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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte alle Projektdokumente und koordiniere zwischen Teams und Partnern.
- Arbeitgeber: Blackfield Associates unterstützt einen globalen Pharmakonzern in Frankfurt.
- Mitarbeitervorteile: 12-monatiger Vertrag mit der Möglichkeit zur beruflichen Weiterentwicklung.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und trage zur Qualitätssicherung bei.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung in Dokumentenkontrolle und Projektadministration erforderlich.
- Andere Informationen: Starke Englischkenntnisse und Organisationstalent sind ein Muss.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Blackfield Associates arbeiten derzeit mit einem globalen Pharmahersteller zusammen, um deren Suche nach einem Dokumentenkontrollspezialisten zu unterstützen, der ihrem Projekt in Frankfurt für einen anfänglichen Zeitraum von 12 Monaten beitreten kann.
Hauptverantwortlichkeiten:
- Als zentrale Anlaufstelle für das Management aller Projektdokumentationen vor Ort fungieren, Koordination zwischen Ingenieurteams, Anbietern und Integratoren, mit besonderem Fokus auf HSE und Qualitätskontrolle.
- Sicherstellen eines reibungslosen und effizienten Dokumentenflusses zwischen allen Beteiligten, um Projektverzögerungen zu vermeiden.
- Entwicklung und Implementierung einer klaren Dokumentenkontroll- und Kommunikationsstrategie, einschließlich Verfahren für die Übergabedokumentation (GMP, EHS, rechtliche Aspekte usw.) an den Kunden.
- Verwaltung der Einreichung, Verfolgung und Verteilung von Projektdokumenten und Zeichnungen unter Verwendung von Übertragungen und Pflege der Versionskontrolle.
- Pflege und Aktualisierung der Master-Punchliste und der Dokumentenstatusberichte.
- Allgemeine administrative Unterstützung bieten, Protokolle von Besprechungen führen und Maßnahmen sowie Entscheidungen verfolgen.
- Überwachung der Schulungseinhaltung des Teams und externer Partner, Planung entsprechender Meetings und Erstellung von Compliance-Dashboards.
Erforderliche Qualifikationen:
- Erfahrung in großen Investitionsprojekten, idealerweise auf der Kundenseite.
- Hintergrund in der Dokumentenkontrolle, technischer Unterstützung oder Projektadministration.
- Versiert in Excel, Word, PowerPoint, Visio und Dokumentenmanagement-Plattformen (z. B. Documentum, Aconex).
- Starke Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagementfähigkeiten mit Liebe zum Detail.
- Fähigkeit, mit sensiblen und vertraulichen Informationen umzugehen.
Document Control Specialist Arbeitgeber: Blackfield Associates
Kontaktperson:
Blackfield Associates HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Document Control Specialist
✨Tipp Nummer 1
Netzwerke mit Fachleuten aus der Pharmaindustrie, insbesondere in Frankfurt. Besuche Branchenevents oder Webinare, um Kontakte zu knüpfen und mehr über die Anforderungen an einen Document Control Specialist zu erfahren.
✨Tipp Nummer 2
Informiere dich über die spezifischen Dokumentationsstandards und -verfahren, die in der Pharmaindustrie verwendet werden. Ein tiefes Verständnis für GMP und EHS kann dir helfen, dich von anderen Bewerbern abzuheben.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich darauf vor, deine Erfahrungen im Umgang mit Dokumentenmanagement-Plattformen wie Documentum oder Aconex zu erläutern. Zeige, wie du diese Tools effektiv genutzt hast, um die Effizienz in früheren Projekten zu steigern.
✨Tipp Nummer 4
Übe deine Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich. Da du als zentrale Anlaufstelle für die Projektkommunikation fungieren wirst, ist es wichtig, dass du klar und präzise kommunizieren kannst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Document Control Specialist
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Verstehe die Anforderungen: Lies die Stellenbeschreibung sorgfältig durch und achte auf die geforderten Qualifikationen und Verantwortlichkeiten. Stelle sicher, dass du alle relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten in deiner Bewerbung hervorhebst.
Anpassung des Lebenslaufs: Passe deinen Lebenslauf an die spezifischen Anforderungen der Stelle an. Betone deine Erfahrungen im Dokumentenmanagement und in der Projektadministration, insbesondere bei großen Kapitalprojekten.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du für die Position geeignet bist. Gehe auf deine Kommunikationsfähigkeiten und deine Erfahrung mit Dokumentationssystemen ein.
Überprüfung und Einreichung: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Fehler. Achte darauf, dass alle Informationen korrekt sind und lade deine Unterlagen über unsere Website hoch.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Blackfield Associates vorbereitest
✨Verstehe die Anforderungen
Mach dich mit den spezifischen Anforderungen der Stelle vertraut. Lies die Stellenbeschreibung gründlich durch und überlege, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den geforderten Qualifikationen passen.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Dokumentenmanagement und in der Projektkoordination zeigen. Sei bereit, diese während des Interviews zu teilen.
✨Kenntnisse in Software betonen
Da Kenntnisse in Programmen wie Excel, Word und speziellen Dokumentenmanagement-Plattformen wichtig sind, solltest du deine Erfahrung mit diesen Tools hervorheben und eventuell sogar spezifische Projekte erwähnen, bei denen du sie genutzt hast.
✨Fragen zur Unternehmenskultur
Bereite einige Fragen zur Unternehmenskultur und den Teamdynamiken vor. Dies zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, herauszufinden, ob das Unternehmen gut zu dir passt.
