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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Abteilungsleitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.
- Arbeitgeber: Das Bischöfliche Generalvikariat ist die zentrale Verwaltungsbehörde des Bistums Hildesheim.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub und betriebliche Altersvorsorge warten auf dich!
- Warum dieser Job: Werde Teil eines engagierten Teams und gestalte die Bildung in der Region mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Berufsausbildung oder Studium sowie gute MS-Office-Kenntnisse erforderlich.
- Andere Informationen: Wir fördern aktiv Gleichstellung und die Vereinbarkeit von Beruf und Familie.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Das Bischöfliche Generalvikariat ist die zentrale Verwaltungsbehörde des Bistums Hildesheim. Im Bischöflichen Generalvikariat sowie in den Gemeinden und Einrichtungen des Bistums arbeiten rund 2500 Menschen. Im Bistum Hildesheim leben rund 525 000 Katholikinnen und Katholiken. Das Bistum erstreckt sich von Cuxhaven bis Hann. Münden und von der Weser bis nach Sachsen-Anhalt.
Das Bischöfliche Generalvikariat sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz für die Abteilungsleitung Schule und Hochschule im Bereich Sendung. Die Wochenarbeitszeit beträgt 39,8 Stunden (Vollzeit). Der Dienstsitz ist Hildesheim. Die Abteilung Schule und Hochschule im Bereich Sendung des Bistums Hildesheim ist als Schulträger in den Bundesländern Niedersachsen und Bremen aktuell verantwortlich für 10 allgemeinbildende Schulen mit mehr als 780 Mitarbeitenden. Darüber hinaus arbeiten wir in enger Kooperation und in zahlreichen Netzwerken mit staatlichen wie kirchlichen Bildungspartnern in der Region und bundesweit eng zusammen. Um die Abteilungsleitung und das gesamte Team optimal zu unterstützen, suchen wir eine kommunikativ und organisatorisch starke, sehr zuverlässige und loyale Assistenz für die Abteilungsleitung. Die Person ist das Bindeglied zwischen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Abteilung und der Abteilungsleitung.
Ihre Aufgaben
- Aktive Unterstützung der Abteilungsleitung, dem Schulrat, der Stelle für Schulentwicklung und -qualität sowie der Stelle für Digitalisierung bei operativen, konzeptionellen und strategischen Aufgaben
- Eigenständige Vorbereitung und Erstellung von Vorlagen sowie Präsentationen für die Abteilungsleitung für interne und externe Gremiensitzungen und Konferenzen
- Unterstützung der Abteilungsleitung in administrativen und organisatorischen Aufgaben
- Effiziente Umsetzung der Terminplanung, -koordination und -überwachung
- Erledigung der allgemeinen Korrespondenz
- Kontrolle und Verteilung eingehender Tagespost bzw. E-Mails
- Aktive Mitarbeit und Ausarbeitung sowie Vor- und Nachbereitung von Unterlagen und Entscheidungsvorlagen sowie Termine, wie z.B. Statistiken, Auswertungen und Protokollen
- Vorbereitung von Sitzungen und Besprechungen
- Unterstützung bei der Verwaltung leitender MitarbeiterInnen der Katholischen Hochschulgemeinden (Hildesheim, Hannover, Göttingen, Lüneburg und Clausthal) und der Medienstellen Hildesheim und Göttingen
- Empfang und Betreuung von internen und externen Gästen sowie gesicherte Erreichbarkeit
- Verantwortungs- und vertrauensvolle Tätigkeit in Notfall- bzw. Krisensituationen
Wir erwarten
- abgeschlossene Berufsausbildung mit einschlägiger Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung, Betriebswirtschaft o.Ä., gern auch mit einem erfolgreich abgeschlossenen Studium
- Organisations- und Priorisierungstalent, sowie gute und ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
- Erfahrung in der Organisation und Administration abteilungs- und bereichsübergreifender Projekte
- Freundliches Auftreten sowie ausgeprägte Zuverlässigkeit, Loyalität und Diskretion
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse sowie zuverlässige IT-affine Arbeitsweise
Wir bieten
- einen attraktiven und vielseitigen Aufgabenbereich und die Einbindung in ein engagiertes und fachkompetentes Abteilungs-Team
- zahlreiche Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Privatleben, z. B. durch flexible Arbeitszeiten (wir sind zertifiziert für die Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Privatleben)
- vielfältige Möglichkeiten zu regelmäßiger dienstlicher Supervision und die Gelegenheit zur stetigen Fort- und Weiterbildung
- betriebliche Altersvorsorge
- 30 Tage Urlaub sowie Dienstbefreiung für den 24. und 31. Dezember
- ein angemessenes Tarifgehalt entsprechend der Arbeitsvertragsordnung im Bistum Hildesheim (AVO) angelehnt an den Tarifvertrag der Länder inkl. Jahressonderzahlung
Wir fördern aktiv die Gleichstellung und die Vereinbarkeit von Beruf und Familie für alle Mitarbeitenden im kirchlichen Dienst des Bistums Hildesheim. Schwerbehinderte mit entsprechender Qualifikation werden ebenfalls gebeten, sich zu bewerben.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Karriereportal bis zum 28.04.2025. Für fachliche Rückfragen steht Ihnen die Leiterin der Abteilung Schule und Hochschule im Bereich Sendung, Frau Katrin Gladen, zur Verfügung, Tel. (05121) 307-298, E-Mail: katrin.gladen(AT)bistum-hildesheim.de. Fragen zum Bewerbungsverfahren richten Sie bitte an Frau Katrin Müller, Komm. Leiterin der Abteilung Personalservice, Tel. (05121) 307-484.
Assistenz der Abteilungsleitung Schule und Hochschule (w/m/d) Arbeitgeber: Bischöfliches Generalvikariat Hildesheim
Kontaktperson:
Bischöfliches Generalvikariat Hildesheim HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz der Abteilungsleitung Schule und Hochschule (w/m/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits im Bischöflichen Generalvikariat oder in ähnlichen Positionen arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Fragen vor, die während des Vorstellungsgesprächs gestellt werden könnten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine organisatorischen und kommunikativen Fähigkeiten unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über die aktuellen Projekte und Herausforderungen der Abteilung Schule und Hochschule. Zeige im Gespräch, dass du dich mit den Themen auseinandergesetzt hast und wie du zur Lösung beitragen kannst.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, deine IT-Kenntnisse zu demonstrieren. Da sehr gute MS-Office-Kenntnisse gefordert sind, könntest du im Gespräch nach Beispielen gefragt werden, wie du diese Tools effektiv genutzt hast.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz der Abteilungsleitung Schule und Hochschule (w/m/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle die Verbindung zur Organisation her: Beginne deine Bewerbung mit einer kurzen Erklärung, warum du dich für das Bischöfliche Generalvikariat interessierst. Zeige, dass du die Werte und Ziele der Organisation verstehst und schätzt.
Hebe relevante Erfahrungen hervor: Betone in deinem Lebenslauf und Anschreiben deine Erfahrungen in der öffentlichen Verwaltung oder Betriebswirtschaft. Nenne spezifische Beispiele, die deine organisatorischen Fähigkeiten und Teamarbeit unter Beweis stellen.
Präzise und klar kommunizieren: Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und präzise formuliert ist. Verwende einfache Sprache und vermeide Fachjargon, um sicherzustellen, dass deine Botschaft verständlich ist.
Schlussfolgerung und Call-to-Action: Beende dein Anschreiben mit einer starken Schlussfolgerung, in der du dein Interesse an einem persönlichen Gespräch bekundest. Lade die Leser ein, dich zu kontaktieren, um mehr über deine Qualifikationen zu erfahren.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Bischöfliches Generalvikariat Hildesheim vorbereitest
✨Vorbereitung auf die Aufgaben
Informiere dich im Vorfeld über die spezifischen Aufgaben der Assistenz der Abteilungsleitung. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten in diesen Bereichen zur Geltung kommen können.
✨Kommunikationsfähigkeiten betonen
Da die Rolle eine starke Kommunikationsfähigkeit erfordert, solltest du Beispiele aus deiner Vergangenheit parat haben, die deine Fähigkeit zur effektiven Kommunikation und Teamarbeit zeigen.
✨Organisationsgeschick demonstrieren
Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele zu nennen, wie du in der Vergangenheit erfolgreich Projekte organisiert und koordiniert hast. Dies könnte auch die Verwaltung von Terminen und die Erstellung von Präsentationen umfassen.
✨Fragen zur Unternehmenskultur stellen
Zeige dein Interesse an der Organisation, indem du Fragen zur Unternehmenskultur und den Werten des Bistums Hildesheim stellst. Dies zeigt, dass du nicht nur an der Position, sondern auch an der Mission der Organisation interessiert bist.
