Associate Customer Engagement Services (w / m / d)

Für unser Büro in München (in einem hybriden Arbeitsmodell) suchen wir ab sofort einen

in befristeter Arbeitnehmerüberlassung.

Ziel der Stelle ist die Unterstützung der internen Stakeholder beim Aufsetzen sowie der Pflege & Dokumentation externer und interner Veranstaltungen und Sponsorships. Dies beinhaltet u.a. die Erstellung und den Abschluss von Verträgen – insbesondere mit externen Dienstleistern des Gesundheitswesen – und Sicherstellung bzw. Gewährleistung des gesamten Vertragsdurchlaufs (Contract Life-Cycle Management, CLM) unter Einhaltung der geltenden Legal- und Compliance-Vorgaben und internen Geschäftsprozesse (hier insbesondere Orga-Handbuch und Pending-Liste). Der Stelleninhaber berichtet an den CES Lead.

Projektbezogene Planung, Betreuung, und Nachbereitung von regionalen, nationalen und cross-border Veranstaltungen und Fortbildungen (externe, als auch interne Veranstaltungen) inklusive Abwicklung von Sponsoring Projekten (Fokus: Medical Veranstaltungen)

• Steuerung der gesamten Logistik in Zusammenarbeit mit externen Agenturen und Dienstleistern (Angebotseinholung, Locationplanung, Abstimmungen bzgl. Designs / Einhaltung Branding, etc.)
• Abwicklung der PO- & Vertragsprozesse in / mit den entsprechenden Systemen
• Abwicklung des CME-Zertifizierungsprozesses
• Interne Dokumentation zur Sicherstellung der Kodex- und Compliance-konformen Umsetzung
• Durchführung von Post-Analysen der Events (Event-Tagging) und Ausarbeitung von Optimierungen
• Erstellung von veranstaltungsrelevanten Budget-Reports / Tracking auf BU- und Distrikt-Level
• Enge Zusammenarbeit und Abstimmung mit dem Medical Bereich (BU-übergreifend), sowie S&G, Compliance & Legal
• Koordination und Durchführung der Referentenansprache, Reiseorganisation sowie Übernahme des Teilnehmermanagements (inklusive Veranstaltungsunterlage, z.B.: Einladungsmaster, Anmeldeformulare, …)

Prozessoptimierung

• Koordination des Medical Integrationsprozesses und operative Unterstützung der Implementierung (Veranstaltungsformate, Prozesse, Tools) zusammen mit dem CES Lead (Projektleitung) unter Beteiligung relevanter interner und externen Stakeholder bis zur vollständigen und erfolgreichen Integration
• Inhaltliche Instandhaltung und Anpassung des Event-Tools, sowie benötigter Dokumente / Formulare entsprechend den internen Compliance- / Finance-Änderungen
• Erstellung und kontinuierliche Aktualisierung von relevanten Unterlagen für das CES Team (z.B. Supplier- / Hotelliste, Druckereiliste)

Die Person

Für diese spannende und vielfältige Aufgabe suchen wir eine gestandene Persönlichkeit, die in diesem stark cross-funktional geprägtem Umfeld durch Verhandlungsgeschick, ein hohes Maß an Genauigkeit und stark ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten den Überblick behält. Durch eine sichere und klare Kommunikation sowie ein verbindliches und souveränes Auftreten trägt der Stelleninhaber

• in mit einer starken Hands-on Mentalität maßgeblich zum Abteilungserfolg bei.
• abgeschlossene Ausbildung im Bereich Eventmanagement oder im kaufmännischen Bereich
• 5 Jahre Berufserfahrung in der Planung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen; idealerweise im Pharma / Biotech Umfeld
• 1-2 Jahre Berufserfahrung im Bereich Vertragserstellung und -bearbeitung bzw. im Vertragsrecht
• idealerweise Erfahrung in der Kodex- und Compliance-konformen Veranstaltungsplanung im Pharma / Biotech Bereich
• hohes Verantwortungsbewusstsein
• sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Selbständige Arbeitsweise im Rahmen festgelegter Verfahren und Praktiken
• Erarbeiten neuer und innovativer Lösungen für komplexe Probleme
• Fähigkeit, Muster und Zusammenhänge zu antizipieren und über das unmittelbare Problem hinaus auf umfassende Implikationen zu blicken
• hohe Belastbarkeit und sehr gute Arbeitsorganisation / strukturiertes Arbeiten
• schnelle Auffassungsgabe
• hohes Maß an Motivation und Dienstleistungsorientierung
• Kommunikationsstärke, Eigeninitiative und Teamplayer-Qualitäten
• gute Englischkenntnisse sowie fließende Deutschkenntnisse

#J-18808-Ljbffr