Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze Lehrende bei der Organisation von Lehrveranstaltungen und Prüfungen.
- Unternehmen: BOKU Universität, ein innovativer Arbeitgeber in Wien.
- Vorteile: Attraktives Gehalt, Weiterbildungsmöglichkeiten und umfassende Sozialleistungen.
- Weitere Informationen: Teilzeitstelle mit flexiblen Arbeitszeiten und Entwicklungschancen.
- Warum dieser Job: Gestalte die akademische Zukunft und arbeite in einem dynamischen Umfeld.
- Qualifikationen: Erfahrung im Office Management und hohe Serviceorientierung.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 1379 - 1379 € pro Monat.
Am Department für Biotechnologie und Lebensmittelwissenschaften, Stabsstelle Departmentmanagement kommt es zur Besetzung einer oder zweier Stellen als Office Manager*in mit Schwerpunkt Lehrunterstützung (Kennzahl 87).
Beschäftigungsausmaß: 20 Wochenstunden oder 2x 10 Wochenstunden
Dauer des Dienstverhältnisses: ab 01.06.2026, befristet bis 31.05.2027 (mit Option auf unbefristete Verlängerung)
Arbeitsort: 1190 Wien, Muthgasse 18
Aufgaben:
- Entlastung der Lehrenden durch die laufende administrative Betreuung von großen Pflichtlehrveranstaltungen (z.b. STEOP) durch:
- Nachmeldung (An- und Abmeldung) von Studierenden zu Lehrveranstaltungen und Klausuren außerhalb der regulären Fristen
- Laufende Kommunikation mit Studierenden zu den jeweiligen Lehrveranstaltungen (z.b. Termine) und Prüfungsmodalitäten (z.B. Remote Prüfungsorganisation)
- Vorbereitung von Klausurbögen
- Implementierung der Prüfungsadministration in den Campusmanagementsystemen (z.b. Erstellung von Fragenkatalogen und automatisierten Auswertungen in BOKUlearn, Transfer in BOKUonline)
- Organisation von Prüfungsterminen und der Prüfungsbetreuung
- Raumbuchungen
- Organisation und Durchführung der Lehrveranstaltungsbetreuung (z.b. durch Einrichtung von online-Lernräumen etc.)
- Organisation von Klausureinsichten
- Mitwirkung bei der Planung und Organisation der dem Department zugeordneten Lehrveranstaltungen
- Mitwirkung bei der Beauftragung der Lehrenden und Tutor*innen
- Unterstützung von ERASMUS incomings
- Betreuung und Support von externen Lehrenden und Gastwissenschafter*innen
- Administrative Unterstützung der Departmentleitung und des Departmentmanagements in allen Belangen
Erwünschte Qualifikationen:
- Erfahrung mit koordinierenden und organisatorischen Tätigkeiten
- Erfahrung im Office Management
- Erfahrung in der Lehrorganisation von Vorteil
- Kenntnis universitärer Strukturen von Vorteil
- Hohe Serviceorientierung, Dienstleistungsbereitschaft und Lösungsorientierung
- Kommunikative und freundliche Persönlichkeit
- Selbstständige Arbeitsweise und Durchsetzungskraft
- Sehr gute IT-Kenntnisse
- Bereitschaft für Einarbeitung in das Campusmanagementsystem und Bereitschaft zur laufenden Weiterbildung
- Sprachkenntnisse: Deutsch: C2, Englisch C1
Gehalt: Einstufung gem. Univ.-KV, Verwendungsgruppe: IIIa Bruttomonatsgehalt: (abhängig von der anrechenbaren Vorerfahrung) mind. (für 20 WStd.): EUR 1.379,60 (14 × jährlich, zusätzlich bieten wir ein attraktives Personalentwicklungsprogramm und umfassende Sozialleistungen)
Erscheinungstermin: 27.04.2026
Bewerbungsfrist: 12.05.2026
Die BOKU strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an und fordert daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bewerberinnen, die gleich geeignet sind wie der bestgeeignete Mitbewerber, werden vorrangig aufgenommen, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen. Menschen mit Behinderung und entsprechender Qualifikationen werden ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert.
Wir freuen uns über Ihre Bewerbung inkl. Motivationsschreiben, Lebenslauf, ggf. Empfehlungsschreiben an das Personalmanagement, Kennzahl 87, der Universität für Bodenkultur, Peter-Jordan-Straße 70, 1190 Wien; Bitte Kennzahl unbedingt anführen!
Die Bewerber*innen haben keinen Anspruch auf Abgeltung aufgelaufener Reise- und Aufenthaltskosten, die aus Anlass des Aufnahmeverfahrens entstanden sind.
Anstellungsart: Teilzeit (Festanstellung)
Gehalt: ab 1.379,60 EUR monatlich
Positionsebene: Berufserfahrung
Arbeitsmodell: On-site
Dienstort: Wien 19. Bezirk (Döbling)
Berufsfelder: Assistenz, Verwaltung, Coaching, Training
Eintrittsdatum: Stelle verfügbar ab 01.06.2026
Befristung: Stelle befristet bis 31.05.2027
Offene Stellen: 2 Stellen offen für diese Position
Arbeitgeber: BOKU University
Mitarbeiter*innenanzahl: 501+ Mitarbeiter*innen
Standorte: Wien, Tulln an der Donau
Erforderliche Kenntnisse: Office Management, IT
Nice-To-Have Kenntnisse: universitäre Strukturen, Lehrorganisation
Erforderliche Sprachen: Deutsch C2, Englisch C1
Referenznummer: 87
Bewerbungszeitraum: Bis 12.05.2026
Gewünschte Bewerbungsunterlagen: Lebenslauf, Motivationsschreiben, ggf. Empfehlungsschreiben
Office Manager*in mit Schwerpunkt Lehrunterstützung Arbeitgeber: BOKU University
Die Universität für Bodenkultur (BOKU) in Wien bietet eine inspirierende Arbeitsumgebung, die auf Teamarbeit und persönliche Entwicklung setzt. Als Office Manager*in mit Schwerpunkt Lehrunterstützung profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeiten, einem attraktiven Personalentwicklungsprogramm und umfassenden Sozialleistungen. Die BOKU fördert aktiv die Gleichstellung der Geschlechter und begrüßt Bewerbungen von qualifizierten Frauen sowie Menschen mit Behinderungen, was zu einer vielfältigen und integrativen Arbeitskultur beiträgt.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Manager*in mit Schwerpunkt Lehrunterstützung erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, besuche Veranstaltungen oder Messen, die mit deinem gewünschten Job zu tun haben. So kannst du direkt mit den Leuten sprechen, die dort arbeiten und vielleicht sogar einen Fuß in die Tür bekommen.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, Bekannten oder ehemaligen Kommilitonen über deine Jobsuche. Oftmals erfährt man durch persönliche Kontakte von offenen Stellen, die nicht öffentlich ausgeschrieben sind.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf Vorstellungsgespräche vor! Informiere dich über das Unternehmen und überlege dir, welche Fragen du stellen möchtest. Zeige, dass du wirklich interessiert bist und dass du die Anforderungen der Stelle verstehst.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das macht es für uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem kannst du sicher sein, dass du alle Informationen richtig übermittelst.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager*in mit Schwerpunkt Lehrunterstützung mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach dein Motivationsschreiben persönlich:Zeig uns, warum du genau für diese Stelle brennst! Erzähl von deinen Erfahrungen im Office Management und wie du die Lehrenden unterstützen kannst. Lass deine Persönlichkeit durchscheinen!
Lebenslauf auf den Punkt bringen:Halte deinen Lebenslauf klar und übersichtlich. Betone relevante Erfahrungen und Fähigkeiten, die zu den Anforderungen der Stelle passen. Wir lieben es, wenn du uns zeigst, was du drauf hast!
Achte auf Details:Stell sicher, dass du alle geforderten Unterlagen einreichst, inklusive der Kennzahl 87. Ein kleiner Fehler kann schnell dazu führen, dass deine Bewerbung übersehen wird. Sei sorgfältig!
Bewirb dich direkt über unsere Website:Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass alles an die richtige Stelle gelangt und wir dich schnellstmöglich kontaktieren können!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei BOKU University vorbereitet
✨Informiere dich über die BOKU
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dich gut über die Universität für Bodenkultur und deren Department für Biotechnologie und Lebensmittelwissenschaften informieren. Verstehe die Struktur, die angebotenen Lehrveranstaltungen und die spezifischen Herausforderungen, die mit der Rolle des Office Managers verbunden sind.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Office Management und in der Lehrorganisation unter Beweis stellen. Zeige, wie du administrative Aufgaben erfolgreich gemeistert hast und welche Lösungen du für Herausforderungen gefunden hast.
✨Stelle Fragen
Bereite einige Fragen vor, die du während des Interviews stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Erwartungen und die Teamdynamik zu erfahren. Fragen zur Einarbeitung oder zu den spezifischen Herausforderungen der Lehrunterstützung sind besonders relevant.
✨Präsentiere deine IT-Kenntnisse
Da sehr gute IT-Kenntnisse gefordert sind, sei bereit, deine Erfahrungen mit Campusmanagementsystemen oder ähnlichen Tools zu erläutern. Wenn du bereits mit BOKUlearn oder BOKUonline gearbeitet hast, erwähne das unbedingt und erkläre, wie du diese Systeme effektiv genutzt hast.
