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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Gestalte und manage unser Büro für eine einladende Arbeitsumgebung.
- Arbeitgeber: Innovatives Unternehmen im Bereich Raumfahrt mit flachen Hierarchien.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, individuelle Benefits und tägliches frisches Essen.
- Andere Informationen: 100% Präsenz in Garching, spannende Projekte und persönliche Weiterentwicklung.
- Warum dieser Job: Sei der Architekt eines inspirierenden Büros und forme die Teamkultur.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung im Office Management und Fähigkeit, Prozesse zu entwickeln.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
DEINE AUFGABEN
Das operative Fundament, das es jedem Teammitglied und jedem Gast ermöglicht, sich voll auf die Mission zu konzentrieren. Du bist die Architektin bzw. der Architekt unseres Garching-Büros. Du übernimmst kein laufendes System — du baust es auf. Von der Besucher-Journey über Catering-Routinen bis hin zu Flex-Desk-Protokollen und Facility-Workflows: Du entwirfst die Prozesse, setzt sie um und trägst die Verantwortung dafür.
- Das Büro ist täglich sauber, befüllt und einsatzbereit — ohne Ausnahme.
- Jeder Besucher und jeder Gast erlebt eine strukturierte, herzliche und professionelle Betreuung.
- Probleme werden sichtbar gemacht und gelöst, bevor sie jemand anderem auf den Tisch fallen.
Deine Aufgaben im Detail und nach Priorität:
- Bürobetrieb von Grund auf aufbauen und führen: Alle wiederkehrenden Prozesse entwickeln und implementieren — Catering-Bestellungen, Materialversorgung, Facility-Checks, Flex-Desk-Koordination. Alles dokumentieren. Playbooks erstellen, die auch ohne dich funktionieren.
- Besucher- und Gästeerlebnis verantworten: Die gesamte Besucher-Journey gestalten — Vorab-Kommunikation, Empfang, Registrierung, Zugang, Catering und Nachbereitung.
- Räume, Flex-Desks und Lager zuverlässig managen: Buchungssysteme sauber halten, Lagerbestand tracken, Dienstleister koordinieren.
- Proaktiv kommunizieren — mit Team und Facility Management: Probleme früh melden.
- Dem Büro Leben einhauchen: Saisonale Catering-Ideen, Willkommensrituale für neue Kolleg:innen.
DEIN PROFIL
- Ownership: Du wartest nicht darauf, dass dir jemand sagt, was zu tun ist.
- Erfahrung: Hintergrund im Office Management, Facility-Koordination, Team-Assistenz oder in der Hotellerie.
- Prozesse aufbauen: Nachgewiesene Fähigkeit, operative Abläufe, Checklisten oder Playbooks von Grund auf zu entwickeln.
- Besucher- & Gästemanagement: Du hast strukturierte Besucherprotokolle bereits verantwortet.
- Organisation & Verlässlichkeit: Hochstrukturiert und zuverlässig.
- Kommunikation: Sicher im Umgang mit internen Teams, Lieferanten, Facility Management und führenden Stakeholdern.
- Präsenz vor Ort: 100 % Präsenz in Garching, 5 Tage/Woche, mind. 5–6 Std./Tag.
- Sprachkenntnisse: Deutsch auf Muttersprachniveau oder verhandlungssicher (C1–C2) erforderlich.
- Nice to have: Erfahrung mit Raum-/Desk-Buchungssoftware, ERP- oder Inventar-Tools.
WAS WIR BIETEN
- Eigenverantwortung & Gestaltungsspielraum: Du trägst aktiv zur Weiterentwicklung unserer Arbeitsumgebung bei.
- Flexible Arbeitszeiten im Rahmen des Teilzeitmodells nach gemeinsamer Absprache.
- Startup-Spirit trifft Aerospace: Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und Raum für deine Ideen.
- Individuelle Benefits: Wähle zwischen Deutschlandticket, Egym Wellpass oder einer steuerfreien Sachzuwendung mit der Give Card.
- Täglich frisches Essen: Gemeinsame Mittagspause mit gesunden, abwechslungsreichen Gerichten.
- Alpenblick inklusive: Unsere Dachterrasse in Taufkirchen lädt zum Entspannen ein.
- Weiterentwicklung garantiert: Durch spannende Projekte und Austausch mit Expert:innen wächst du fachlich wie persönlich.
- Teamkultur wird bei uns gelebt: Ob Tech-Talk, Teamevent oder After-Work – wir feiern gemeinsam Erfolge.
Office Manager & Workplace Experience (all genders) - Arbeitgeber: Blackwave
Kontaktperson:
Blackwave HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager & Workplace Experience (all genders) -
✨Sei proaktiv!
Warte nicht darauf, dass dir jemand sagt, was zu tun ist. Schau dir die Stellenanzeige genau an und überlege, wie du deine Fähigkeiten direkt in die Aufgaben einbringen kannst. Zeig Initiative und bringe eigene Ideen mit!
✨Netzwerken ist alles!
Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte zu knüpfen. Sprich mit Leuten aus der Branche, besuche Events oder Webinare. Oft erfährt man so von offenen Stellen, bevor sie offiziell ausgeschrieben werden.
✨Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor!
Mach dir Gedanken über mögliche Fragen und bereite Antworten vor, die deine Erfahrungen im Office Management und deine Problemlösungsfähigkeiten zeigen. Übe mit Freunden oder vor dem Spiegel, um sicherer zu werden.
✨Bewirb dich direkt über unsere Website!
Wir lieben es, wenn Bewerber direkt über unsere Seite kommen. Das zeigt dein Interesse und Engagement. Außerdem hast du so die besten Chancen, schnell eine Rückmeldung zu bekommen!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager & Workplace Experience (all genders) -
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deinem Anschreiben durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist.
Mach es strukturiert: Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und übersichtlich ist. Verwende Absätze und Aufzählungen, um deine Erfahrungen und Fähigkeiten hervorzuheben. So können wir schnell erkennen, was du drauf hast!
Beziehe dich auf die Aufgaben: Schau dir die Stellenbeschreibung genau an und beziehe dich auf die spezifischen Aufgaben, die wir suchen. Zeig uns, wie deine bisherigen Erfahrungen dir helfen werden, unsere Mission zu unterstützen und das Büro zum Strahlen zu bringen.
Bewirb dich über unsere Website: Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist, dich direkt über unsere Website zu bewerben. So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell bei uns landet und wir sie zügig bearbeiten können!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Blackwave vorbereitest
✨Verstehe die Unternehmenskultur
Informiere dich über die Werte und die Mission des Unternehmens. Da es um den Aufbau eines einladenden Büros geht, solltest du zeigen, dass du die Bedeutung von Teamkultur und einem positiven Arbeitsumfeld verstehst.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an Situationen aus deiner Vergangenheit, in denen du Prozesse erfolgreich aufgebaut oder Probleme proaktiv gelöst hast. Diese Beispiele helfen dir, deine Fähigkeiten im Office Management und in der Besucherbetreuung zu demonstrieren.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Zeige Interesse an der Rolle und dem Team, indem du nach den Herausforderungen fragst, die das Unternehmen aktuell hat, oder wie der Erfolg in dieser Position gemessen wird.
✨Präsentiere deine Organisationstalente
Da die Rolle viel Organisation erfordert, solltest du während des Interviews deine Fähigkeit zur Strukturierung und Planung unter Beweis stellen. Erkläre, wie du mehrere Aufgaben gleichzeitig managen kannst, ohne den Überblick zu verlieren.