Office Manager

Diese Rolle ist darauf ausgelegt, den reibungslosen Ablauf unseres Büros in Berlin zu unterstützen und zu einer positiven Mitarbeitererfahrung beizutragen. Sie werden als wichtige operative Unterstützung für das Berliner Büro fungieren, eng mit unserem Operationsteam zusammenarbeiten und an unseren Office Manager in den Niederlanden berichten. Die Rolle ist praktisch und auf Ausführung und Koordination fokussiert und bietet die Möglichkeit, starke Fähigkeiten im Büromanagement und in der operativen Tätigkeit in einem dynamischen, internationalen SaaS-Umfeld aufzubauen.

Was werden Sie tun:

• Unterstützung des täglichen Betriebs des Büros, einschließlich Bürokommunikation, Post, Versand, Buchungen von Besprechungsräumen und allgemeinen Koordinationsaufgaben.
• Verwaltung administrativer und vertraulicher Kommunikation mit Sorgfalt und Professionalität, bei Bedarf unter Anleitung.
• Hilfe bei der Pflege von Bürodokumentationen und gemeinsamen Räumen, wie dem Bürohandbuch und gemeinsamen Laufwerken, um Informationen organisiert und aktuell zu halten.
• Unterstützung bei Bürobedarf und Einkaufsprozessen, einschließlich Bestellung von Materialien, Verfolgung von Anfragen und Unterstützung bei der Rechnungsverwaltung.
• Assistenz bei Einrichtungen, Sicherheit und Sicherheitsaufgaben, um sicherzustellen, dass das Büro ein einladender, sicherer und funktionaler Arbeitsplatz ist.
• Unterstützung der Mitarbeitererfahrung im Büro, einschließlich der Vorbereitung von Arbeitsplätzen für neue Mitarbeiter, Reiseorganisation und Beantwortung von Fragen im Büro.
• Hilfe bei der Koordination von Büroveranstaltungen und Teamaktivitäten, um praktische Erfahrungen in Planung, Logistik und Ausführung zu sammeln.

Was wir suchen:

• Fließend in Deutsch und Englisch (schriftlich und mündlich).
• Bis zu 1 Jahr Erfahrung in einer ähnlichen Rolle (z.B. Bürokoordination, Büromanagement oder Gastgewerbe).
• Komfortabel in einem internationalen und multikulturellen Umfeld mit täglicher Interaktion mit verschiedenen Teams und Stakeholdern.
• Proaktiv, organisiert und praktisch, mit der Bereitschaft, Verantwortung für die täglichen Büroabläufe zu übernehmen und Dinge durchzuführen.
• Fähigkeit, gut in einem dynamischen Umfeld mit wechselnden Prioritäten zu arbeiten, ruhig, flexibel und lösungsorientiert zu bleiben, wenn die Dinge nicht wie geplant laufen.
• Ansässig in (oder in der Lage zu pendeln nach) Berlin und in der Lage, bis zu 3 Tage pro Woche im Büro im Rahmen eines hybriden Setups zu arbeiten.
• Verfügbar für 32 Stunden pro Woche, mit etwas Flexibilität bei den Arbeitszeiten für gelegentliche dringende Angelegenheiten.

Was wir bieten:

• Ein wettbewerbsfähiges Gehalt, ergänzt durch variable Vergütung.
• Eine subventionierte Altersvorsorge, um eine sichere und komfortable Zukunft aufzubauen.
• 24 Urlaubstage zum Entspannen, mit der Option, 10 zusätzliche Tage für mehr Flexibilität zu kaufen.
• Hybrides Arbeiten, das wirklich funktioniert: 3 Tage pro Woche in unserem leicht erreichbaren Büro, mit den verbleibenden Tagen für konzentriertes Arbeiten von zu Hause aus.
• Bequemer Zugang zu öffentlichen Verkehrsmitteln, Essensgutscheine für Frühstück oder Mittagessen und einen Fahrrad-Leasingplan zur Unterstützung nachhaltiger Pendelwege.
• Hochwertige IT-Ausrüstung ab dem ersten Tag sowie ein persönliches IT-Budget zur Anpassung oder Aufrüstung Ihres Setups.
• Globale Zusammenarbeit in einem internationalen Umfeld, in dem Sie mit talentierten Menschen aus der ganzen Welt arbeiten.

Rekrutierungsprozess:

• 1. Interview mit internem Recruiter (45 Minuten)
• 2. Interview mit Office Manager (45 Minuten)
• 3. Vor-Ort-Interview mit HRBP (60 Minuten)

Bitte beachten Sie:

Bitte reichen Sie Ihre Bewerbung in Englisch ein; es ist die Sprache unseres Unternehmens und wird täglich verwendet. Bitte bewerben Sie sich über unsere Website oder über den LinkedIn-Jobbeitrag; Bewerbungen, die per E-Mail gesendet werden, werden nicht geprüft. Agenturanfragen werden für diese Position nicht berücksichtigt. Wir können KI-gestützte Tools verwenden, um Teile des Rekrutierungsprozesses zu unterstützen, wie z.B. die Überprüfung von Bewerbungen oder Lebensläufen; diese Tools ersetzen nicht die menschliche Entscheidungsfindung, und alle endgültigen Einstellungsentscheidungen werden von Menschen getroffen.

DEI-Erklärung: Bizzdesign steht für Gleichheit und Inklusion. Wir glauben, dass ein vielfältiger und inklusiver Arbeitsplatz entscheidend für unseren Erfolg ist, und wir setzen uns dafür ein, ein Team aufzubauen, das eine breite Palette von Hintergründen, Perspektiven und Fähigkeiten widerspiegelt.