AEC Proposal Coordinator

Über Bodwé Group Companies: Bodwé ist die Professional Services Group von Mno-Bmadsen, dem Investmentunternehmen und einem vollständig im Besitz der Pokagon Band of Potawatomi befindlichen Instrument. Wir sind Architekten, Planer, Berater, Designer, Ingenieure, Wissenschaftler und Bundesauftragnehmer, die sich dafür einsetzen, die Wirtschaft und das Erbe des Pokagon-Stammes zu fördern und seine mehr als 6.000 Bürger zu unterstützen. Wir bieten Wert, indem wir Fachwissen über den gesamten Lebenszyklus der natürlichen und gebauten Umwelt integrieren – von der Vorentwicklung und Planung bis hin zu Design, Beschaffung, Bau und Betrieb.

Positionszusammenfassung: Der AEC Proposal Coordinator wird die Entwicklung hochwertiger, konformer Vorschläge für Bundes- und Nichtbundeskunden leiten. Zu den Hauptaufgaben gehören die Verwaltung von Fristen für die Angebotsanfragen, die Zuweisung von Teams und die Einhaltung der Vorgaben, während er die Gewinnstrategien und strategische Botschaften in Zusammenarbeit mit den Verantwortlichen für die Akquise und Technik unterstützt. Der AEC Proposal Coordinator koordiniert die Inhaltserstellung, schreibt und bearbeitet nicht-technische Vorschlagsabschnitte, passt Lebensläufe und Projektblätter an und überwacht Grafiken und Layouts, um den Standards von Bodwé und den Anforderungen der Kunden gerecht zu werden. Der AEC Proposal Coordinator leitet Farbüberprüfungen, führt abschließende Qualitäts- und Compliance-Prüfungen durch und verwaltet Druck- und elektronische Einreichungen. Der AEC Proposal Coordinator wird auch eine klare Kommunikation zwischen internen Teams und Partnern erleichtern und die frühe Planung der Akquise sowie die Vorbereitung auf Interviews unterstützen.

Wesentliche Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

• Vorschlagsentwicklung: Verwaltung des gesamten Lebenszyklus des Vorschlags von der Einleitung bis zur Einreichung. Verfolgen von Fristen, Anforderungen und Lieferungen, um eine konforme Antwort sicherzustellen. Entwicklung und Verwaltung des Vorschlagsplans und der Zuweisungen.
• Technische Compliance: Detaillierte Analyse der Ausschreibungsunterlagen; Identifizierung der Compliance-Anforderungen, Bewertungskriterien, Formulare, Zertifizierungen und Einreichungsstandards. Erstellung von Compliance-Matrizen, um sicherzustellen, dass alle Anweisungen erfüllt werden.
• Inhaltsstrategie und Gewinnstrategien: Durchführung von externen und internen Recherchen über Kunden, einschließlich der Überprüfung des Hintergrunds des Kunden sowie der bisherigen Arbeiten und Projektgeschichten unserer Firma mit dem Kunden. Zusammenarbeit mit dem Capture Director, Marktführern und der Führungsebene zur Identifizierung und Umsetzung von Gewinnstrategien, Differenzierungsmerkmalen und Wertangeboten.
• Schreiben, Bearbeiten und Verfeinern von Vorschlagsinhalten: Zusammenarbeit mit technischem Personal zur Sammlung technischer Inhalte. Durchführung von Kickoff-Meetings, Farbüberprüfungen, Qualitätsprüfungen und Compliance-Prüfungen. Verwaltung und Anpassung von Lebensläufen, Projektbeschreibungen und Organigrammen.
• Grafik- und Layoutentwicklung: Zusammenarbeit mit Grafikdesignern oder eigenständig zur Erstellung von Grafiken, Infografiken, Organigrammen und Tabellen, die wichtige Botschaften klar kommunizieren. Einhaltung der Branding-Richtlinien und Sicherstellung eines konsistenten Formats.
• Qualitätssicherung und endgültige Produktion: Leitung von Farbüberprüfungen und Integration von Feedback. Durchführung abschließender Compliance-Prüfungen und Sicherstellung, dass alle Formulare, Zertifizierungen und Anhänge vollständig sind.
• Kommunikation mit Partnern, Subunternehmern und Kunden: Koordination mit Partnern und Subunternehmern zur Beschaffung von nicht gebührenpflichtigen und nicht-technischen Materialien, die für die Einreichung erforderlich sind. Sicherstellung, dass alle Beteiligten Fristen, erforderliche Eingaben und Verantwortlichkeiten verstehen.
• Unterstützung der Geschäftsentwicklung: Unterstützung bei der Planung und Recherche vor der Veröffentlichung der RFP. Vorbereitung von Materialien für Interviews, Präsentationen und Nachbesprechungen.

Bildung, Erfahrung und technische Fähigkeiten:

• Erforderlicher Abschluss: Bachelor-Abschluss oder höher in Betriebswirtschaft, Englisch, Journalismus, Kommunikation oder einem verwandten Bereich.
• Drei (3) Jahre Erfahrung mit Bundesvorschlägen.
• Drei (3) Jahre Erfahrung in der Vorschlagskoordination in der AEC-Branche.
• Kenntnisse in Adobe Creative Suite (insbesondere InDesign), Open Asset und CRM-Systemen.
• Kenntnisse in Microsoft Office, einschließlich Word, Excel, Outlook, SharePoint und MS Teams.
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten, hervorragende organisatorische Fähigkeiten sowie starke Aufmerksamkeit für Details.
• Fähigkeit, unter mehreren strengen Fristen und komprimierten Zeitplänen zu arbeiten.
• Selbstmotiviert mit der Fähigkeit, mehrere Prioritäten und Fristen zu verwalten und gleichzeitig Qualitätsstandards und pünktliche Lieferung zu gewährleisten.

Arbeitsumgebung: Diese Position arbeitet in einem professionellen Büro. Die Rolle nutzt routinemäßig Standardbürogeräte wie Computer, Telefone, Drucker und Kopierer. Die Arbeitsumgebung ist in der Regel ruhig und frei von lauten Geräuschen, gefährlichen Materialien oder schweren Maschinen.

Gleichstellung der Beschäftigung: Alle qualifizierten Bewerber erhalten unabhängig von Rasse, Farbe, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, nationaler Herkunft, Behinderung oder Status als geschützter Veteran Berücksichtigung für die Beschäftigung.

Bevorzugung bei der Einstellung von Ureinwohnern: Unser Mutterunternehmen, Mno-Bmadsen, zieht es vor, Pokagon-Bürger einzustellen, die qualifiziert und geeignet für verfügbare Positionen sind.