Training Operations Intern / Werkstudent:in

Hi there, wenn Sie wirklich Projektplanung und -management lieben, Excel leben und atmen und KI nutzen möchten, um die Arbeit, die Sie jeden Tag tun, zu automatisieren, lesen Sie weiter :) Sie werden dabei helfen, das operative Rückgrat von Bots & People zu betreiben, wie wir Schulungen anbieten. Das bedeutet, dass Sie Sitzungen mit unserem Trainer-Netzwerk planen, Projekte auf Kurs halten, Bestellungen versenden und Rechnungen überprüfen. Der Teil, den die meisten Menschen als trocken empfinden würden, ist der Teil, den Sie tatsächlich genießen werden, weil Sie es mögen, wenn alles sauber, strukturiert und unter Kontrolle ist.

Hier ist der Twist, der diese Rolle besonders macht. Sie werden diese Verwaltungsarbeit erledigen, während Sie sie gleichzeitig automatisieren. Wir bringen Unternehmen bei, wie sie KI übernehmen können, sodass die Person, die unsere Trainingsoperationen leitet, dies auch auf ihren eigenen Job anwenden kann. Jede wiederkehrende Aufgabe, die Sie bearbeiten, ist ein Kandidat für einen Workflow, einen Agenten oder einen cleveren Prompt. Am Ende Ihrer Zeit hier werden Sie nicht nur die Verwaltung unter Kontrolle haben, sondern auch das System aufgebaut haben, das einen großen Teil davon für Sie übernimmt. Und Sie werden einen Platz in der ersten Reihe zu einem der am schnellsten wachsenden Themen unserer Zeit haben.

Bots & People erstellt Lernerfahrungen, die Teams helfen, Automatisierung und KI auf praktische, praxisnahe Weise zu übernehmen. Wir haben über 80.000 Mitarbeiter in mehr als 30 großen Unternehmen wie Deutsche Telekom, Daimler Truck und Siemens Energy in 8 Sprachen geschult, mit einem NPS von 59. Wir sind ein Kernteam von 10 Personen mit über 50 freiberuflichen Trainern und wachsen schnell. Sie werden eng mit unserer Leiterin für Lernen & Betrieb, Sara, unserem Lernteam und unserem Trainer-Netzwerk zusammenarbeiten. Auf der Seite der KI-Automatisierung werden Sie eng mit Sara und unserem Mitbegründer Olli zusammenarbeiten.

Aufgaben

• Training Operations & Sitzungsmanagement (~50%)
  • Planen und Planen von Schulungssitzungen mit Trainern und Kunden über mehrere Unternehmensprojekte hinweg
  • Abstimmung mit Trainern zu bevorstehenden Sitzungen, Vorbereitungsbedarfen und Logistik
  • Koordinieren von Meetings zwischen internem Team, Trainern und Kundenvertretern
  • Kommunikation an Lernende: Einladungen, Erinnerungen, Vorarbeiten, Nachverfolgungen
  • Übersetzen von Präsentationen und Sitzungsmaterialien zwischen Deutsch und Englisch
  • Verwalten von Sitzungsverschiebungen, wenn sich Dinge ändern (das passiert immer)
  • Durchführen von Nachsorge nach Sitzungen: Materialübergabe, Nachverfolgungsnachrichten, offene Fragen
• Projektcontrolling, Reporting & Trainerplanung (~40%)
  • Projektcontrolling in Excel durchführen: Wer liefert was, wann, für welchen Kunden, zu welchem Preis und wo wir im Vergleich zum Plan stehen
  • Teilnehmerberichte für Kunden und interne Nachverfolgung erstellen
  • Zahlen für Impact-Reviews (NPS, Abschlüsse, Adoptions-KPIs) vorbereiten, damit Kunden den Wert sehen und wir sehen, wo wir uns verbessern können
  • Bestellungen an Trainer basierend auf bestätigten Buchungen senden
  • Eingehende Rechnungen von Trainern mit POs und Projektplänen abgleichen, alles markieren, was nicht übereinstimmt
  • Dokumentation und Ablage in Ordnung halten, damit die Finanzen den Monat ohne Nachverfolgung abschließen können
• Lernberater AI-Automatisierung & Prozessverbesserung (~10%)
  • Wiederkehrende Verwaltungsaufgaben identifizieren, die kein Mensch mehr erledigen sollte
  • Automatisierungen mit KI-Tools, Power Automate, Make, Zapier, benutzerdefinierten GPTs oder Agentenbauern in enger Zusammenarbeit mit Sara und Olli erstellen
  • Unser internes Excel- und Projektcontrolling-Setup verbessern, damit es ohne zusätzliche manuelle Arbeit skalierbar ist
  • Teilen, was Sie bauen, damit auch andere davon profitieren

Anforderungen

• Echte Liebe zur Verwaltungsarbeit, Struktur und sauberen Daten
• Fortgeschrittene Excel-Kenntnisse: Pivots, Suchen, verschachtelte Formeln, bedingte Logik, Datenvalidierung, idealerweise Power Query
• Sehr detailorientiert: Sie bemerken Tippfehler in der PO, Ihnen fällt auf, dass der Rechnungsbetrag um 50 € abweicht, Sie erkennen, wenn zwei Sitzungen übereinander gebucht sind
• Zuverlässig und strukturiert: Wenn Sie etwas übernehmen, können die Leute sich entspannen
• Echte Neugier für KI: Sie experimentieren bereits mit ChatGPT, Claude oder ähnlichem und möchten viel tiefer eintauchen
• Solide Deutsch- und Englischkenntnisse (unsere Kunden sind DACH, ein Großteil unserer Inhalte ist auf Englisch)
• Derzeit an einer Universität als Werkstudent:in eingeschrieben oder mindestens 6 Monate als Praktikant verfügbar, wohnhaft in Berlin oder bereit, hybrid zu arbeiten

Nice to have

• Erste Erfahrungen mit Power Automate, Make, Zapier oder ähnlichen Automatisierungstools
• Hintergrund oder Studienschwerpunkt in Betriebswirtschaft, Projektmanagement, Finanzen oder Betrieb
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Freiberuflern oder externen Auftragnehmern
• Vertrautheit mit HubSpot, Notion oder einem CRM-/Projektmanagement-Tool

Vorteile

• 30 Urlaubstage pro Jahr (für Vollzeitmitarbeiter) + unbegrenzte Homeoffice-Tage, Remote-Arbeit oder Arbeit aus unserem schönen Büro in Berlin - Sie wählen
• Ein hochdynamisches Startup-Umfeld, in dem Sie wachsen und die nächste Stufe Ihrer Karriere erreichen können.
• Die Möglichkeit, in einem der am schnellsten wachsenden Technologiethemen unserer Zeit (Prozessautomatisierung) zu arbeiten und sich weiterzuentwickeln
• Arbeiten in einem hochrelevanten Bereich: Automatisierung, KI-Übernahme und modernes Upskilling

Um sich zu bewerben: Senden Sie ein kurzes Anschreiben, in dem Sie uns mitteilen, warum diese Rolle passt und Ihren besten Excel-Hack.