Büroassistenz / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Brandenburg an der Havel

Nutzen Sie Ihr Organisationstalent dort, wo es wirklich etwas bewegt. In einem wachsenden Unternehmen nehmen auch die Aufgaben der Geschäftsführung stetig zu. Sie reichen von Kunden- und Vertragsangelegenheiten über Projekte, Personal- und Organisationsthemen bis hin zum Neukundengeschäft und zur Weiterentwicklung des Unternehmens. Damit diese Aufgaben effizient bearbeitet werden können, müssen Informationen strukturiert, vollständig und termingerecht zur Verfügung stehen, interne und externe Anfragen sinnvoll koordiniert und offene Punkte zuverlässig nachgehalten werden.

Dafür suchen wir eine Persönlichkeit mit Organisationstalent, Eigeninitiative und einem ausgeprägten Gespür für Menschen und Situationen, mit einem freundlichen und verbindlichen Auftreten, die auch in anspruchsvolleren Situationen den richtigen Ton findet und weiß, wann Zurückhaltung, Beharrlichkeit oder eine klare Ansprache gefragt sind. Hilfreich ist, wenn Sie bereits Erfahrung in einer organisatorischen, kaufmännischen oder koordinierenden Tätigkeit gesammelt haben. Ob diese aus Büromanagement, Assistenz, Sekretariat, Disposition, einer Kanzlei oder einem anderen Umfeld stammt, ist für uns dabei weniger entscheidend als Ihre Arbeitsweise, Ihr Engagement und Ihr authentisches Auftreten.

Wenn Sie sich in dieser Beschreibung wiederfinden und Freude an einer vielseitigen Assistenzfunktion in unserem Unternehmen haben, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Über uns: Die BIVG ist ein familiengeführtes Immobilienunternehmen mit mehr als 25 Beschäftigten und über 33 Jahren Erfahrung in der Verwaltung von Immobilien. Unser Ziel ist es, die Immobilien unserer Kunden nachhaltig zu bewirtschaften und weiter zu entwickeln.

Eine vielseitige Rolle mit Raum für eigene Stärken: Als Assistentin der Geschäftsführung (m/w/d) unterstützen Sie die Geschäftsführung im Tagesgeschäft, koordinieren organisatorische Abläufe, begleiten Projekte und sorgen dafür, dass Informationen, Aufgaben und Termine zuverlässig zusammenlaufen. Sie unterstützen bei der Betreuung wichtiger Kunden und Geschäftspartner und helfen uns dabei, die verschiedenen Anliegen serviceorientiert zu bearbeiten.

Je nach Ihren persönlichen Stärken, Erfahrungen und Interessen können Sie die Schwerpunkte innerhalb dieser Position unterschiedlich setzen – etwa in der Organisation, Kommunikation oder Projektbegleitung.

Ihre Aufgaben:

• Termine der Geschäftsführung vorausschauend planen, eigenständig mit internen und externen Beteiligten abstimmen, sinnvoll bündeln und zuverlässig nachhalten.
• Besprechungen und Gespräche organisatorisch vorbereiten, erforderliche Informationen und Unterlagen rechtzeitig zusammentragen und offene Punkte anschließend weiterverfolgen.
• Die Geschäftsführung bei ausgewählten externen Terminen organisatorisch begleiten.
• Eingehende Kommunikation (E-Mails, vorsortierte Briefe und Tickets) nach Relevanz, Zuständigkeit und Dringlichkeit strukturieren und für die weitere Bearbeitung vorbereiten.
• Geeignete Aufgaben, Tickets oder Wiedervorlagen aus der laufenden Kommunikation ableiten, Zuständigkeiten zuordnen und sicherstellen, dass Fristen beachtet werden.
• Mit Kunden, Interessenten, Dienstleistern, Geschäftspartnern und Mitarbeitern selbstständig kommunizieren, Rückfragen klären, Termine koordinieren und erforderliche Folgeaktivitäten anstoßen.
• Unsere digitalen Kommunikationssysteme effektiv nutzen, um Gespräche sinnvoll zu steuern, Rückrufe zu koordinieren und Besprechungen technisch wie organisatorisch vorzubereiten.
• Schreiben, E-Mails, Übersichten, Präsentationen und Auswertungen mit Unterstützung unserer digitalen Systeme und zunehmend auch KI-gestützter Werkzeuge so vorbereiten, dass die Geschäftsführung möglichst direkt weiterarbeiten oder entscheiden kann.
• Unterlagen in Cloud- und Dokumentensystemen strukturiert bereitstellen und für berechtigte Empfänger digital zugänglich machen.
• Aus Besprechungen und Projekten Aufgaben, Zuständigkeiten und Fristen ableiten, Rückmeldungen und Arbeitsergebnisse nachhalten und die Geschäftsführung über offene Punkte oder Verzögerungen informieren.
• Neukundenanfragen aufnehmen, erforderliche Informationen zusammentragen, den weiteren Gesprächsbedarf vorbereiten und passende Termine mit der Geschäftsführung koordinieren.
• Die Geschäftsführung bei der vollständigen Erfassung und Dokumentation erbrachter bzw. abrechenbarer Leistungen unterstützen.
• Wichtige Kunden-, Geschäftspartner- und Mitarbeiteranlässe im Blick behalten und organisatorisch vorbereiten.
• Moderne digitale Werkzeuge und KI sinnvoll im Arbeitsalltag einsetzen und – sofern Interesse besteht – praktische Impulse für die weitere Digitalisierung und Vereinfachung unserer Abläufe geben.

Was Sie mitbringen:

• Interesse an digitalen und KI‑gestützten Arbeitsweisen.
• Grundlegendes wirtschaftliches Verständnis und die Fähigkeit, im Unternehmensinteresse mitzudenken.
• Sicherer Umgang mit MS Office und Microsoft 365.
• Idealerweise einen Führerschein.

Was wir Ihnen bieten:

• Sorgfältige und strukturierte Einarbeitung in Aufgaben, Systeme und Abläufe.
• Moderne digitale Arbeitsmittel und Einsatz von professionellen KI-Tools.
• Kurze Entscheidungswege.
• Freundliches und hilfsbereites Team.
• Vielfältige Weiterbildungsangebote und finanzielle Weiterbildungsförderung.
• Attraktive Mitarbeiterangebote online und vor Ort.
• Unterstützung bei der Wohnungssuche in Brandenburg an der Havel.
• Kostenlose Mitarbeiterparkplätze.
• Sichere Beschäftigung im familiengeführten Unternehmen.
• Gelegenheit zur Mitwirkung an der Berufsausbildung und dem dualen Studium.

Das Wichtigste im Überblick:

• Verfügbarkeit ab sofort | Vollzeit 40 Wochenstunden | Mo. – Fr. | Arbeitsort Brandenburg a.d.H.
• Diese Stelle ist für Praktikanten und Werkstudierende nicht geeignet.