Office Manager/Executive Assistant to the Ambassador

Die Botschaft sucht einen einfallsreichen und flexiblen Office Manager/Executive Assistant für den Botschafter. Der ideale Kandidat verfügt über Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften und im Büromanagement als Teil eines geschäftigen Teams. Dies ist eine leitende, vollzeitbeschäftigte Position mit erheblichen Verantwortlichkeiten.

Der Office Manager/EA unterstützt den Botschafter, um sicherzustellen, dass die Botschaft und die offizielle Residenz effizient und effektiv betrieben werden, einschließlich der täglichen Verwaltung des lokalen Personals und der administrativen Systeme.

• Enge Zusammenarbeit mit dem Botschafter bei der Organisation des Terminkalenders, der Planung von Meetings und der Unterstützung des täglichen Zeitplans, einschließlich der Koordination mit allen Mitarbeitern;
• Bearbeitung offizieller Korrespondenz;
• Pflege und Aktualisierung von Kontaktlisten;
• Allgemeine administrative Unterstützung für den Botschafter;
• Organisation von Botschaftsveranstaltungen;
• Organisation der offiziellen Reisen und Unterbringungsarrangements des Botschafters;
• Management der logistischen Unterstützung für offizielle Besuche aus Irland;
• Unterstützung bei der inoffiziellen Übersetzung von Dokumenten aus dem Deutschen ins Englische und umgekehrt;
• Überwachung des effektiven Managements und der Verwaltung der Kanzlei;
• Überwachung des Betriebs der offiziellen Residenz;
• Und andere Aufgaben, die gelegentlich vom Botschafter angeordnet werden.

Bewerber müssen von gutem Charakter sein, alle militärischen Dienstpflichten erfüllt haben und über einen Wohnsitz, einschließlich Arbeitserlaubnis, in Österreich verfügen; fließend in Englisch und Deutsch, einschließlich hervorragender Schreibfähigkeiten; mindestens 4 Jahre Erfahrung in Büromanagement- und Executive Assistant-Rollen; ausgezeichnete Detailgenauigkeit und die Fähigkeit, zuverlässig Fristen einzuhalten; Fähigkeit zur Multitasking und zur Anleitung; hervorragende organisatorische und Planungsfähigkeiten; selbstmotivierter, flexibler Teamplayer mit starken zwischenmenschlichen und kommunikativen Fähigkeiten, um in einem multidisziplinären und multikulturellen Umfeld zu arbeiten; praktische Kenntnisse und Erfahrungen mit Microsoft Office-Programmen (Word, Outlook, Excel); Bereitschaft, außerhalb der normalen Bürozeiten zu arbeiten, wenn erforderlich.

Der erfolgreiche Kandidat wird auf einem befristeten Einjahresvertrag eingestellt, mit der Möglichkeit einer Verlängerung, und wird in der Botschaft von Irland in Wien tätig sein. Montag bis Freitag, 40 Stunden pro Woche. Einige Unterstützung außerhalb der Arbeitszeiten für Veranstaltungen/Aktivitäten der Botschaft wird erforderlich sein. Der jährliche Urlaubsanspruch beträgt 25 Tage pro Jahr. Das Gehalt für die Position beträgt 52.154,90 € pro Jahr, lokal monatlich gezahlt. Die Gehälter werden direkt auf das Bankkonto des Mitarbeiters überwiesen.