Office Manager*in / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Über die bluu unit
bluu unit ist „The Natural Refrigeration Alliance" – eine schnell wachsende Unternehmensgruppe, die regional starke Spezialisten im Bereich Kälte-, Klima-, Lüftungs- und Rechenzentrumstechnik vereint. Mit über 1.200 Fachleuten an mehr als 30 Standorten in Deutschland, der Schweiz und Irland sind wir auf dem Weg, nationaler Marktführer für nachhaltige Kälte- und Klimatechnik zu werden. Wir steuern strategische Themen wie Technologie, Vertrieb, Personal und operative Exzellenz – und schaffen so den Rahmen, in dem unsere Unternehmen und Menschen nachhaltig wachsen können.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die unsere Geschäftsführung tatkräftig unterstützt und das Büro am Laufen hält.

Deine Aufgaben

• Assistenz & Organisation

• Du unterstützt die Geschäftsführung im Tagesgeschäft und hältst ihr in allen administrativen und organisatorischen Belangen den Rücken frei.
• Du koordinierst Termine, bereitest Meetings vor und nach und sorgst für eine reibungslose Kalenderplanung.
• Du organisierst Geschäftsreisen (Buchung, Reiseplanung, Reisekostenabrechnung) und übernimmst die vollständige Reisekostenabwicklung.
• Du erstellst unter Anleitung Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Auswertungen und Korrespondenz.
• Du führst eigenständig Recherchen durch und bereitest Informationen übersichtlich auf.

• Du bist das Gesicht unseres Büros – du empfängst Gäste und Geschäftspartner herzlich und sorgst dafür, dass sich alle vom ersten Moment an willkommen fühlen.
• Du hast ein Auge für Details und stellst sicher, dass unser Büro stets einladend, aufgeräumt und funktional ist – eine Umgebung, in der gute Arbeit entsteht.
• Du kümmerst dich um einen reibungslosen Ablauf hinter den Kulissen: von der Postbearbeitung über smarte Bestellprozesse (Büromaterial, Ausstattung, Catering) bis zur Koordination externer Dienstleister.
• Du bringst deine eigenen Ideen ein, wie wir unsere Office-Prozesse noch smarter und effizienter gestalten können.
• Du übernimmst die Organisation und das Rundum-sorglos-Paket für interne Events, Team-Off-Sites und Firmenveranstaltungen.

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokauffrau/-mann, Kauffrau/-mann für Büromanagement) oder ein vergleichbares Studium.
• Erste Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Office-Management-Rolle – idealerweise in einem dynamischen Unternehmensumfeld.
• Ausgeprägtes Organisationstalent, Eigeninitiative und eine strukturierte, vorausschauende Arbeitsweise.
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook, Excel und PowerPoint); Affinität zu digitalen Tools ist ein Plus.
• Diskretion, Zuverlässigkeit und ein freundliches, professionelles Auftreten.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.
• Spaß an Teamarbeit, Humor und die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten.

Was wir bieten

• Ein eingespieltes, herzliches Team mit echtem Zusammenhalt und einer Unternehmenskultur, in der man sich gegenseitig den Rücken stärkt.
• Kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien – deine Meinung zählt und wird gehört.
• Ein abwechslungsreicher Alltag an der Schnittstelle zwischen Holding und unseren Portfolio-unternehmen – kein Tag ist wie der andere.
• Viel Gestaltungsspielraum: Du kannst eigene Ideen einbringen und Prozesse aktiv mitprägen.
• Moderner Arbeitsplatz im Stuttgarter Raum mit angenehmer Atmosphäre und guter Ausstattung.
• EGYM Wellpass – für deine Gesundheit und dein Wohlbefinden, weil du mehr verdienst als nur einen Obstkorb.
• Ein faires Gehalt und ein Team, das Wert auf eine wertschätzende Zusammenarbeit legt.
• Hybrides Arbeitsmodell (1 Tag Homeoffice pro Woche).

Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung! Sende uns deine Unterlagen (Lebenslauf, relevante Zeugnisse und Gehaltsvorstellung) an unser HR-Team.