Standort: Bremen | Vollzeit/Teilzeit | ab sofort
Als Executive Assistant (m/w/d) arbeitest Du direkt für die Partner von BLACKFIELD und hältst der Geschäftsführung den Rücken frei. Du steuerst Termine, Korrespondenz und Vorbereitung so, dass Zeit dort landet, wo sie den größten Effekt hat: bei Kunden, im Team und in strategischen Entscheidungen. Die Position ist in Vollzeit oder Teilzeit besetzbar.
Aufgabenbereiche
- Kalender-Steuerung inkl. Priorisierung, Verschiebungen inkl. realistischer Taktung von Terminen sowie Reise- und Routenplanung
- Management des Postfachs: Vorsortierung, Entwürfe für Korrespondenz, Nachfassen bei offenen Vorgängen
- Vor- und Nachbereitung von Kunden-, Aufsichtsrats- und Gremienterminen inkl. Unterlagen und Protokollierung
- Nachverfolgung von Zusagen und Aufgaben aus Terminen über unser Projektmanagement-Tool
- Pflege der Kontakt- und Akquisedaten sowie Nachverfolgung von Vertriebskontakten
- Organisation von Kundenveranstaltungen und Fachformaten in Abstimmung mit dem Operations-Team
- Recherchen und Zuarbeiten zu einzelnen Themen der Geschäftsführung
- Kommunikation mit Kunden, Aufsichtsrat, Steuerberatung und externen Partnern im Namen des Vorstands
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium oder Erfahrung in einer Assistenzrolle auf Management-Ebene, gerne im Beratungs- oder Dienstleistungsumfeld
- Ausgeprägte Organisationsstärke und die Fähigkeit, Themen mitzudenken, bevor sie delegiert werden
- Sehr gutes schriftliches Deutsch: Du triffst Ton und Anrede gegenüber Kunden, Aufsichtsrat und Bewerbern sicher
- Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Teams, Excel, PowerPoint) und Projektmanagement-Tools
- Routinierter Einsatz von KI-Tools im Arbeitsalltag
- Absolute Diskretion im Umgang mit Personal-, Vertrags- und Kundendaten
- Verlässlichkeit bei kurzfristigen Terminänderungen und ein ruhiger Umgang mit parallelen Vorgängen
- Gutes Englisch in Wort und Schrift
Was wir bieten
- Direkter Einblick in sämtliche Themen des Unternehmens, von der Kundenakquise bis zu Management-Sitzungen
- Vollzeit oder Teilzeit, mit einer Arbeitszeitgestaltung, die wir gemeinsam auf die Termintaktung abstimmen
- Kurze Wege in einem Team von 20 Personen und Entscheidungen ohne Umweg
- Einblicke in verschiedene Branchen und Unternehmensgrößen über unsere Kundenprojekte
- Individuelle Weiterentwicklung durch Schulungen und Workshops
- Attraktive Büroräume in Bremen-Schwachhausen
- Sehr Attraktives Gehaltspaket
- Mitarbeiter-Benefits wie eine Firmenfitness-Mitgliedschaft und ein vollständig subventioniertes Deutschlandticket
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Executive Assistant (m/w/d) in Bremen Arbeitgeber: BLACKFIELD AI
Als Arbeitgeber in Bremen bieten wir dir als AI Engineer (m/w/d) die Möglichkeit, an abwechslungsreichen Projekten zu arbeiten und echte Gestaltungsmöglichkeiten zu erleben. Unsere offene und innovative Unternehmenskultur fördert individuelle Weiterentwicklung durch Schulungen und Workshops, während du direkten Kontakt zu Kunden hast und Verantwortung für Teilprojekte übernimmst. Mit attraktiven Mitarbeiter-Benefits wie Firmenfitness und Mobilität unterstützen wir deine Work-Life-Balance und dein persönliches Wachstum.
