Office Operations Junior Specialist (w/m/d) – Schwerpunkt Facility, Technik & Infrastruktur

Unsere Strategie? Keine typische Strategieberatung zu sein! Vor über 60 Jahren hat BCG die Strategieberatung auf den Kopf gestellt und ist zu einer weltweit führenden Unternehmensberatung aufgestiegen. Wir geben dir die Chance, einen spürbaren Einfluss auf Wirtschaft und Gesellschaft zu nehmen. BCG steht für Authentizität, außergewöhnliche Arbeitsleistung und ausgeprägte Integrität.

Als Office Operations Junior Specialist (w/m/d) bist du ein zentraler Bestandteil unseres Düsseldorfer Office Operations Teams und unterstützt die Office Operations Senior Managerin bei allen Themen rund um einen reibungslosen, effizienten und professionellen Office-Betrieb. Du übernimmst ein breites, generalistisches Aufgabenspektrum im Office Management mit einem besonderen Fokus auf Facility-, Infrastruktur- und technische Themen und bist eine verlässliche Ansprechperson für interne und externe Stakeholder.

Zu Deinen Aufgaben gehören:

• Facility- und Infrastrukturmanagement: Mitwirkung bei der Koordination, Steuerung und Qualitätsüberwachung externer Dienstleister (z. B. Haustechnik, Wartung, Reinigung, Druck/Kopie) sowie Nachverfolgung von Reparaturen, Instandhaltungs- und Verbesserungsmaßnahmen.
• Unterstützung bei der Planung und Organisation von Office-Umzügen, Umbauten und Flächenanpassungen inkl. Dienstleister-, Termin- und Kommunikationssteuerung.
• Enge Zusammenarbeit mit Hausverwaltung, Vermietern und externen Partnern zu baulichen, technischen und infrastrukturellen Themen.
• Sicherstellung reibungsloser Office-Betriebsabläufe durch strukturierte Rundgänge, Funktionsprüfungen und proaktive Bedarfsermittlung.
• Unterstützung bei der Umsetzung und Weiterentwicklung moderner Arbeitsplatzkonzepte (z. B. Desk Booking, Raumkonzepte).
• Unterstützung bei Arbeitssicherheits- und Gebäudesicherheitsthemen, einschließlich Brandschutz sowie Ersthelfer:innen- und ASA-relevanter Prozesse.
• Unterstützung des Incident Response Teams (IRT) sowie Dokumentation von Vorfällen in Zusammenarbeit mit HR, Legal und externen Partnern.
• Kaufmännische Abwicklung von Bestellungen, Rechnungen, Freigaben und Budgetübersichten (z. B. über Chrome River, Palette).
• Erstellung von Auswertungen, Protokollen und Dokumentationen, insbesondere mithilfe von MS Excel und MS Outlook.
• Unterstützung der Office Operations Senior Managerin bei Projekten, Sonderthemen und Prozessoptimierungen.
• Mitarbeit im Office Operations Team sowie Vertretung von Kolleg:innen bei Bedarf (z. B. Unterstützung von Reception oder Onboarding).

DEINE EIGENSCHAFTEN:

• Hohe Eigenständigkeit, Verantwortungsbewusstsein und eine strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise.
• Sicheres, professionelles und durchsetzungsstarkes Auftreten – insbesondere im Umgang mit externen Dienstleistern.
• Ausgeprägtes Organisations- und Koordinationstalent mit einem guten kaufmännischen Verständnis.
• Lösungsorientierte, pragmatische Denkweise und hohe Serviceorientierung.
• Teamorientierte Persönlichkeit mit der Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen und Kolleg:innen zu unterstützen.
• Offenheit für Veränderungen, Prozessverbesserungen und neue Tools.

DEINE ERFAHRUNGEN UND QUALIFIKATIONEN:

• Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung, z. B. im Office-, Facility- oder Operations-Umfeld.
• Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position im Office Management, Facility Management oder administrativen Operations-Bereich.
• Technisches Grundverständnis sowie idealerweise Kenntnisse in Arbeitssicherheit, Brandschutz und grundlegenden Gebäudefunktionen.
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere MS Outlook und MS Excel.
• Bereitschaft, dich schnell in weitere Tools und Systeme einzuarbeiten (z. B. SharePoint, Intranet, Appspace).
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Du wirst Teil des erweiterten Office-Operations-Teams (Empfang und lokales IT-Team) und arbeitest eng mit der Office Operations Senior Managerin zusammen. Dein Team unterstützt sich gegenseitig und hilft einander. Deine Kolleg:innen sind sehr kooperativ, da uns eine gute Teamatmosphäre besonders wichtig ist.

DEINE BENEFITS:

• Teambuilding- und Office-Events, auf die du dich freuen kannst – von Sommer- und Sport-Events über Christmas-Partys bis zu Social Events.
• Attraktives, marktorientiertes, leistungsgerechtes Vergütungspaket mit fixen und variablen Bestandteilen.
• Unterstützung für Familien mit Benefits wie steuerfreien Zuschüssen zu Kinderbetreuungskosten durch Bonusumwandlung.
• 30 Tage Jahresurlaub und ein ansprechendes Flexibilitätsprogramm.
• Übernahme deiner Fahrtkosten bis zu einem Maximalbetrag.
• Umfassende Versicherungs- und Altersvorsorgeprogramme.
• Umfangreiches Trainings- und Weiterbildungsprogramm.
• Individuelle Unterstützung durch unser Employee Assistance Program sowie Mindfulness-Angebote.
• Flexible Fitnessstudiomitgliedschaft bei Urban Sports Club.
• Gratisgetränke und -snacks in den Offices sowie Food-Vouchers für Kooperationspartner.