Office Manager & Workplace Experience (all genders) -

DEINE AUFGABEN

THE WHY

COPV-Versagen in der Raumfahrt zu beenden — das ist unsere Mission. Präzision beginnt nicht an der Maschine. Sie beginnt in dem Moment, in dem jemand durch die Tür kommt. Ein sauberes, organisiertes und einladendes Büro ist kein Nice-to-have — es ist das operative Fundament, das es jedem Teammitglied und jedem Gast ermöglicht, sich voll auf die Mission zu konzentrieren.

THE WHAT

Du bist die Architektin bzw. der Architekt unseres Garching-Büros. Du übernimmst kein laufendes System — du baust es auf. Von der Besucher-Journey über Catering-Routinen bis hin zu Flex-Desk-Protokollen und Facility-Workflows: Du entwirfst die Prozesse, setzt sie um und trägst die Verantwortung dafür.

• Das Büro ist täglich sauber, befüllt und einsatzbereit — ohne Ausnahme.
• Jeder Besucher und jeder Gast erlebt eine strukturierte, herzliche und professionelle Betreuung.
• Probleme werden sichtbar gemacht und gelöst, bevor sie jemand anderem auf den Tisch fallen.

Du hältst nicht einfach den Betrieb aufrecht. Du baust den Ort, auf den das Team stolz ist.

Deine Aufgaben im Detail und nach Priorität:

• Bürobetrieb von Grund auf aufbauen und führen: Alle wiederkehrenden Prozesse entwickeln und implementieren — Catering-Bestellungen, Materialversorgung, Facility-Checks, Flex-Desk-Koordination. Alles dokumentieren. Playbooks erstellen, die auch ohne dich funktionieren.
• High Performance: Präzision in der Ausführung. Wiederholbare Qualität, jeden Tag.
• Besucher- und Gästeerlebnis verantworten: Die gesamte Besucher-Journey gestalten — Vorab-Kommunikation, Empfang, Registrierung, Zugang, Catering und Nachbereitung. Jeder Gast verlässt Blackwave mit einem professionellen Eindruck.
• Räume, Flex-Desks und Lager zuverlässig managen: Buchungssysteme sauber halten, Lagerbestand tracken, Dienstleister koordinieren. Konflikte erkennen, bevor sie entstehen.
• Proaktiv kommunizieren — mit Team und Facility Management: Probleme früh melden — Facility-Mängel, Catering-Engpässe, Zugangsprobleme. Nicht warten, bis jemand fragt.
• Dem Büro Leben einhauchen: Saisonale Catering-Ideen, Willkommensrituale für neue Kolleg:innen, kleine Momente, die das Team sich zu Hause fühlen lassen. Das ist keine Dekoration — das ist Kultur, und die liegt in deinen Händen.

DEIN PROFIL

• Ownership: Du wartest nicht darauf, dass dir jemand sagt, was zu tun ist. Du siehst, was fehlt, entwickelst die Lösung und stehst für das Ergebnis gerade — auch wenn niemand zuschaut.
• Erfahrung: Hintergrund im Office Management, Facility-Koordination, Team-Assistenz oder in der Hotellerie (Rezeption, Concierge, Catering). Positives Signal: Du hast Prozesse aufgebaut, nicht nur ausgeführt.
• Prozesse aufbauen: Nachgewiesene Fähigkeit, operative Abläufe, Checklisten oder Playbooks von Grund auf zu entwickeln. Du wirst von Ambiguität angetrieben, nicht gelahmt — der Aufbau motiviert dich mehr als der Dauerbetrieb.
• Besucher- & Gästemanagement: Du hast strukturierte Besucherprotokolle bereits verantwortet. Du denkst in Journeys und Ritualen, nicht nur in To-dos. Hochrangige Gäste bringen dich nicht aus der Ruhe.
• Organisation & Verlässlichkeit: Hochstrukturiert und zuverlässig. Du behältst Catering, Räume, Lager und Gäste gleichzeitig im Griff — ohne etwas fallen zu lassen.
• Kommunikation: Sicher im Umgang mit internen Teams, Lieferanten, Facility Management und führenden Stakeholdern. Direkt, diplomatisch und proaktiv.
• Präsenz vor Ort: 100 % Präsenz in Garching, 5 Tage/Woche, mind. 5–6 Std./Tag. Diese Rolle funktioniert nur vor Ort — kein Home Office.
• Sprachkenntnisse: Deutsch auf Muttersprachniveau oder verhandlungssicher (C1–C2) erforderlich. Englisch mind. B2 für Gästekommunikation und interne Abstimmung.
• Nice to have: Erfahrung mit Raum-/Desk-Buchungssoftware, ERP- oder Inventar-Tools sowie Grundkenntnisse im Facility Management (Koordination mit FM-Teams, Arbeitssicherheit).

WAS WIR BIETEN

• Eigenverantwortung & Gestaltungsspielraum: Du trägst aktiv zur Weiterentwicklung unserer Arbeitsumgebung bei.
• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen des Teilzeitmodells nach gemeinsamer Absprache.
• Startup-Spirit trifft Aerospace: Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und Raum für deine Ideen.
• Individuelle Benefits: Wähle zwischen Deutschlandticket, Egym Wellpass oder einer steuerfreien Sachzuwendung mit der Give Card.
• Täglich frisches Essen: Gemeinsame Mittagspause mit gesunden, abwechslungsreichen Gerichten.
• Alpenblick inklusive: Unsere Dachterrasse in Taufkirchen lädt zum Entspannen ein — oder genieße unseren Innengarten in Garching-Hochbrück.
• Weiterentwicklung garantiert: Durch spannende Projekte und Austausch mit Expert:innen wächst du fachlich wie persönlich.
• Teamkultur wird bei uns gelebt: Ob Tech-Talk, Teamevent oder After-Work – wir feiern gemeinsam Erfolge.