Payroll Specialist (50-60%)

Das Botnar Institute of Immune Engineering (BIIE) ist ein neues interdisziplinäres Forschungsinstitut, das sich der Innovation in der Immuntechnik widmet. Gegründet im Jahr 2024 durch eine großzügige Stiftung der Fondation Botnar, unterstützt das BIIE Wissenschaftler dabei, einige der herausforderndsten Probleme in der Immunologie und globalen Gesundheit anzugehen. Das Institut vereint Experten aus den Bereichen Immunologie, Biomedizin, Bioengineering, computergestützte Biologie, künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen und schafft so eine einzigartige multidisziplinäre Umgebung mit dem Ziel, einen nachhaltigen Einfluss zu erzielen und zukünftige Führungskräfte in der Immuntechnik auszubilden.

Wir suchen einen detailorientierten Payroll Specialist (50-60%), der die End-to-End-Payroll-Operationen unseres Instituts verwaltet; die Arbeitslast (Pensum) kann flexibel gestaltet werden, um Ihren Zeitplan zu berücksichtigen. Der erfolgreiche Kandidat wird eine genaue und pünktliche Gehaltsabrechnung in vollem Einklang mit dem Schweizer Arbeitsrecht und den Sozialversicherungsgesetzen sicherstellen und als primärer Ansprechpartner für alle gehaltsbezogenen Angelegenheiten fungieren. Diese Rolle erfordert ein starkes Verständnis der Schweizer Lohnvorschriften, außergewöhnliche Genauigkeit und ein hohes Maß an Diskretion beim Umgang mit sensiblen Mitarbeiterdaten. Die Position berichtet an den Leiter der Personalabteilung.

Aufgaben

Gehaltsabrechnung

• Durchführung der monatlichen Gehaltsabrechnungen für das Personal des Instituts, einschließlich wissenschaftlicher Mitarbeiter, Postdoktoranden und Unterstützungspersonal
• Verwaltung von Gehaltsänderungen, Boni und rückwirkenden Anpassungen mit Präzision und Pünktlichkeit
• Ausstellung von monatlichen Lohnabrechnungen und jährlichen Schweizer Steuerbescheinigungen (Lohnausweis)
• Monatliche Abstimmung der Gehaltsabrechnungsdaten mit der Finanzabteilung

Sozialversicherungs-Compliance

• Verwaltung der gesetzlichen Sozialversicherungsbeiträge (AHV/IV/EO, ALV, BVG und Kranken-/Unfallversicherung)
• Bearbeitung von Anmeldungen und Änderungen bei den Sozialversicherungsbehörden und Versicherungsanbietern
• Vorbereitung und Einreichung der erforderlichen gesetzlichen Erklärungen und Berichterstattung
• Servieren als Ansprechpartner für Pensionskassen und Versicherungsgesellschaften

Unterstützung der Personalverwaltung

• Pflege der Mitarbeiterstammdaten und Gehaltsunterlagen im HR-Informationssystem
• Überwachung des Urlaubsmanagements (Urlaub, Krankheit, Elternzeit, Militärdienst) gemäß den gesetzlichen Anforderungen
• Unterstützung bei Onboarding- und Offboarding-Prozessen, einschließlich der abschließenden Gehaltsabrechnungen

Berichterstattung und Prozessverbesserung

• Erstellung regelmäßiger und maßgeschneiderter Gehaltsanalysen für die Führungsebene und Finanzteams
• Initiativen zur Optimierung der Gehaltsabrechnungsabläufe und Verbesserung der Datenintegrität vorantreiben
• Durchführung interner und externer Audits bezüglich Gehaltsabrechnung und Sozialversicherung

Anforderungen

• Bundeszertifikat in der Gehaltsabrechnung (Sachbearbeiter/in Sozialversicherungen) oder gleichwertige berufliche Qualifikation
• 3+ Jahre Erfahrung in der Schweizer Gehaltsabrechnung, vorzugsweise im Kontext von Forschung oder Lebenswissenschaften
• Umfassendes Verständnis des Schweizer Arbeitsrechts und des Sozialversicherungssystems (AHV, BVG, UVG)
• Kenntnisse in modernen Gehaltsabrechnungssoftwarelösungen (Abacus)
• Native oder zweisprachige Deutschkenntnisse; Englischkenntnisse sind von großem Wert
• Außergewöhnliche Präzision, Diskretion und ethische Standards
• Starke organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, strenge Fristen einzuhalten
• Vorherige Erfahrungen in internationalen und multikulturellen Arbeitsumgebungen (bevorzugt)

Vorteile

• Ein kollaboratives, internationales Teamumfeld in einem wachsenden Institut in Basel.
• Wettbewerbsfähiges Vergütungs- und Leistungspaket.
• Flexible Arbeitsregelung mit sofortigem Beginn.
• Echte Möglichkeiten für eine langfristige Zusammenarbeit, während das BIIE weiter wächst.