Office Manager | Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

Mit diesen Aufgaben kannst du bei uns etwas bewegen:

Als etablierte und zukunftsorientierte Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungskanzlei mit Standorten in Albstadt, Herrenberg, Rottenburg und Waldshut-Tiengen suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte und motivierte Persönlichkeit als Office Manager | Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) in Vollzeit. Du bist der Dreh- und Angelpunkt unserer Kanzlei und gestaltest aktiv die Weiterentwicklung unserer Prozesse und Arbeitsweisen mit, um unsere Kanzlei zukunftsfähig aufzustellen.

Deine Aufgaben:

• Office Management als Enabler: Du stellst sicher, dass unsere Fachkräfte – von Steuerberater:innen bis Steuerfachwirt:innen – den Rücken frei haben. Durch die Übernahme administrativer und organisatorischer Aufgaben, wie Fakturierung, Berichtserstellung und Datenpflege in digitalen Systemen (z. B. DATEV), ermöglichst du ihnen, sich voll auf ihre Mandant:innen und Fachtätigkeiten zu konzentrieren.
• Kommunikationsmanagement: Du bist die freundliche und kompetente Stimme unserer Kanzlei am Telefon und in der schriftlichen Korrespondenz. Als zentrale Anlaufstelle empfängst du Mandanten, Partner und Dienstleister professionell und koordinierst deren Anliegen zuverlässig innerhalb der bmp Gruppe.
• Zentrale Koordination und Prozessoptimierung: Du bist die erste Anlaufstelle für unsere Mitarbeitenden und Führungskräfte in allen administrativen und organisatorischen Belangen. Du trägst maßgeblich dazu bei, reibungslose Abläufe und effiziente Prozesse in der Kanzlei zu gewährleisten und Potenziale zur kontinuierlichen Verbesserung zu identifizieren.
• Projektmanagement und Sonderaufgaben: Du übernimmst eigenverantwortlich Projekte zur Weiterentwicklung unserer internen Strukturen, zum Beispiel im Bereich Digitalisierung, Qualitätsmanagement oder der Einführung neuer Softwarelösungen.
• Büroorganisation und -management: Du verantwortest das allgemeine Büromanagement, einschließlich der Materialbeschaffung, der Organisation von Kanzleiveranstaltungen und der Sicherstellung einer stets optimalen und funktionalen Büroinfrastruktur, um ein angenehmes und produktives Arbeitsumfeld zu gewährleisten.

Damit überzeugst du uns:

• Qualifikation und Erfahrung: Du verfügst über ein erfolgreich abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Office management, Projektmanagement oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung mit relevanter Berufserfahrung im Office Management oder in einer vergleichbaren Assistenzposition. Idealerweise bringst du bereits Erfahrung aus einer Dienstleistungsbranche oder Kanzlei mit.
• Proaktive und mitgestaltende Denkweise: Du bist kein reiner „Abarbeiter“, sondern bringst dich aktiv ein, denkst über den Tellerrand hinaus und hast Freude daran, Prozesse zu hinterfragen und innovative Lösungen zu entwickeln.
• Organisationstalent und Struktur: Deine Arbeitsweise zeichnet sich durch hohe Eigeninitiative, Struktur und Präzision aus. Du behältst auch in dynamischen Phasen den Überblick und setzt Prioritäten richtig.
• Kommunikationsstärke und Souveränität: Du verfügst über exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift, trittst professionell und souverän auf und bist versiert im Umgang mit unterschiedlichen Gesprächspartner:innen.
• Digitale Affinität und IT-Kompetenz: Du bist sicher im Umgang mit modernen Kommunikationsmitteln und IT-Systemen (insbesondere MS-Office-Anwendungen) und bringst eine hohe Affinität für digitale Lösungen und Tools mit. Kenntnisse in kanzleiüblicher Software (z. B. DATEV) sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung.
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein: Der vertrauensvolle Umgang mit sensiblen Daten und Informationen ist für dich selbstverständlich.
• Teamfähigkeit: Du bist ein Teamplayer und trägst aktiv zu einem positiven Arbeitsklima bei.

Damit überzeugen wir dich:

• Fairness von Anfang an: Wir bieten ein leistungsgerechtes Gehalt, dessen Attraktivität wir jährlich aktiv am Markt überprüfen und anpassen. Deine Wertschätzung ist uns wichtig.
• Arbeiten, das zu deinem Leben passt: Bei uns findest du eine moderne Unternehmenskultur, die auf deine individuellen Bedürfnisse eingeht. Ob flexible Arbeitszeiten oder Teilzeitmodelle – wir finden gemeinsam Lösungen, damit Beruf und Privatleben harmonieren.
• Ein kollegiales Miteinander: Bei uns erwartet dich ein offenes, kollegiales Team, in dem wir nicht nur gemeinsam an einem Strang ziehen, sondern auch Spaß an der Arbeit haben – denn Lachen ist ausdrücklich erwünscht! Hier findest du echte Kollegialität und gegenseitige Unterstützung.
• Wachse mit uns: Wir stimmen deine Einarbeitung präzise auf deine Bedürfnisse ab und investieren gezielt in deine Weiterentwicklung. Bei uns kannst du dein volles Potenzial entfalten und kontinuierlich dazulernen.
• Der Arbeitsplatz von Morgen: Erlebe einen konsequent digitalen Arbeitsplatz, an dem wir kontinuierlich daran arbeiten, Papier überflüssig zu machen. Gestalte mit uns die Zukunft der Kanzlei!
• Mehr als nur Arbeit: Neben einer sicheren Position bieten wir dir zahlreiche Extras, die den Arbeitsalltag bereichern: Von regelmäßigen Team-Events über eine kostenlose Fitnessstudio-Mitgliedschaft, mobiles Arbeiten sofern es die Aufgabe erlaubt bis hin zu frischem Obst und Getränken – wir denken an dein Wohlbefinden.

Über uns

Herzlich willkommen bei der bmp Gruppe, deinem zukünftigen Arbeitgeber! Als wachsende Steuerkanzlei stellen wir uns jeden Tag neuen spannenden Herausforderungen. Bei uns ist kein Tag wie der andere und Langeweile kennen wir nicht. Das macht den Bereich der SteuerBERATUNG vielfältig und interessant. Besonders die Digitalisierung schreitet mit großen Schritten voran und das Aufgabenfeld in unserer Branche liegt nicht mehr in Einzelkompetenzen, wie Buchhaltung, Jahresabschlusserstellung oder Erstellung von Steuererklärungen, sondern erfordert vielmehr den Schwerpunkt der Beratung und damit das kompetenzübergreifende Miteinander im Team. Genau aus diesem Grund freuen wir uns auf deine kreative und kompetente Unterstützung.