Auf einen Blick
- Aufgaben: Sei das freundliche Gesicht des Botnar Instituts und koordiniere den Empfang.
- Unternehmen: Innovatives Forschungsinstitut für Immuntechnik mit interdisziplinärem Ansatz.
- Vorteile: Wettbewerbsfähige Vergütung, berufliche Entwicklung und modernes Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Wachstumschancen in einem internationalen Forschungsteam.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Immuntechnik und arbeite in einem dynamischen Team.
- Qualifikationen: Erfahrung im Empfang oder Bürokoordination und starke organisatorische Fähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Das Botnar Institute of Immune Engineering (BIIE) ist ein neues interdisziplinäres Forschungsinstitut, das sich der Innovation im Bereich der Immuntechnik widmet. Gegründet im Jahr 2024 durch eine großzügige Stiftung der Fondation Botnar, unterstützt das BIIE Wissenschaftler dabei, einige der herausforderndsten Probleme in der Immunologie und globalen Gesundheit anzugehen. Das Institut vereint Experten aus den Bereichen Immunologie, Biomedizin, Bioengineering, computergestützte Biologie, künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen und schafft so eine einzigartige multidisziplinäre Umgebung mit dem Ziel, einen nachhaltigen Einfluss zu erzielen und zukünftige Führungskräfte in der Immuntechnik auszubilden.
Der Front Desk Coordinator ist das einladende Gesicht und das operationale Rückgrat des Botnar Institute of Immune Engineering. Diese Rolle kombiniert herausragende Gastfreundschaft am Empfang mit praktischer Koordination der Einrichtungen und sorgt dafür, dass jeder Besucher, Forscher und Partner eine professionelle, warme und gut organisierte Umgebung erlebt.
Die Rolle ist in zwei Phasen strukturiert:
- Phase 1: Vorbereitung & Training (2026 – Q1 2027)
- Unterstützung des Managers für Facility & Workplace Operations
- Forschung von Lieferanten und Anforderung von Angeboten für Waren, Dienstleistungen und Ausrüstung
- Hilfe beim Entwurf und der Pflege von Standardarbeitsanweisungen (SOPs) für Arbeitsplatz- und Empfangsprozesse
- Allgemeine administrative Unterstützung für den Manager, einschließlich Terminplanung, Dokumentation und Korrespondenz
- Zusammenstellung und Pflege von Listen benötigter Materialien und Ausrüstungen für das neue Gebäude in Allschwil
- Information für neue und eintreffende Mitarbeiter bezüglich des neuen Gebäudes: Layout, Einrichtungen, Zugang und Umzugszeitplan
- Schattierung des Managers, um die Systeme, Zugangskontrolle und das Lieferantenmanagement zu lernen
- Phase 2: Empfangs- & Betriebskoordination (Q1 2027 und darüber hinaus)
- Erster Ansprechpartner für alle Besucher, Mitarbeiter und Partner, die das Gebäude betreten
- Verwaltung der Besucherregistrierung, Ausweisung von Ausweisen und Besucherparkplätzen
- Beantwortung eingehender Anrufe und Weiterleitung von Anfragen an die entsprechenden Teams
- Pflege des Empfangsbereichs auf hohem Niveau
- Verwaltung von eingehender und ausgehender Post sowie nicht-laborbezogenen Paketen
- Allgemeine Korrespondenzunterstützung und grundlegende Dateneingabe
- Überwachung des Auditoriums und Sicherstellung der ordnungsgemäßen Einrichtung
- Bearbeitung von Zugangsanforderungen und Pflege eines genauen Schlüsselinventars
- Koordination von Änderungen der Zugangsberechtigungen mit dem Facility & Workplace Operations Manager
- Bestellung von Beschilderungen und Aktualisierung von Raumschildern
- Koordination von Raumaufbau und Catering für interne und externe Veranstaltungen
- Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter mit Gebäudeorientierung und Sicherheitsprotokollen
Anforderungen:
- Vorherige Erfahrung in einer Empfangs-, Bürokoordination oder Unterstützung der Einrichtungen
- Starke organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten in einem dynamischen Umfeld zu jonglieren
- Ausgezeichnete zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten
- Komfortabel im Umgang mit Gebäudeverwaltungstools und Bürosoftware
- Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit Zugangskontrolle und sensiblen Informationen
Vorteile:
- Modernste internationale Forschungsumgebung
- Wettbewerbsfähige Schweizer Marktvergütung
- Unterstützung bei beruflicher Entwicklung und Zertifizierung
- Moderne Forschungsanlage in Allschwil
- Gelegenheit, die operationale Infrastruktur und Kultur zu gestalten
Front Desk Coordinator Arbeitgeber: Botnar Institute of Immune Engineering - BIIE
Das Botnar Institute of Immune Engineering – BIIE ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine dynamische und innovative Arbeitsumgebung bietet. Hier haben Sie die Möglichkeit, an bedeutenden Projekten zu arbeiten, die die Zukunft der Immuntechnik gestalten, während Sie von einem unterstützenden Team profitieren, das Ihre berufliche Entwicklung fördert. Unsere moderne Infrastruktur und die enge Zusammenarbeit mit internationalen Forschungsteams machen diesen Standort besonders attraktiv für Fachkräfte, die einen positiven Einfluss auf die Gesellschaft ausüben möchten.
Kontaktdaten:
Botnar Institute of Immune Engineering - BIIE Recruiting-Team
