Office Manager

Diese Rolle ist darauf ausgelegt, den reibungslosen Ablauf unseres Büros in Berlin zu unterstützen und zu einer positiven Mitarbeitererfahrung beizutragen. Sie werden als wichtige operative Unterstützung für das Berliner Büro fungieren, eng mit unserem Operationsteam zusammenarbeiten und an unseren Office Manager in den Niederlanden berichten.

Die Rolle ist praktisch und auf Ausführung und Koordination fokussiert und bietet die Möglichkeit, starke Fähigkeiten im Büromanagement und in der operativen Tätigkeit in einem dynamischen, internationalen SaaS-Umfeld aufzubauen.

Was werden Sie tun:

• Unterstützung des täglichen Betriebs des Büros, einschließlich Bürokommunikation, Post, Versand, Buchungen von Besprechungsräumen und allgemeinen Koordinationsaufgaben.
• Verwaltung administrativer und vertraulicher Kommunikation mit Sorgfalt und Professionalität, unter Anleitung wenn nötig.
• Hilfe bei der Pflege von Bürodokumentationen und gemeinsamen Räumen, wie dem Bürohandbuch und gemeinsamen Laufwerken, um Informationen organisiert und aktuell zu halten.
• Unterstützung bei Bürobedarf und Einkaufsprozessen, einschließlich Bestellung von Materialien, Verfolgung von Anfragen und Unterstützung bei der Rechnungsverwaltung.
• Assistenz bei Einrichtungen, Sicherheit und Schutzaufgaben, um sicherzustellen, dass das Büro ein einladender, sicherer und funktionaler Arbeitsplatz ist.
• Unterstützung der Mitarbeitererfahrung im Büro, einschließlich der Vorbereitung von Arbeitsplätzen für neue Mitarbeiter, Reiseorganisation und Beantwortung von Fragen im Büro.
• Hilfe bei der Koordination von Büroveranstaltungen und Teamaktivitäten, um praktische Erfahrungen in Planung, Logistik und Ausführung zu sammeln.

Was wir suchen:

• Sie sprechen fließend Deutsch und Englisch (schriftlich und mündlich).
• Sie haben bis zu 1 Jahr Erfahrung in einer ähnlichen Rolle (z.B. Bürokoordination, Büromanagement oder Gastgewerbe).
• Sie fühlen sich wohl in einem internationalen und multikulturellen Umfeld und genießen den täglichen Kontakt mit verschiedenen Teams und Stakeholdern.
• Sie sind proaktiv, organisiert und praktisch veranlagt, mit der Bereitschaft, Verantwortung für die täglichen Büroabläufe zu übernehmen und Dinge durchzuziehen.
• Sie arbeiten gut in einem dynamischen Umfeld mit wechselnden Prioritäten und bleiben ruhig, flexibel und lösungsorientiert, wenn die Dinge nicht wie geplant laufen.
• Sie wohnen in (oder können nach) Berlin pendeln und sind offen dafür, bis zu 3 Tage pro Woche im Büro zu arbeiten, als Teil eines hybriden Modells.
• Sie sind verfügbar, um 32 Stunden pro Woche zu arbeiten, mit etwas Flexibilität bei den Arbeitszeiten, wenn gelegentlich dringende Angelegenheiten auftreten.

Was wir anbieten:

• Ein wettbewerbsfähiges Gehalt, ergänzt durch variable Vergütung.
• Eine subventionierte Altersvorsorge, um Ihnen zu helfen, eine sichere und komfortable Zukunft aufzubauen.
• 24 Urlaubstage zum Entspannen, mit der Option, 10 zusätzliche Tage für noch mehr Freiheit und Flexibilität zu kaufen.
• Hybrides Arbeiten, das wirklich funktioniert: verbringen Sie 3 Tage pro Woche in unserem leicht erreichbaren Büro, die verbleibenden Tage sind für konzentriertes Arbeiten von zu Hause aus vorgesehen.
• Genießen Sie bequemen Zugang zu öffentlichen Verkehrsmitteln, Essensgutscheinen für Frühstück oder Mittagessen und sogar einen Fahrrad-Leasing-Plan zur Unterstützung nachhaltiger Pendelwege.
• Hochwertige IT-Ausrüstung ab dem ersten Tag sowie ein persönliches IT-Budget, damit Sie Ihr Setup nach Ihren Wünschen anpassen oder aufrüsten können.
• Globale Zusammenarbeit in einem internationalen Umfeld, in dem Sie mit talentierten Menschen aus der ganzen Welt arbeiten.

Rekrutierungsprozess:

• 1. Interview mit internem Recruiter (45 Minuten)
• 2. Interview mit Office Manager (45 Minuten)
• 3. Vor-Ort-Interview mit HRBP (60 Minuten)

Bitte beachten Sie, dass Sie Ihre Bewerbung auf Englisch einreichen, da dies die Sprache unseres Unternehmens ist und Sie sie täglich verwenden werden, sobald Sie Teil des Teams sind. Bitte bewerben Sie sich über unsere Website oder über den LinkedIn-Jobbeitrag. Bewerbungen, die per E-Mail gesendet werden, werden nicht geprüft. Wir ziehen keine Agenturanträge für diese Position in Betracht. Wir können KI-gestützte Tools verwenden, um Teile des Rekrutierungsprozesses zu unterstützen, wie z.B. die Überprüfung von Bewerbungen oder Lebensläufen. Diese Tools unterstützen unser Rekrutierungsteam, ersetzen jedoch nicht die menschliche Entscheidungsfindung, und alle endgültigen Einstellungsentscheidungen werden von Menschen getroffen.