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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere den Empfang und sorge für einen reibungslosen Büroalltag.
- Arbeitgeber: Innovatives Biotech-Unternehmen mit einem dynamischen Team in Dortmund.
- Mitarbeitervorteile: Attraktives Gehalt, Weiterbildungsmöglichkeiten und kostenlose Verpflegung im Büro.
- Andere Informationen: Freue dich auf ein motiviertes Team und regelmäßige Mitarbeiterevents.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv mit und übernehme Verantwortung in einem wachsenden Unternehmen.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und erste Erfahrung im Office Management.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 35000 - 42000 € pro Jahr.
Festanstellung · Voll- oder Teilzeit · Dortmund 35.000 - 42.000 € pro Jahr
WAS WIR SUCHEN
Organisationstalent mit Hands-on-Mentalität gesucht! Du behältst gerne den Überblick, packst mit an und sorgst dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft? Ob Empfang, Office Management, interne Organisation oder operative Unterstützung – Du bist die Person, auf die man sich verlassen kann? Dann könnte diese Rolle perfekt zu Dir passen.
WAS DICH BEI UNS ERWARTET
- Empfang & Office Management: Du bist die erste Ansprechperson für Gäste, Kunden und Dienstleister und sorgst für einen professionellen, herzlichen Empfang. Du verantwortest die Telefonzentrale sowie die Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost – auf Deutsch und Englisch. Du koordinierst interne Abläufe und stellst sicher, dass unser Büroalltag strukturiert und effizient funktioniert.
- Organisation & Verantwortung: Du organisierst Besprechungen, bereitest Meetingräume vor und koordinierst die Bewirtung. Du unterstützt bei administrativen Prozessen, interner Kommunikation und allgemeinen organisatorischen Aufgaben. Du übernimmst eigenständig kleinere Projekte im Bereich Office & Organisation und bringst eigene Verbesserungsideen ein.
- Material- & Bestandsmanagement: Du koordinierst Büro-, Verbrauchs- und Eventmaterialien sowie kleinere Lagerbestände. Du unterstützt bei Versand, Verpackung und Vorbereitung von Materialien für Veranstaltungen, Messen oder Marketingaktionen. Du kümmerst Dich darum, dass Gemeinschaftsbereiche, Meetingräume und Küchen stets organisiert und einladend sind.
- Schnittstellenfunktion & Dienstleisterkoordination: Du bist Ansprechpartner für externe Dienstleister wie Reinigung, Catering oder Bürobedarf. Du koordinierst Bestellungen, Termine und Abstimmungen zuverlässig und eigenständig.
WAS DICH AUSMACHT
- Ausbildung & Erfahrung: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation. Idealerweise erste Berufserfahrung im Bereich Office Management, Empfang, Assistenz oder Organisation.
- Arbeitsweise & Persönlichkeit: Du arbeitest strukturiert, selbstständig und verantwortungsbewusst. Du besitzt eine ausgeprägte Service- und Hands-on-Mentalität. Organisation macht Dir Spaß und Du behältst auch in stressigen Situationen den Überblick. Du bist kommunikativ, freundlich und arbeitest gerne im Team.
- Skills: Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel). Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse. Eigeninitiative, Pragmatismus und Zuverlässigkeit.
WAS WIR DIR BIETEN
- Ein Job mit Sinn und Spielraum: Sie werden Teil eines innovativen Biotech-Unternehmens mit wachsenden „Start-ups im Unternehmen“ – mit viel Raum für eigene Ideen, Verantwortung und kreative Freiheit.
- Arbeiten, wo andere spazieren gehen: Unser modernes Büro liegt im schönen Dortmund-Hörde, direkt zwischen Naturschutzgebiet und dem Industriedenkmal Phoenix West. Gut erzogene Bürohunde sind bei uns ausdrücklich willkommen.
- Ein echtes Teamgefühl: Freuen Sie sich auf ein motiviertes, herzliches Team – auf zwei und manchmal auch vier Beinen – das Sie mit offenen Armen aufnimmt und gemeinsam mit Ihnen an einem Ziel arbeitet: Extremolytes for life.
- Kurze Wege, schnelle Entscheidungen: Wir leben flache Hierarchien, arbeiten auf Augenhöhe und feiern gute Ideen – unabhängig davon, von wem sie kommen.
- Wachstum? Selbstverständlich: Ob fachlich oder persönlich – wir fördern die Entwicklung engagierter Teammitglieder mit regelmäßigen Weiterbildungsmöglichkeiten und echter Unterstützung.
- Fair bezahlt & gut abgesichert: Neben einem leistungsgerechten Gehalt erhalten Sie eine attraktive Bezuschussung zur betrieblichen Altersvorsorge.
- Gemeinsame Erlebnisse: Freuen Sie sich auf regelmäßige Mitarbeiterevents wie Sommerfest, Weihnachtsfeier, Teambuilding-Veranstaltungen sowie sportliche Aktivitäten – zum Beispiel unsere eigene Padel-Liga oder die Teilnahme am Firmenlauf.
- Rundum gut versorgt: Profitieren Sie von attraktiven Zusatzleistungen wie JobRad, JobTicket, Hansefit, einer subventionierten Betriebskantine sowie kostenloser Verpflegung im Büro – inklusive Obst, Wasser, Kaffee, Eis und regelmäßiger gemeinsamer Essensbestellung.
Über uns
bitop ist ein wachstumsstarkes, international agierendes und eigentümergeführtes Biotech‑Unternehmen. Unsere Mission: mit unseren Produkten und Marken das Leben gesünder, glücklicher und schöner machen. Mittels nachhaltiger Biotechnologie produzieren wir einzigartige Wirkstoffe – allen voran Ectoin®. Damit beliefern wir weltweit führende Kosmetik- und Pharmazeutik Hersteller mit hochreinen Molekülen und entwickeln parallel innovative OTC‑Medizin‑ und Pflegeprodukte.
Unser Go‑to‑Market ist zweigleisig: B2B als White‑Label‑Konzepte für namhafte Partner aus Pharma und Consumer Healthcare sowie D2C über unsere Marken bitopEQUI® (Tierpflege) und ectocare® (OTC). Unser Unternehmenserfolg basiert auf tiefem Marktverständnis, starker Innovationskraft und der Verpflichtung gegenüber Kunden und Mitarbeitern, was uns zum Marktführer auf unserem Gebiet gemacht hat. Wir sind eine spannende Mischung aus gut 75 Kaufleuten, Naturwissenschaftlern, Ingenieuren und vielen weiteren Multitalenten, die alle eine Leidenschaft für Extremolyte und unternehmerisches Denken teilen.
Bist Du auch bald ein Teil unseres Teams? Noch Fragen? Bitte sende uns deine Bewerbung ausschließlich über unser Online-Formular – Bewerbungen per E-Mail können wir leider nicht berücksichtigen. Bei Fragen oder technischen Schwierigkeiten wende dich gerne an unsere HR-Managerin Tina Paß-Arning aus unserem HR-Team: hr@bitop.de
Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Kontakt
Tina Paß-Arning
hr@bitop.de
Standort Dortmund
bitop AG
Carlo-Schmid-Allee 5
44263 Dortmund
Deutschland
Office Manager / Empfang & Organisation (m/w/d) (35000.00 EUR pro Jahr) Arbeitgeber: bitop AG
Kontaktperson:
bitop AG HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager / Empfang & Organisation (m/w/d) (35000.00 EUR pro Jahr)
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager interessierst, schau dir das Unternehmen genau an und überlege, wie du deine Fähigkeiten einbringen kannst. Zeig in Gesprächen, dass du nicht nur die Anforderungen erfüllst, sondern auch eigene Ideen hast, um den Büroalltag zu verbessern.
✨Tip Nummer 2
Netzwerken ist alles! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte zu knüpfen und dich mit Leuten aus der Branche auszutauschen. Vielleicht gibt es sogar jemanden, der bei bitop arbeitet und dir wertvolle Einblicke geben kann oder dich empfehlen kann.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Produkte von bitop und überlege, wie du deine Erfahrungen im Office Management konkret einbringen kannst. Sei bereit, Beispiele aus deiner bisherigen Arbeit zu teilen, die deine Organisationstalente unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt, dass du motiviert bist und die Initiative ergreifst. Außerdem hast du so die besten Chancen, dass deine Bewerbung schnell bearbeitet wird. Lass uns gemeinsam an einem dynamischen Arbeitsplatz arbeiten!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager / Empfang & Organisation (m/w/d) (35000.00 EUR pro Jahr)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deiner Bewerbung durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist.
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Ein klarer Aufbau hilft uns, deine Qualifikationen und Erfahrungen schnell zu erfassen. Verwende Absätze und Aufzählungen, um wichtige Punkte hervorzuheben.
Sprich unsere Sprache!: Nutze die Sprache aus der Stellenanzeige in deiner Bewerbung. Das zeigt uns, dass du die Anforderungen verstanden hast und dich mit unserem Unternehmen identifizieren kannst. Zeig uns, dass du ein Organisationstalent mit Hands-on-Mentalität bist!
Bewirb dich über unsere Website!: Vergiss nicht, deine Bewerbung über unser Online-Formular einzureichen. So können wir sicherstellen, dass alles reibungslos läuft und du keine wichtigen Informationen vergisst. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei bitop AG vorbereitest
✨Mach dich mit dem Unternehmen vertraut
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir die Zeit nehmen, um mehr über bitop und ihre Produkte zu erfahren. Schau dir ihre Website an, lies über ihre Mission und Werte und verstehe, was sie von anderen Biotech-Unternehmen unterscheidet. So kannst du im Gespräch gezielte Fragen stellen und zeigen, dass du wirklich interessiert bist.
✨Bereite Beispiele vor
Da die Rolle des Office Managers viel Organisation und Koordination erfordert, ist es hilfreich, konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung parat zu haben. Überlege dir Situationen, in denen du erfolgreich ein Projekt geleitet oder ein Problem gelöst hast. Diese Geschichten helfen dir, deine Fähigkeiten und deinen Wert für das Unternehmen zu verdeutlichen.
✨Zeige deine Hands-on-Mentalität
In der Stellenbeschreibung wird eine Hands-on-Mentalität betont. Sei bereit, dies während des Interviews zu demonstrieren. Sprich darüber, wie du in der Vergangenheit proaktiv gehandelt hast, um Herausforderungen zu meistern oder Prozesse zu verbessern. Das zeigt, dass du nicht nur verwalten, sondern auch aktiv mitgestalten möchtest.
✨Stelle Fragen zur Unternehmenskultur
Das Interview ist nicht nur eine Gelegenheit für das Unternehmen, dich kennenzulernen, sondern auch für dich, herauszufinden, ob die Unternehmenskultur zu dir passt. Frage nach Teamdynamik, Weiterbildungsmöglichkeiten und wie das Unternehmen seine Mitarbeiter unterstützt. Das zeigt dein Interesse und hilft dir, eine informierte Entscheidung zu treffen.