Research Administrative Assistant

Position Overview

Wir suchen einen hochorganisierten, proaktiven und detailorientierten Verwaltungsassistenten, der engagierte administrative und operative Unterstützung bietet. Diese Position befindet sich im operativen Kern der Forschungsaktivitäten von BIIE. Sie unterstützt den Direktor der Forschungsoperationen, den Projektleiter der ImmunoGlobe-Initiative sowie die breitere wissenschaftliche Einrichtung. Obwohl die Rolle hauptsächlich administrativer Natur ist, wird der erfolgreiche Kandidat an der Schnittstelle von Wissenschaft und Betrieb arbeiten. Ein wissenschaftlicher Hintergrund ist nicht erforderlich, aber intellektuelle Neugier und eine Affinität zur Arbeit in einem Forschungsumfeld sind ein großer Vorteil.

Aufgaben

Administrative und Projektunterstützung

• Entwurf, Korrekturlesen und Formatierung von Korrespondenz, Besprechungsmaterialien und Präsentationen im Namen der Direktoren.
• Pflege organisierter digitaler Ablagesysteme und gemeinsamer Dokumentenablagen für Projekte über die Initiativen hinweg.
• Kommunikation mit internen Teams (Finanzen, HR, Kommunikation) und externen Partnern nach Anweisung.

Kalender- und Terminmanagement

• Verwaltung komplexer, dynamischer Kalender, einschließlich der Planung über mehrere Zeitzonen und mit internationalen Partnern.
• Koordination interner und externer Meetings, einschließlich Vorbereitung und Nachverfolgung von Agenden und Aktionspunkten.

Reise-, Veranstaltungs- und Ausgabenmanagement

• Organisation von Inlands- und Auslandsreisen für die Direktoren und Mitglieder ihrer Forschungsteams, einschließlich Flügen, Unterkünften, Transport und Visaanforderungen.
• Organisation interner Seminare/Veranstaltungen, von der Konzeptualisierung bis zur Durchführung.
• Bearbeitung und Verfolgung von Spesenabrechnungen und Rückerstattungen gemäß den institutionellen Richtlinien.

Büro- und Facility-Management

• Koordination von Raumreservierungen in den Einrichtungen von BIIE.
• Unterstützung bei der Bestellung von Büromaterialien, Kaffee und allgemeinen Verbrauchsmaterialien in enger Abstimmung mit den Laborleitern und anderen Beteiligten.
• Enge Zusammenarbeit mit den anderen Assistenten von BIIE und dem breiteren Verwaltungsteam, um einen reibungslosen Tagesbetrieb und konsistente Unterstützung im gesamten Institut zu gewährleisten.

Anforderungen

• Eine kaufmännische Ausbildung (kaufmännisches EFZ) oder ein Abschluss einer Fachhochschule (HWZ, HF, FH oder gleichwertig) ist erforderlich.
• Mindestens 2–4 Jahre Berufserfahrung in einer Assistenz-, Büroverwaltungs- oder ähnlichen Rolle, idealerweise in einem Forschungsumfeld.
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten mit einem strukturierten, methodischen Ansatz zur Verwaltung konkurrierender Prioritäten.
• Schnelles Denken mit der Fähigkeit, Bedürfnisse vorherzusehen, Initiative zu ergreifen und unter Zeitdruck fundierte Entscheidungen zu treffen.
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch (obligatorisch).
• Kenntnisse in Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint), Google Workspace und grundlegende Kenntnisse im Einsatz von KI-Tools (z.B. ChatGPT, Claude).
• Diskretion und Professionalität beim Umgang mit sensiblen oder vertraulichen Informationen.

Vorteile

• Eine abwechslungsreiche und sinnvolle Rolle im operativen Herzen der modernen Immunengineering-Forschung.
• Ein kollaboratives, internationales Teamumfeld in einem wachsenden Institut in Basel.
• Wettbewerbsfähiges Vergütungs- und Leistungspaket.
• Flexible Arbeitszeitregelung (80–100%) mit sofortigem Beginn.
• Reales Potenzial für eine langfristige Anstellung, während BIIE weiter wächst.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.

Das Botnar Institute of Immune Engineering ist eine neu gegründete gemeinnützige Forschungsorganisation, die darauf abzielt, ein weltweit führendes Forschungsinstitut für das fortgeschrittene Studium immunologischer Systeme zu werden, mit der Mission, translationale Lösungen für die Diagnose, Behandlung und Prävention von Krankheiten zu entwickeln.

Die wissenschaftliche Grundlage des BIIE basiert auf der Schnittstelle von drei interdisziplinären Teilbereichen: (i) Systemimmunologie, (ii) synthetische Immunologie und (iii) rechnergestützte Immunologie. Das BIIE wird als Zentrum für multidisziplinäre Wissenschaft dienen, indem es Menschen mit unterschiedlichem Fachwissen in Immunologie, Biomedizin, Bioengineering, System- und synthetischer Biologie, computergestützter Biologie, künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen vereint. Im Rahmen der Mission des BIIE, einen nachhaltigen Einfluss zu erzielen, wird es erhebliche Anstrengungen unternehmen, um frühzeitige Forscher in diesem einzigartigen multidisziplinären Umfeld auszubilden, damit sie zukünftige Führungspersönlichkeiten im Immunengineering werden können.