Deine Aufgaben – damit unterstützt Du uns:
Als Projektassistenz (m/w/d) unterstützt Du uns am Standort Traben-Trarbach bei der Planung, Organisation und Durchführung verschiedenster Veranstaltungen und Projekte. Du bist eine zentrale Anlaufstelle für unsere Mitarbeitenden und sorgst mit Deiner strukturierten Arbeitsweise dafür, dass alles reibungslos läuft.
- Event- und Meeting-Management: Du unterstützt die Projektleitung im operativen Tagesgeschäft und bei der Umsetzung von Veranstaltungen und Projekten. Dabei übernimmst Du organisatorische und administrative Tätigkeiten wie Terminplanung, Protokollführung und die Koordination von Abläufen.
- Vor- und Nachbereitung von Unterlagen: Du sorgst dafür, dass alle notwendigen Unterlagen vollständig und korrekt aufbereitet sind.
- Vorbereitung vertraglicher Unterlagen: Du erstellst und prüfst Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen und andere relevante Dokumente, die für die Veranstaltungen erforderlich sind.
- Kontakt zu Mitarbeitenden: Du stehst unseren Mitarbeitenden bei Fragen zur Seite und bist eine verlässliche Ansprechperson und kümmerst dich um die Kommunikation mit Partnern, Kunden und Dienstleistern und hältst alle Beteiligten auf dem Laufenden.
- Arbeiten mit internen Tools: Du nutzt und pflegst unsere internen Systeme, um Prozesse reibungslos abzuwickeln.
- Unterstützung der Personalbetreuung: Du unterstützt das Team vor, während und nach den Veranstaltungen – sei es durch Organisation, Koordination oder direkte Betreuung der Mitarbeitenden.
- Hohe Reisebereitschaft: Du bist bereit, mit uns zu spannenden Festivals wie Parookaville, Nature One und anderen Veranstaltungen zu reisen.
Womit Du uns begeisterst
- Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement) oder vergleichbare Qualifikation
- Erste Erfahrungen in der Projektarbeit im Bereich Assistenz, Projektmanagement oder Veranstaltungsorganisation sind von Vorteil, aber kein Muss
- Du bist ein Organisationstalent, arbeitest strukturiert und verlierst auch bei mehreren Aufgaben nicht den Überblick und arbeitest sorgfältig
- Sicherer Umgang mit gängigen Office-Programmen (Word, Excel, Outlook)
- Kommunikationsstärke und Freude am Umgang mit Menschen
- Flexibilität und die Bereitschaft, am Nachmittag, an Wochenenden und gelegentlich an anderen Orten zu arbeiten, sind für Dich selbstverständlich
Das bieten wir Dir
- Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis, in Vollzeit, mit flexiblen Gleitzeitmodellen
- Ein abwechslungsreicher Arbeitsalltag mit spannenden Projekten und Events
- Die Möglichkeit, in einem engagierten und kreativen Team mitzuwirken
- Eigenverantwortliche Aufgaben und Raum für Deine Ideen
- Eine direkte Zusammenarbeit in einem inspirierenden Umfeld – Remote-Arbeit ist nicht möglich, aber dafür gibt es viel persönlichen Kontakt
- Einblicke hinter die Kulissen einzigartiger Veranstaltungen
- Kurze Entscheidungswege durch flache Hierarchien
- Individuelle Einarbeitung mit persönlichem Weiterbildungsangebot
- Betriebliche Altersvorsorge und Krankenversicherung, Job-Rad, Corporate Benefits
- Gut versorgt in der Mittagspause: Profitiere von einer Auswahl an Hofmann-Menüs, die wir als Arbeitgeber bezuschussen.
Deine Ansprechpartnerin/Dein Ansprechpartner
Marlen Jentsch | Personalleiterin | +49 (0) 6541 / 8141-223 | mj@bodensteiner-gruppe.de
Spektralwerk Service GmbH ist ein Unternehmen der Bodensteiner Gruppe.
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