Office Manager:in (m/w/d) Teilzeit 25 Std. pro Woche

Deine Aufgaben

• Allgemeine Büroorganisation: Verwaltung der Post und Bearbeitung von eingehenden und ausgehenden Paketen/Lieferungen, Telefon, Bestellungen sowie Onboarding- & Mitarbeitergeschenken
• Planung und Organisation von Reisen und Veranstaltungen inkl. deren Abrechnung sowie Vor- und Nachbereitung
• Vertragspflege: Überprüfung von Fristen und Pflege von Verträgen in unserem Tool ContractHero
• Stammdatenpflege und Abwesenheitsverwaltung: Verwaltung von Mitarbeiterdaten und Abwesenheiten in unserem HR-Tool Personio
• Hardwareverwaltung: Einkauf, Verkauf, Reparatur und Verwaltung unserer Hardware über das Hardwaretool
• On- und Offboarding: Vorbereitung und Unterstützung bei der Einführung und Verabschiedung von Mitarbeitenden
• Büroordnung: Den Bürobereich regelmäßig sauber und aufgeräumt halten, dazu gehören die Küche, Besprechungsräume und Arbeitsplätze
• Unterstützung bei der Bürowartung: Meldung etwaiger Wartungsprobleme oder Reparaturbedarfs umgehend und Unterstützung bei der Koordination von Reparaturen, wenn nötig
• Materialverwaltung: Überwachung und regelmäßiges Auffüllen von Büromaterialien wie Schreibwaren, Küchenutensilien und Reinigungsmitteln, um den reibungslosen Bürobetrieb sicherzustellen
• Unterstützung bei Büroveranstaltungen: Hilfe beim Einrichten und Aufräumen nach Bürobesprechungen, Events und Treffen, um eine einladende und organisierte Umgebung für Mitarbeitende und Besucher zu gewährleisten

Voraussetzungen

• Ausbildung: Wünschenswert ist eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung zum/zur Kaufmann/Kauffrau für Bürokommunikation oder Büromanagement (Berufserfahrung ist hier keine Voraussetzung)
• Alternativ: Eine vergleichbare Ausbildung mit mindestens drei Jahren Berufserfahrung oder mehrjährige praktische Erfahrung z. B. aus dem Hotelfach, Event- oder Projektmanagement
• Tool-Erfahrung: Mind. 3 Jahre Erfahrung mit Microsoft-Programmen und in der Arbeit mit Apple-Produkten (Mac), generelle Affinität zu digitalen Arbeitsweisen und Interesse, sich in neue Tools schnell und eigenständig einzuarbeiten
• Vorkenntnisse in den Tools Personio und ContractHero sind wünschenswert, aber keine Voraussetzung
• Verfügbarkeit: Die Position ist eine Teilzeitstelle mit 25 Wochenstunden und einer Büroanwesenheit von mindestens 3 Tagen pro Woche, der Rest der Arbeitszeit im Homeoffice
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort & Schrift (mindestens C1 Niveau) ausserdem gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift und ggf. weitere Sprachkenntnisse

Wir begrüßen ausdrücklich Bewerbungen von erfahrenen Bewerber:innen im fortgeschrittenen Alter sowie von Eltern, die in Teilzeit arbeiten möchten.

Du passt zu uns, wenn Du...

• eine Leidenschaft für effiziente Büroorganisation mitbringst und eine zuverlässige, service- und lösungsorientierte Unterstützung unserer Teams darstellst
• Selbstverantwortung und Eigeninitiative schätzt und in einem dynamischen, wachstumsorientierten Umfeld arbeiten möchtest
• Lust hast, in einem fast hierarchiefreien, innovativen Unternehmen zu arbeiten, das Wert auf eine ausgeglichene Work-Life-Balance legt
• pragmatisch, mit gesundem Menschenverstand und gutem Zeitmanagement an Aufgaben herangehst, ein Auge für notwendige To-dos hast und deinen Job mit Freude und Energie machst
• gern mit anderen Menschen zusammenarbeitest, wertschätzend und klar kommunizierst und eine faire, hilfsbereite und positive Arbeitsatmosphäre suchst

Was Dich bei Bitgrip erwartet

• Leistungsfähiger Tech und Design Stack: Arbeite mit einem erstklassigen Technologie- und Design-Stack.
• Holakratische Organisation: Genieße viel Eigenverantwortung in unserer flachen Organisationsstruktur.
• Flexible Arbeitsbedingungen: Homeoffice für alle mit Teamtagen im (sehr schönen) Office.
• Faire Konditionen: Unbefristeter Teilzeitvertrag mit fairer Vergütung.
• Überstundenregelung: Wir vermeiden Überstunden, und falls sie doch anfallen, kannst Du sie in Freizeit umwandeln.
• Individuelle Weiterentwicklung: Zertifizierte Schulungsangebote mit eigenem Schulungsbudget.
• Mobilität: Wähle zwischen einem Jobrad oder Jobticket.
• Erholungszeit: Genieße 6 Wochen Urlaub im Jahr.
• Altersvorsorge: Betriebliche Altersvorsorge zur Unterstützung Deiner Zukunftspläne.

Über uns

Gestalte mit uns die digitale Zukunft! Die Bitgrip GmbH ist ein innovatives IT-Beratungsunternehmen mit Sitz in Berlin, das sich auf die Entwicklung maßgeschneiderter Digitalstrategien und -lösungen spezialisiert hat. Wir suchen nach talentierten und motivierten MitarbeiterInnen, die unsere Leidenschaft für digitale Innovation teilen und gemeinsam mit uns die Zukunft gestalten möchten. Bei Bitgrip verzichten wir bewusst auf das branchenübliche Project‑Hopping setzen und stattdessen auf langfristige Zusammenarbeit. Bei uns erwarten Dich spannende Projekte in einem (r)evolutionären Umfeld – ohne starre Hierarchien, ohne Abteilungen, ohne Angst und (fast) ohne Überstunden. Wir setzen auf Selbstverantwortung, Freiheit, Spaß und kontinuierliches Feedback. Dich erwartet ein großartiger Tech-Stack, ein erfahrenes Team und die Möglichkeit, gemeinsam zu wachsen und innovative Lösungen zu entwickeln. Für einen optimalen Start begleiten Dich eine Onboarding‑Pat*in, ein Trainingsbudget für Deine persönliche Weiterentwicklung und die freie Wahl Deiner Hard‑ und Software.