Therapie. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du administrative Aufgaben erfolgreich gemeistert hast. Sei bereit, über deine Erfahrungen im Office-Management zu sprechen und wie du Herausforderungen bewältigt hast.
✨Kommunikationsfähigkeiten demonstrieren
Da die Rolle eine exzellente Kommunikation erfordert, übe, wie du dich klar und professionell ausdrücken kannst. Bereite dich darauf vor, Fragen auf Deutsch und Englisch zu beantworten, um deine Sprachkenntnisse unter Beweis zu stellen.
✨Fragen zur Unternehmenskultur stellen
Zeige dein Interesse an der Unternehmenskultur von Biofrontera, indem du Fragen stellst. Frage nach Teamdynamik, Arbeitsweise oder wie das Unternehmen seine Mitarbeiter unterstützt. Das zeigt, dass du nicht nur an der Position, sondern auch am Unternehmen selbst interessiert bist.
