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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Leite das Büro und sorge für einen reibungslosen Ablauf im Team.
- Arbeitgeber: Allwyn Group, ein führendes Unternehmen in der Lotteriebranche mit internationalem Flair.
- Mitarbeitervorteile: Stabiles Gehalt, 25 Tage Urlaub und moderne Arbeitsausstattung.
- Andere Informationen: Dynamisches Arbeitsumfeld mit tollen Teamevents und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines innovativen Teams und gestalte die Zukunft der Lotteriebranche mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Bachelor-Abschluss und 5+ Jahre Erfahrung im Büromanagement.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 50000 - 65000 € pro Jahr.
Allwyn Group ist ein multinationaler Lotteriebetreiber mit einer marktführenden Präsenz in Österreich, der Tschechischen Republik, dem Vereinigten Königreich, Griechenland, Zypern, Italien und den USA. Allwyn wurde im Februar 2024 Betreiber der UK National Lottery. In den nächsten zwei Jahren begeben wir uns auf eine ehrgeizige Reise, um die globale Lotteriekategorie zu revolutionieren. Dies ist eine einmalige Gelegenheit für Menschen aus der Lotterie- und Unterhaltungsbranche, sich uns anzuschließen und Teil des Wachstums von Allwyn zu werden.
Verantwortlichkeiten
- Überwachung der täglichen Büroabläufe, um Effizienz und reibungslose Empfangsoperationen sicherzustellen.
- Verwaltung von Büromaterialien und -beständen, um Verfügbarkeit und Nachschub sicherzustellen.
- Koordination von Wartung und Reparaturen für Bürogeräte und -einrichtungen.
- Überwachung des Managements von Besprechungsräumen und Zugangsausweisen für Mitarbeiter und externe Besucher.
- Sicherstellung der Einhaltung von Gesundheits-, Sicherheits- und Gebäudeverordnungen.
Vendor-, Miet- & Vertragsmanagement
- Handeln als Geschäftsinhaber für Miet- und Untermietverträge.
- Verwaltung von bürobezogenen Anbietern, Dienstleistern und Verträgen.
- Koordination von Nachbelastungen und Rechnungsstellung mit der Finanzabteilung und externen Partnern.
- Pflege der Miet- und Untermietdokumentation sowie eines Trackers für Vertragsbedingungen, Ablaufdaten und Kostenaufteilungen.
Teammanagement und -überwachung
- Leitung und Unterstützung eines kleinen Teams, um klare Richtungen, Koordination und effektive tägliche Abläufe sicherzustellen.
- Sicherstellung einer hochwertigen administrativen und geschäftlichen Unterstützung im gesamten Unternehmen.
- Koordination von Arbeitslasten, Bereitstellung von Feedback und Durchführung von Leistungsbeurteilungen.
Einarbeitung und Gesundheit & Sicherheit
- Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter, einschließlich Sitzplatzanordnung, Büroeinführung und Vertrautmachen mit Büro- und Gebäuderichtlinien.
- Sicherstellung der Einhaltung von Gesundheits-, Sicherheits- und Notfallstandards.
- Verwaltung des bürobezogenen Budgets und Unterstützung bei der Budgetierung und finanziellen Planung für Büroabläufe.
- Organisation und Koordination interner Veranstaltungen und Teambuilding-Aktivitäten.
- Überwachung der logistischen Aspekte der Veranstaltungsplanung, einschließlich Catering, Raumarrangements und Ausrüstungsanforderungen.
- Enge Zusammenarbeit mit dem People & Culture-Team und der IT-Abteilung, um einen reibungslosen Betrieb am Arbeitsplatz zu gewährleisten.
Qualifikationen
- Abschluss in Betriebswirtschaft, Management oder einem verwandten Bereich.
- 5+ Jahre relevante praktische Erfahrung als Office Manager, Verwaltungsmanager oder in einer ähnlichen Rolle in einem komplexen Geschäftsumfeld.
- Starke organisatorische und zeitmanagementfähigkeiten mit einer praktischen Denkweise.
- Erfahrung mit Anbietern, Verträgen, Einrichtungen und Bürobudgets.
- Gutes Verständnis von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften und Best Practices.
- Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint).
- Ausgezeichnete Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
- Anpassungsfähig und proaktiv im Umgang mit neuen Herausforderungen.
- Hohe Integrität und Vertraulichkeit.
- Positive Einstellung und teamorientierte Denkweise.
- Fließend in Deutsch und Englisch ist erforderlich.
Vorteile
- Stabile Anstellung in einer kollaborativen, modernen und internationalen Teamkultur.
- Wettbewerbsfähiges Gehalt, jährlicher leistungsabhängiger Bonus.
- 25 Tage Urlaub.
- Unternehmensveranstaltungen (Gesundheitstage, Anzahl der von Allwyn gesponserten Sportveranstaltungen).
- Arbeitsausstattung: Firmenlaptop, Firmenhandy + SIM-Karte & Paket mit mobilen Daten auch zur privaten Nutzung.
- Das Büro in Luzern befindet sich im Zentrum am Mühlenplatz.
Wenn diese Gelegenheit spannend für Sie klingt, würden wir uns freuen, von Ihnen zu hören!
Office Manager Arbeitgeber: Bookbot
Kontaktperson:
Bookbot HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Luzern Kontakt aufzunehmen. Zeige dein Interesse und stelle Fragen, um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.
✨Tipp Nummer 2
Nutze Networking! Verbinde dich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern von Allwyn über LinkedIn. Ein persönlicher Kontakt kann dir wertvolle Einblicke geben und deine Chancen erhöhen, im Auswahlprozess wahrgenommen zu werden.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Unternehmenskultur und die spezifischen Anforderungen der Rolle. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du die Herausforderungen als Office Manager meistern würdest.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt, dass du motiviert bist und die Initiative ergreifst. Außerdem kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung in den richtigen Händen landet.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wenn du deine Bewerbung schreibst, sei authentisch und zeig uns, wer du wirklich bist. Wir suchen nach Menschen, die nicht nur die Qualifikationen mitbringen, sondern auch gut ins Team passen.
Betone deine Erfahrungen: Erzähle uns von deinen bisherigen Erfahrungen als Office Manager oder in ähnlichen Rollen. Zeig uns, wie du Herausforderungen gemeistert hast und welche Erfolge du erzielt hast – das macht einen großen Unterschied!
Achte auf Details: Stelle sicher, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Ein gut strukturiertes Dokument zeigt uns, dass du organisiert bist und Wert auf Qualität legst. Lass uns wissen, dass du die Anforderungen ernst nimmst!
Bewirb dich über unsere Website: Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass sie schnell bei uns ankommt und wir dich zügig kontaktieren können. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Bookbot vorbereitest
✨Bereite dich gut vor
Informiere dich über Allwyn und die spezifischen Anforderungen der Office Manager-Position. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Aufgaben passen, die du übernehmen würdest. Das zeigt, dass du wirklich interessiert bist und die Rolle ernst nimmst.
✨Praktische Beispiele parat haben
Bereite konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung vor, die deine Fähigkeiten in der Büroorganisation, Teamführung und im Umgang mit Lieferanten belegen. Zeige, wie du Herausforderungen gemeistert hast und welche Erfolge du erzielt hast.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das können Fragen zur Unternehmenskultur, zu den Erwartungen an die Rolle oder zu zukünftigen Projekten sein. Das zeigt dein Interesse und deine proaktive Haltung.
✨Positive Einstellung zeigen
Komm mit einer positiven und offenen Einstellung ins Interview. Zeige, dass du ein Teamplayer bist und bereit bist, neue Herausforderungen anzunehmen. Eine positive Ausstrahlung kann einen großen Unterschied machen und hinterlässt einen bleibenden Eindruck.