Office Manager / Empfang & Organisation (m/w/d)

Organisationstalent mit Hands-on-Mentalität gesucht!

Du behältst gerne den Überblick, packst mit an und sorgst dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft? Ob Empfang, Office Management, interne Organisation oder operative Unterstützung – Du bist die Person, auf die man sich verlassen kann?
Dann könnte diese Rolle perfekt zu Dir passen.
bitop ist ein innovatives Biotechnologieunternehmen mit Sitz in Dortmund-Hörde (Phoenix-West). Wir entwickeln und produzieren medizinische Hautpflegeprodukte, Medizinprodukte und Kosmetika auf Basis unserer patentierten Extremolyte. Unsere Marke ectocare® steht für wirksame, gut verträgliche Lösungen bei empfindlicher Haut – made in Germany.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort eine engagierte Persönlichkeit als

Office Manager / Empfang & Organisation (m/w/d)

Du möchtest nicht einfach nur verwalten, sondern aktiv mitgestalten, Verantwortung übernehmen und dafür sorgen, dass ein dynamisches Unternehmen im Alltag optimal funktioniert? Dann freuen wir uns darauf, Dich kennenzulernen.

Empfang & Office Management

• Du bist die erste Ansprechperson für Gäste, Kunden und Dienstleister und sorgst für einen professionellen, herzlichen Empfang.
• Du verantwortest die Telefonzentrale sowie die Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost – auf Deutsch und Englisch.
• Du koordinierst interne Abläufe und stellst sicher, dass unser Büroalltag strukturiert und effizient funktioniert.

Organisation & Verantwortung

• Du organisierst Besprechungen, bereitest Meetingräume vor und koordinierst die Bewirtung.
• Du unterstützt bei administrativen Prozessen, interner Kommunikation und allgemeinen organisatorischen Aufgaben.
• Du übernimmst eigenständig kleinere Projekte im Bereich Office & Organisation und bringst eigene Verbesserungsideen ein.

Material- & Bestandsmanagement

• Du koordinierst Büro-, Verbrauchs- und Eventmaterialien sowie kleinere Lagerbestände.
• Du unterstützt bei Versand, Verpackung und Vorbereitung von Materialien für Veranstaltungen, Messen oder Marketingaktionen.
• Du kümmerst Dich darum, dass Gemeinschaftsbereiche, Meetingräume und Küchen stets organisiert und einladend sind.

Schnittstellenfunktion & Dienstleisterkoordination

• Du bist Ansprechpartner für externe Dienstleister wie Reinigung, Catering oder Bürobedarf.
• Du koordinierst Bestellungen, Termine und Abstimmungen zuverlässig und eigenständig.

Ausbildung & Erfahrung

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise erste Berufserfahrung im Bereich Office Management, Empfang, Assistenz oder Organisation

Arbeitsweise & Persönlichkeit

• Du arbeitest strukturiert, selbstständig und verantwortungsbewusst.
• Du besitzt eine ausgeprägte Service- und Hands-on-Mentalität.
• Organisation macht Dir Spaß und Du behältst auch in stressigen Situationen den Überblick.
• Du bist kommunikativ, freundlich und arbeitest gerne im Team.

Skills

• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel)
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse
• Eigeninitiative, Pragmatismus und Zuverlässigkeit

• Ein Job mit Sinn und Spielraum: Sie werden Teil eines innovativen Biotech-Unternehmens mit wachsenden „Start-ups im Unternehmen“ – mit viel Raum für eigene Ideen, Verantwortung und kreative Freiheit. Wir wollen unsere Marktführerschaft weiter ausbauen – gemeinsam mit Ihnen.
• Arbeiten, wo andere spazieren gehen: Unser modernes Büro liegt im schönen Dortmund-Hörde, direkt zwischen Naturschutzgebiet und dem Industriedenkmal Phoenix West. Gut erzogene Bürohunde sind bei uns ausdrücklich willkommen.
• Ein echtes Teamgefühl: Freuen Sie sich auf ein motiviertes, herzliches Team – auf zwei und manchmal auch vier Beinen – das Sie mit offenen Armen aufnimmt und gemeinsam mit Ihnen an einem Ziel arbeitet: Extremolytes for life.
• Kurze Wege, schnelle Entscheidungen: Wir leben flache Hierarchien, arbeiten auf Augenhöhe und feiern gute Ideen – unabhängig davon, von wem sie kommen.
• Wachstum? Selbstverständlich: Ob fachlich oder persönlich – wir fördern die Entwicklung engagierter Teammitglieder mit regelmäßigen Weiterbildungsmöglichkeiten und echter Unterstützung.
• Fair bezahlt & gut abgesichert: Neben einem leistungsgerechten Gehalt erhalten Sie eine attraktive Bezuschussung zur betrieblichen Altersvorsorge.
• Gemeinsame Erlebnisse: Freuen Sie sich auf regelmäßige Mitarbeiterevents wie Sommerfest, Weihnachtsfeier, Teambuilding-Veranstaltungen sowie sportliche Aktivitäten – zum Beispiel unsere eigene Padel-Liga oder die Teilnahme am Firmenlauf.
• Rundum gut versorgt: Profitieren Sie von attraktiven Zusatzleistungen wie JobRad, JobTicket, Hansefit, einer subventionierten Betriebskantine sowie kostenloser Verpflegung im Büro – inklusive Obst, Wasser, Kaffee, Eis und regelmäßiger gemeinsamer Essensbestellung.

Bitte sende uns deine Bewerbung ausschließlich über unser Online-Formular – Bewerbungen per E-Mail können wir leider nicht berücksichtigen.
Bei Fragen oder technischen Schwierigkeiten wende dich gerne an unsere HR-Managerin Tina Paß-Arning aus unserem HR-Team:
hr@bitop.de

Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!