Assistenz der Geschäftsführung

Termine, Verträge, Personalakten, Abläufe: Bei uns entscheidet sich viel im Hintergrund. Wir suchen eine Assistenz der Geschäftsführung, die genau diesen Hintergrund verlässlich organisiert – und dabei mitdenkt statt abzuwarten. Du arbeitest direkt mit dem Geschäftsführer zusammen, bist früh in Entscheidungen eingebunden und gestaltest die Strukturen mit, in denen unser Team wächst.

Auf einen Blick

Standort: Düsseldorf, überwiegend vor Ort

Umfang: Vollzeit, 40 Stunden, mit Gleitzeit

Vertrag: unbefristete Festanstellung

Start: ab sofort oder nach Vereinbarung

Berichtslinie: direkt an den Geschäftsführer

Bereich: Verwaltung & Organisation

BDT Group GmbH – Blured Digital Technologies – ist ein ISO 27001:2022 zertifizierter Managed IT Service Provider mit Sitz in Düsseldorf. Wir betreuen mittelständische Unternehmen aus Logistik, Handel, Industrie und dem Sozialwesen: IT-Security, Cloud & Microsoft 365, Netzwerkinfrastruktur und KI-gestützte Automatisierung.

Wir wachsen – und mit dem Wachstum steigt der organisatorische Aufwand. Verträge, Bewerbungen, Onboardings, Dokumentation: Vieles davon läuft heute noch über den Schreibtisch der Geschäftsführung. Genau das übernimmst du.

Deine Aufgaben

Assistenz der Geschäftsführung

Du entlastest den Geschäftsführer im Tagesgeschäft: Termine, Prioritäten, Nachverfolgung offener Punkte

Du koordinierst Termine, planst Reisen und führst die Korrespondenz – intern sowie mit Kunden, Partnern und Dienstleistern

Du bereitest Meetings vor und nach: Agenden, Präsentationen, Protokolle, Entscheidungsvorlagen

Du behältst Zusagen und Fristen im Blick und erinnerst, bevor jemand nachfragen muss

Du stellst Unterlagen für Kunden-, Partner- und Lieferantentermine zusammen

Du erstellst und pflegst Personalakten, Arbeitsverträge und HR-Dokumente

Du steuerst Bewerbungsprozesse: Ausschreibungen veröffentlichen, Gespräche terminieren, mit Bewerbenden kommunizieren

Du organisierst das Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen – vom Vertrag bis zum ersten Arbeitstag

Du pflegst Urlaubs-, Abwesenheits- und Zeiterfassungsdaten

Du übernimmst die vorbereitende Lohnbuchhaltung in Abstimmung mit unserem Steuerberater

Du baust interne Vorlagen und Abläufe in Microsoft 365 auf und hältst sie aktuell (SharePoint, Teams, Asana, Projektmanagement)

Du koordinierst mit Steuerberatern, Behörden, Versicherungen und Dienstleistern

Du unterstützt bei Rechnungsstellung und vorbereitender Buchhaltung

Du achtest im Personalbereich auf unsere ISO 27001-Vorgaben und die Anforderungen der DSGVO

Du hältst die Büroorganisation im Griff: Bestellungen, Dokumentenlenkung, Ablage

Deine ersten 90 Tage

Woche 1–4: Du lernst Team, Abläufe und unsere Microsoft-365-Umgebung kennen, übernimmst Kalender und Korrespondenz und verschaffst dir einen Überblick über die laufenden Personalthemen.

Woche 5–8: Du führst Personalakten und Vertragsablage eigenständig, steuerst die ersten Bewerbungsprozesse und bereitest Meetings selbstständig vor.

Woche 9–12: Du hast zwei bis drei wiederkehrende Abläufe dokumentiert und vereinfacht – zum Beispiel Onboarding oder Urlaubsverwaltung – und bist im Team erste Anlaufstelle für organisatorische Fragen.

Das bringst du mit

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung in Assistenz, HR oder Office Management

Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint, Word, Excel)

Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C1/C2-Niveau)

Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise und die Verlässlichkeit, Dinge zu Ende zu bringen

Diskretion im Umgang mit Personal- und Unternehmensdaten – bei uns Grundvoraussetzung, nicht Zusatzqualifikation

Erfahrung mit HR-Software, Dokumentenmanagement oder CRM-Systemen

Grundkenntnisse im deutschen Arbeitsrecht und in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung

Englischkenntnisse für die Kommunikation mit internationalen Partnern

Interesse an IT und digitalen Prozessen – wir automatisieren, was sich automatisieren lässt

Was wir bieten

Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung: kurze Entscheidungswege und echte Verantwortung ab dem ersten Monat

Eine Rolle, die du selbst gestaltest – Prozesse, Vorlagen und Strukturen entstehen mit dir

Unbefristete Festanstellung in Vollzeit mit Gleitzeit und fairer Vergütung je nach Qualifikation

Moderne Arbeitsumgebung in Düsseldorf mit durchgängiger Microsoft-365-Infrastruktur – digital statt papierbasiert

Weiterbildung intern sowie über Microsoft Partner-Programme

Stabiles, wachsendes Unternehmen mit familiärer Teamkultur und flachen Hierarchien

So läuft die Bewerbung

Du schickst uns Lebenslauf und relevante Zeugnisse über das Formular unten. Ein Anschreiben ist willkommen, aber kein Muss.

Wir melden uns innerhalb von fünf Werktagen zurück – auch dann, wenn es nicht passt.

Erstes Gespräch, rund 30 Minuten per Teams oder telefonisch: gegenseitiges Kennenlernen, Rahmen und Erwartungen.

Zweites Gespräch bei uns in Düsseldorf: Du lernst das Team und deinen künftigen Arbeitsplatz kennen.

Entscheidung und Vertragsangebot, in der Regel innerhalb von zwei Wochen nach dem zweiten Gespräch.

Jetzt bewerben

Du musst nicht jeden Punkt aus dem Must-have-Block perfekt erfüllen. Wenn du dich in der Rolle wiedererkennst, bewirb dich: Wir schauen auf Struktur, Verlässlichkeit und Lernbereitschaft – nicht auf einen lückenlosen Lebenslauf.

Nenne uns bitte deinen möglichen Starttermin und deine Gehaltsvorstellung.

Fragen zur Stelle beantwortet dir Mehmet Yüksel, Geschäftsführer, direkt.

Wir schätzen Vielfalt und freuen uns über Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, Religion, Behinderung oder sexueller Identität. Alle Bewerbungen behandeln wir vertraulich.

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