Facilities Coordinator at BOSP-Berlin Germany

Um in dieser Rolle erfolgreich zu sein, bringen Sie Folgendes mit:

• Bildung und Erfahrung: Bachelor-Abschluss (oder gleichwertig) im Bereich Facility Management, Hospitality Management, Betriebswirtschaft, öffentliche Verwaltung, Projektmanagement, Betrieb oder einem verwandten Bereich sowie mindestens drei Jahre relevante Erfahrung oder eine Kombination aus Bildung und Erfahrung.
• Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten: Nachgewiesene Fähigkeit zur Verwaltung und Koordination von Einrichtungen und Wohnbetrieben, einschließlich der Beziehungen zu Anbietern, Vertragsmanagement, technischer Unterstützung und Einhaltung lokaler Gesetze. Starke Fähigkeiten in der Planung, Durchführung und Überwachung von Projekten von der Idee bis zur Fertigstellung, einschließlich der Verwaltung von Zeitplänen und Budgets. Fundierte Kenntnisse über Gesundheits-, Sicherheits- und Brandschutzvorschriften in Bezug auf das Gebäudemanagement und die Studentenunterbringung. Kompetent in der Identifizierung und Behebung von Problemen mit IT- und audiovisuellen Systemen sowie in der Bereitstellung technischer Unterstützung für Mitarbeiter, Fakultäten und Studenten. Expertise im Management von Beständen und Ressourcen mit Fokus auf Kostenkontrolle und Betriebseffizienz. Verständnis der relevanten Gesetze, Vorschriften und Richtlinien, die Bildungseinrichtungen und Campusbetriebe betreffen. Vertrautheit mit der Planung von Veranstaltungen und Besprechungen sowie Aktivitäten auf dem Campus, um sicherzustellen, dass diese effektiv durchgeführt werden.

Zusätzlich gelten folgende Anforderungen:

• Sie müssen rechtlich autorisiert sein, in Deutschland zu arbeiten.
• Variable Arbeitszeiten, abends oder am Wochenende möglich.
• Gültiger deutscher Führerschein (bevorzugt).

Körperliche Anforderungen:

• Häufiges Sitzen, Ausführen von Computeraufgaben am Schreibtisch, Heben/Tragen/Schieben/Ziehen von Objekten bis zu 5 Kilogramm.
• Gelegentlich Stehen/Gehen, Drehen/Biegen/Beugen/Hocken, leichtes Greifen/fine Manipulation, Telefonbenutzung, handschriftliches Schreiben, Heben/Tragen/Schieben/Ziehen von Objekten bis zu 5-10 Kilogramm.
• Selten Knien/Kriechen, Klettern (Leitern, Gerüste oder andere), Erreichen/Arbeiten über Schulterhöhe, kräftiges Greifen, Sortieren/Ablage von Papierkram oder Teilen, Heben/Tragen/Schieben/Ziehen von Objekten über 15 Kilogramm ohne Hilfe.

Arbeitsbedingungen:

• Kann Lärm > 80 dB TWA ausgesetzt sein.
• Kann in Höhen von 1-3 Metern arbeiten.
• Teilnahme an einer 24/7 Bereitschaftsrotation.

Arbeitsstandards:

• Interpersonelle Fähigkeiten: Zeigt die Fähigkeit, gut mit Kollegen und Kunden sowie mit externen Organisationen zusammenzuarbeiten.
• Kultur der Sicherheit fördern: Zeigt Engagement für persönliche Verantwortung und Wertschätzung für Sicherheit; kommuniziert Sicherheitsbedenken; verwendet und fördert sicheres Verhalten basierend auf Schulungen und gelernten Lektionen.
• Unterliegt der Einhaltung aller geltenden Richtlinien und Verfahren der Stanford University sowie der geltenden Gesetze und Beschäftigungsregelungen in Berlin, Deutschland.

Der Bing Overseas Studies Program (BOSP) an der Stanford University sucht einen enthusiastischen und engagierten Campus Operations Coordinator (Berlin) für unser Berliner Zentrum in Deutschland.

Position Zusammenfassung: In dieser dynamischen Rolle überwachen Sie die täglichen Abläufe, einschließlich der Koordination von Anbietern, Wartung, Raumaufbau und technischer Unterstützung, während Sie eine sichere, effiziente und einladende Umgebung für Studenten, Mitarbeiter und Fakultäten schaffen. Wenn Sie leidenschaftlich daran interessiert sind, eine lebendige Gemeinschaft zu fördern und einen positiven Einfluss zu haben, ist dies die perfekte Gelegenheit für Sie.

Die Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten umfassen:

• Facility Management & Wartung (50%): Verwaltung der täglichen Betriebsabläufe durch Aufsicht über Reinigungsteams, Koordination von Auftragnehmern und Sicherstellung einer effektiven routinemäßigen Wartung. Koordination und Überwachung aller Anbieterarbeiten für Reparaturen und vor Ort Projekte, als Projektverbindung fungieren und rechtzeitige Fertigstellung sicherstellen. Koordination routinemäßiger Reparaturen und Entwicklung eines präventiven Wartungsplans. Überwachung und Wartung aller Gebäudesysteme, einschließlich Klimaanlage, Sanitär, Beleuchtung und Ausstattung. Aufrechterhaltung der Funktionalität und Einsatzbereitschaft der Fakultätswohnung. Koordination von Veranstaltungsaufbauten und Optimierung der Raumnutzung. Verwaltung und Pflege der Gärten, um eine gut gepflegte und nachhaltige Landschaft sicherzustellen.
• Strategische Facility Planung & Denkmalpflege (10%): Zusammenarbeit mit dem Direktor bei der strategischen Planung der Wohnbetriebsabläufe und langfristigen Vision. Planung und Umsetzung von Gebäudeinstandhaltungs- und Erhaltungsmaßnahmen unter Einhaltung der Vorschriften für historische Gebäude. Kontaktaufnahme mit lokalen Behörden (z.B. Denkmalschutzamt), um gesetzliche und erhaltungsrechtliche Standards zu erfüllen.
• Technologie & IT-Management (20%): Bereitstellung von IT-Support der ersten Linie, Verwaltung von Anfragen und Eskalation von Problemen nach Bedarf. Wartung und Fehlersuche von AV-Ausrüstung und Computerinventar. Unterstützung der Benutzer mit technischen Ressourcen und Zusammenarbeit mit IT-Anbietern. Gewährleistung der Sicherheit der Arbeitsplätze und Verwaltung der Gebäudesicherheitssysteme.
• Gesundheit, Sicherheit & Sicherheitsmanagement (10%): Unterstützung bei der Aufrechterhaltung der Sicherheitsprotokolle der Einrichtung zur Einhaltung der deutschen Gesetze und Universitätsrichtlinien sowie Bereitstellung von Schulungen für das Personal. Implementierung von Risikomanagementmaßnahmen, einschließlich Notfallschildern, Feuerlöschern und Erste-Hilfe-Ausrüstung, während die Sicherheit der Räumlichkeiten überwacht wird.
• Studentenunterstützung & Verwaltung (10%): Durchführung einer Reihe von administrativen Aufgaben zur Unterstützung der Einrichtung und des Studentenerlebnisses. Dazu gehört die Verwaltung von Wohnungszuweisungen, die Durchführung von Logistik für Veranstaltungen, die Beantwortung von Anfragen von Studenten, die Pflege akademischer Ressourcen und die Überwachung von Büroabläufen wie Dateneingabe und Bestandsüberwachung.

Die aufgeführten Aufgaben sind typische Beispiele für Arbeiten, die von Positionen in dieser Jobklassifikation ausgeführt werden, und sind nicht so konzipiert, dass sie als umfassendes Inventar aller Aufgaben, Tätigkeiten und Verantwortlichkeiten interpretiert werden. Die spezifischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten können je nach den Bedürfnissen der Abteilung oder des Programms variieren, ohne die allgemeine Natur und den Umfang der Arbeit oder das Verantwortungsniveau zu ändern. Mitarbeiter können auch andere Aufgaben übernehmen, die zugewiesen werden.