Payroll Specialist (50-60%)

Das Botnar Institute of Immune Engineering (BIIE) ist ein neues interdisziplinäres Forschungsinstitut, das sich der Innovation im Bereich der Immuntechnik widmet. Gegründet im Jahr 2024 durch eine großzügige Stiftung der Fondation Botnar, unterstützt das BIIE Wissenschaftler dabei, einige der herausforderndsten Probleme in der Immunologie und globalen Gesundheit anzugehen. Das Institut vereint Experten aus den Bereichen Immunologie, Biomedizin, Bioengineering, computergestützte Biologie, künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen und schafft so ein einzigartiges multidisziplinäres Umfeld mit der Mission, einen nachhaltigen Einfluss zu erzielen und zukünftige Führungskräfte in der Immuntechnik auszubilden.

Wir suchen einen detailorientierten Payroll Specialist (50-60%), um die End-to-End-Payroll-Operationen unseres Instituts zu verwalten; die Arbeitslast (Pensum) kann flexibel gestaltet werden, um Ihren Zeitplan zu berücksichtigen. Der erfolgreiche Kandidat wird eine genaue und zeitgerechte Gehaltsabrechnung in vollem Einklang mit dem Schweizer Arbeitsrecht und der Sozialversicherungsgesetzgebung sicherstellen und als primärer Ansprechpartner für alle gehaltsbezogenen Angelegenheiten fungieren. Diese Rolle erfordert ein starkes Verständnis der Schweizer Lohnvorschriften, außergewöhnliche Genauigkeit und ein hohes Maß an Diskretion beim Umgang mit sensiblen Mitarbeiterdaten. Die Position berichtet an den Leiter der Personalabteilung.

Aufgaben

• Gehaltsabrechnung: Durchführung monatlicher Gehaltszyklen für das Personal des Instituts, einschließlich wissenschaftlicher Mitarbeiter, Postdoktoranden und Unterstützungspersonal.
• Verwaltung von Gehaltsänderungen, Boni und rückwirkenden Anpassungen mit Präzision und Pünktlichkeit.
• Ausstellung monatlicher Lohnabrechnungen und jährlicher Schweizer Steuerbescheinigungen (Lohnausweis).
• Monatliche Abstimmung der Gehaltsabrechnungen mit der Finanzabteilung.

Soziale Versicherung & Compliance

• Verwaltung der gesetzlichen Sozialversicherungsbeiträge (AHV/IV/EO, ALV, BVG und Kranken-/Unfallversicherung).
• Bearbeitung von Anmeldungen und Änderungen bei den Sozialversicherungsbehörden und Versicherungsanbietern.
• Vorbereitung und Einreichung obligatorischer gesetzlicher Erklärungen und Berichterstattung.
• Ansprechpartner für Pensionskassen und Versicherungsunternehmen.

Personalverwaltung

• Pflege der Mitarbeiterstammdaten und Gehaltsunterlagen im HR-Informationssystem.
• Überwachung des Urlaubsmanagements (Urlaub, Krankheit, Elternzeit, Militärdienst) gemäß den gesetzlichen Anforderungen.
• Unterstützung bei Onboarding- und Offboarding-Prozessen, einschließlich abschließender Gehaltsabrechnungen.

Berichterstattung & Prozessverbesserung

• Erstellung regelmäßiger und maßgeschneiderter Gehaltsanalysen für die Führungsebene und Finanzteams.
• Initiativen zur Optimierung der Gehaltsabrechnungsabläufe und Verbesserung der Datenintegrität vorantreiben.
• Durchführung interner und externer Audits bezüglich Gehaltsabrechnung und Sozialversicherung.

Anforderungen

• Bundeszertifikat in der Gehaltsabrechnung (Sachbearbeiter/in Sozialversicherungen) oder gleichwertige berufliche Qualifikation.
• 3+ Jahre Erfahrung in der Schweizer Gehaltsabrechnung, vorzugsweise im Kontext von Forschung oder Lebenswissenschaften.
• Umfassendes Verständnis des Schweizer Arbeitsrechts und des Sozialversicherungssystems (AHV, BVG, UVG).
• Kenntnisse moderner Gehaltsabrechnungssoftwarelösungen (Abacus).
• Native oder zweisprachige Deutschkenntnisse; Englischkenntnisse sind von großem Wert.
• Außergewöhnliche Präzision, Diskretion und ethische Standards.
• Starke organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, strenge Fristen einzuhalten.
• Vorherige Erfahrungen in internationalen und multikulturellen Arbeitsumgebungen (bevorzugt).

Vorteile

• Ein kollaboratives, internationales Teamumfeld in einem wachsenden Institut in Basel.
• Wettbewerbsfähiges Vergütungs- und Leistungspaket.
• Flexible Arbeitsgestaltung mit sofortigem Beginn.
• Reales Potenzial für eine langfristige Zusammenarbeit, während das BIIE weiter wächst.