Senior Referent der Geschäftsführung – interne Audits & operative Prozessprüfung (m/w/d) in Berlin

Senior Referent der Geschäftsführung – interne Audits & operative Prozessprüfung (m/w/d)

Stabsstelle der Geschäftsführung | Schwerpunkt Support-Prozesse, Qualitäts- und Dokumentenmanagement

Kleinmachnow & Berlin

Über unsere Unternehmens- und Organisationsgruppe

Unsere inhabergeführte Unternehmens- und Organisationsgruppe verbindet Gesundheitsversorgung, innovative Medizintechnik und gemeinnütziges Engagement. Dazu gehören die BMMC BerlinMed Medical Consulting GmbH, die Pentracor Healthcare Technology GmbH, DermaKIDS e.V. und weitere Organisationen.

Ihre Arbeitgeberin ist BMMC, die zentrale Management-, Support- und Serviceaufgaben für die gesamte Gruppe übernimmt. Ein Unternehmen unseres Verbunds verfügt bereits über ein nach ISO 13485 zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem mit gut etablierten Prozessen. Bei BMMC erweitern wir unser auf den Grundlagen der ISO 9001 aufgebautes Qualitätsmanagement gezielt um die gruppenweiten Support- und Dienstleistungsprozesse.

Damit wollen wir Abläufe systematisch erfassen, verbessern und ihre Qualität sowie die erforderlichen Nachweise für die Zusammenarbeit mit dem nach ISO 13485 zertifizierten Unternehmen sicherstellen.

Hierfür suchen wir eine erfahrene, pragmatische Persönlichkeit, die direkt an die Geschäftsführung berichtet, in den Teams mitarbeitet und durch interne Audits überprüft, ob Prozesse vollständig, sinnvoll und im Alltag wirksam sind.

Ihre Aufgaben

• Die Support-Bereiche Finance, IT, HR, Legal, Corporate Services, Assistenz, Facility Management sowie Marketing und Kommunikation durch interne Audits und praktische Prozessprüfungen begleiten.
• Tatsächliche Abläufe mit dokumentierten Vorgaben abgleichen: Sind die Prozesse vollständig und praktikabel? Funktionieren Schnittstellen und Kontrollen? Wo fehlen Informationen, Arbeitsschritte oder klare Zuständigkeiten?
• Mitarbeitende und Führungskräfte gemeinsam mit dem Qualitätsmanagement bei der Aufnahme und Erstellung verständlicher Arbeits- und Verfahrensanweisungen unterstützen – auch ohne vorhandene QM-Erfahrung.
• Dokumenten- und Datenmanagement prüfen und verbessern, insbesondere Ablagestrukturen, Vollständigkeit, Aktualität, Versionierung und zuverlässige Auffindbarkeit.
• KI zur Prozessaufnahme, Dokumentation und Prüfung praktisch einsetzen und gemeinsam mit den Fachbereichen und IT geeignete Möglichkeiten zur Digitalisierung und Automatisierung entwickeln.
• Festgestellte Lücken mit den Verantwortlichen beheben, Maßnahmen verbindlich nachhalten und prüfen, ob die Prozesse tatsächlich eingehalten werden und dauerhaft funktionieren.
• Ergebnisse und erforderliche Qualitätsnachweise nachvollziehbar dokumentieren und die Geschäftsführung durch fundierte Bewertungen und konkrete Lösungsvorschläge entlasten.

Das bringen Sie mit

• Mehrjährige praktische Erfahrung in internen Audits, operativem Qualitätsmanagement und der Verbesserung kaufmännischer oder administrativer Unternehmensprozesse.
• Fundierte Kenntnisse der ISO 9001 sowie Verständnis für die Anforderungen der ISO 13485 an unterstützende Dienstleistungen und deren Nachweise; praktische Erfahrung im entsprechenden Umfeld ist von Vorteil.
• Unternehmerisches Verständnis und eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität: Sie arbeiten sich in reale Abläufe ein, erkennen Lücken und entwickeln pragmatische Lösungen.
• Erfahrung mit Dokumenten- und Datenmanagement sowie der Erstellung verständlicher Prozess- und Arbeitsanweisungen.
• Die Fähigkeit, Mitarbeitende ohne QM-Vorkenntnisse praktisch anzuleiten und Verbesserungen gemeinsam mit den Teams umzusetzen.
• Hohe Prüfgenauigkeit, eigenständiges Urteilsvermögen und sachliche Durchsetzungsstärke.
• Praktische Erfahrung mit KI-gestütztem Arbeiten, Interesse an Digitalisierung und Automatisierung sowie sehr gute Deutschkenntnisse.
• Eine einschlägige Ausbildung, ein Studium oder eine vergleichbare Qualifikation.

Bei uns erwartet Sie

• Eine verantwortungsvolle Stabsfunktion mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, klarem bereichsübergreifendem Mandat und Gestaltungsspielraum.
• Eine sinnstiftende Tätigkeit in einer vielseitigen Unternehmens- und Organisationsgruppe mit sozialem Bezug.
• Eine Unternehmenskultur mit den Werten Transparenz, Offenheit, Verbindlichkeit und Qualität.
• Ein kollegiales Team, eine moderne Arbeitsumgebung und die notwendige technische Ausstattung einschließlich leistungsfähiger KI-Werkzeuge.
• Individuell auf Sie und Ihre Bedürfnisse abgestimmte Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Kurze Entscheidungswege, eine flache Organisationsstruktur und vielfältige Möglichkeiten, sich fachlich einzubringen, mitzugestalten und weiterzuentwickeln.

Personalabteilung

Albert-Einstein-Ring 11

14532 Kleinmachnow

Weitere Informationen: www.berlinmed.de | www.pentracor.de | www.dermakids.de

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