Finde einen Job 
Finde eine Ausbildung 
Top Arbeitgeber 
Top Universitäten 
Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere den Empfang und sorge für einen reibungslosen Büroalltag.
- Arbeitgeber: Innovatives Biotech-Unternehmen mit einem dynamischen Team.
- Mitarbeitervorteile: Attraktives Gehalt, Weiterbildungsmöglichkeiten und kostenlose Verpflegung im Büro.
- Andere Informationen: Moderne Büros in Dortmund-Hörde mit flachen Hierarchien und Team-Events.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv mit und übernehme Verantwortung in einem wachsenden Unternehmen.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und erste Erfahrung im Office Management.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 35000 - 42000 € pro Jahr.
Festanstellung Voll- oder Teilzeit Dortmund 35.000 - 42.000 € pro Jahr
WAS WIR SUCHEN
Organisationstalent mit Hands-on-Mentalität gesucht! Du behältst gerne den Überblick, packst mit an und sorgst dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft? Ob Empfang, Office Management, interne Organisation oder operative Unterstützung - Du bist die Person, auf die man sich verlassen kann? Dann könnte diese Rolle perfekt zu Dir passen.
WAS DICH BEI UNS ERWARTET
- Empfang & Office Management
- Du bist die erste Ansprechperson für Gäste, Kunden und Dienstleister und sorgst für einen professionellen, herzlichen Empfang.
- Du verantwortest die Telefonzentrale sowie die Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost - auf Deutsch und Englisch.
- Du koordinierst interne Abläufe und stellst sicher, dass unser Büroalltag strukturiert und effizient funktioniert.
- Organisation & Verantwortung
- Du organisierst Besprechungen, bereitest Meetingräume vor und koordinierst die Bewirtung.
- Du unterstützt bei administrativen Prozessen, interner Kommunikation und allgemeinen organisatorischen Aufgaben.
- Du übernimmst eigenständig kleinere Projekte im Bereich Office & Organisation und bringst eigene Verbesserungsideen ein.
- Material- & Bestandsmanagement
- Du koordinierst Büro-, Verbrauchs- und Eventmaterialien sowie kleinere Lagerbestände.
- Du unterstützt bei Versand, Verpackung und Vorbereitung von Materialien für Veranstaltungen, Messen oder Marketingaktionen.
- Du kümmerst Dich darum, dass Gemeinschaftsbereiche, Meetingräume und Küchen stets organisiert und einladend sind.
- Schnittstellenfunktion & Dienstleisterkoordination
- Du bist Ansprechpartner für externe Dienstleister wie Reinigung, Catering oder Bürobedarf.
- Du koordinierst Bestellungen, Termine und Abstimmungen zuverlässig und eigenständig.
WAS DICH AUSMACHT
- Ausbildung & Erfahrung
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Idealerweise erste Berufserfahrung im Bereich Office Management, Empfang, Assistenz oder Organisation
- Arbeitsweise & Persönlichkeit
- Du arbeitest strukturiert, selbstständig und verantwortungsbewusst.
- Du besitzt eine ausgeprägte Service- und Hands-on-Mentalität.
- Organisation macht Dir Spaß und Du behältst auch in stressigen Situationen den Überblick.
- Du bist kommunikativ, freundlich und arbeitest gerne im Team.
- Skills
- Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel)
- Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse
- Eigeninitiative, Pragmatismus und Zuverlässigkeit
WAS WIR DIR BIETEN
- Ein Job mit Sinn und Spielraum: Sie werden Teil eines innovativen Biotech-Unternehmens mit wachsenden "Start-ups im Unternehmen" - mit viel Raum für eigene Ideen, Verantwortung und kreative Freiheit.
- Arbeiten, wo andere spazieren gehen: Unser modernes Büro liegt im schönen Dortmund-Hörde, direkt zwischen Naturschutzgebiet und dem Industriedenkmal Phoenix West.
- Ein echtes Teamgefühl: Freuen Sie sich auf ein motiviertes, herzliches Team, das Sie mit offenen Armen aufnimmt.
- Kurze Wege, schnelle Entscheidungen: Wir leben flache Hierarchien, arbeiten auf Augenhöhe und feiern gute Ideen.
- Wachstum? Selbstverständlich: Wir fördern die Entwicklung engagierter Teammitglieder mit regelmäßigen Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Fair bezahlt & gut abgesichert: Neben einem leistungsgerechten Gehalt erhalten Sie eine attraktive Bezuschussung zur betrieblichen Altersvorsorge.
- Gemeinsame Erlebnisse: Freuen Sie sich auf regelmäßige Mitarbeiterevents wie Sommerfest, Weihnachtsfeier und sportliche Aktivitäten.
- Rundum gut versorgt: Profitieren Sie von attraktiven Zusatzleistungen wie JobRad, JobTicket und kostenloser Verpflegung im Büro.
Über uns
bitop ist ein wachstumsstarkes, international agierendes und eigentümergeführtes Biotech Unternehmen. Unsere Mission: mit unseren Produkten und Marken das Leben gesünder, glücklicher und schöner machen.
Noch Fragen? Bitte sende uns deine Bewerbung ausschließlich über unser Online-Formular - Bewerbungen per E-Mail können wir leider nicht berücksichtigen.
Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Kontakt
Tina Paß-Arning
Standort: Dortmund
bitop AG
Carlo-Schmid-Allee 5
44263 Dortmund
Deutschland
Office Manager / Empfang & Organisation (m/w/d) Arbeitgeber: bitop AG
Kontaktperson:
bitop AG HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager / Empfang & Organisation (m/w/d)
✨Sei proaktiv!
Warte nicht darauf, dass die Stellenanzeigen dich finden. Nutze unser Netzwerk und sprich direkt mit Leuten in der Branche. Zeig dein Interesse und deine Motivation, indem du dich aktiv in Gespräche einbringst.
✨Netzwerken ist alles!
Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte zu knüpfen. Verbinde dich mit ehemaligen Kollegen oder Kommilitonen und lass sie wissen, dass du auf Jobsuche bist. Oft erfährt man durch persönliche Empfehlungen von offenen Stellen.
✨Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor!
Informiere dich über das Unternehmen und die Branche. Überlege dir, welche Fragen du stellen möchtest und wie du deine Erfahrungen am besten präsentieren kannst. Übung macht den Meister – vielleicht mit einem Freund oder vor dem Spiegel!
✨Bewirb dich über unsere Website!
Wir freuen uns, wenn du dich direkt über unsere Website bewirbst. So hast du die besten Chancen, gesehen zu werden. Vergiss nicht, deine Bewerbung individuell auf die Stelle zuzuschneiden und deine Begeisterung für die Position zu zeigen!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager / Empfang & Organisation (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deiner Bewerbung durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist.
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Ein klarer Aufbau hilft uns, schnell die wichtigsten Informationen zu finden und zeigt, dass du organisiert bist – genau das, was wir suchen!
Sprich unsere Sprache!: Verwende in deiner Bewerbung die gleiche Sprache wie in der Stellenanzeige. Das zeigt, dass du die Anforderungen verstanden hast und dich mit unserem Unternehmen identifizieren kannst.
Bewirb dich über unsere Website!: Vergiss nicht, deine Bewerbung über unser Online-Formular einzureichen. So stellst du sicher, dass wir alles richtig erhalten und du keine wichtigen Schritte verpasst!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei bitop AG vorbereitest
✨Sei gut vorbereitet!
Informiere dich über das Unternehmen bitop und ihre Produkte. Verstehe die Rolle des Office Managers und überlege dir, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten dazu passen. Bereite auch Fragen vor, die du dem Interviewer stellen möchtest.
✨Präsentiere deine Organisationstalente!
Da die Position viel mit Organisation zu tun hat, bringe konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung mit, die zeigen, wie du erfolgreich Abläufe organisiert und optimiert hast. Zeige, dass du auch in stressigen Situationen den Überblick behältst.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten!
Als erste Ansprechperson für Gäste und Dienstleister ist es wichtig, freundlich und professionell aufzutreten. Übe, wie du dich vorstellen und die Rolle des Unternehmens beschreiben würdest. Achte darauf, sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch sicher zu kommunizieren.
✨Bring eigene Ideen ein!
Das Unternehmen sucht jemanden, der aktiv mitgestaltet. Überlege dir Verbesserungsvorschläge oder Ideen, die du in die Rolle einbringen könntest. Das zeigt Initiative und dein Interesse an der Weiterentwicklung des Unternehmens.